請求書の電子化依頼メールの書き方｜取引先への伝え方のポイント

2024年9月3日

請求書の電子化に関する依頼メールの重要性

電子請求書へ移行するときは、スケジュールに余裕を持たせて、早めに電子請求書への対応依頼をするのが望ましいです。電子請求書に対応するために、受領側の企業でも業務フローが変更される可能性があります。企業間のトラブルを防ぐためにも速やかに連携しておくことが重要です。

案内文が届かなかったり大幅に遅れたりすると、取引先は唐突に電子請求書の受領対応を迫られることになってしまいます。電子化の予定が決まった時点で事前に通知しておくのもよいでしょう。

請求書の電子化を依頼するメールの文例

ここでは、電子化依頼メールの文面について解説します。依頼メールには以下の要素を含めると良いです。

【依頼メールに明記する情報】
1）取引先の会社名、部署名、担当者名
2）電子請求書への移行時期
3）請求書の送付方法（メール添付、WEBからのダウンロードなど）
4）自社名
5）自社の問い合わせ先

上記の要素を盛り込んだ、テンプレートも作成してみました。以下を参考に文章を作成してみてください。

請求書をメール送付するにあたり、企業によっては通常の連絡用メールアドレスとは別に、請求管理用のメールアドレスを運用している場合があります。そのため、電子化依頼メールでは、今後の書類の送付先を確認しておくと安心です。

電子請求書への移行に伴い、発行側の企業には準備すべきことが多くあり、請求書の送付先の管理まで手が回らない可能性もあるでしょう。そんなとき、システムを活用すれば、請求書を送付する取引先の情報をラクに管理できるかもしれません。例えば、電子請求書発行システム「楽楽明細」には、取引先のメールアドレスを効率的に収集する機能が搭載されています。取引先の担当者にメールアドレスを登録してもらう仕組みのため、収集後は社内で手入力したり転記したりする作業が不要になるのです。業務効率化と人的ミス削減が期待でき、スムーズなペーパーレス化への移行を後押しできるでしょう。

「楽楽明細」には、このほかにも請求書の発行業務の効率化を実現する便利な機能が搭載されています。専用システムで請求書をデータ化するとほかにどんな機能を活用できるのか、さらに詳しく知りたい担当者の方は、以下のページからサービス詳細をご覧ください。

電子請求書発行システム「楽楽明細」の詳しい機能はこちら＞＞＞

請求書の電子化に関する依頼メールを送るときのポイント

請求書の発行側が電子化依頼メールを送るとき、注意したいポイントを解説します。取引先がスムーズに電子請求書でのやり取りに対応できるよう、以下の点に留意して電子化を推進するとよいでしょう。

移行の2～3カ月前までには依頼メールを送る

請求書の電子化依頼メールは、目安として発行側が移行する2～3カ月前までには送付するよう心がけましょう。また、移行の1カ月前や1～2週間前に再度メールを送付してリマインドを実施し、先方を適宜フォローアップすると、より丁寧な印象になります。紙から電子データでの取引に移行する場合、取引先でシステム導入や新たなオペレーションの構築といった準備が必要となる可能性があります。そのため、十分な移行期間を確保することが大切です。

電子・紙のどちらにも対応できるオペレーションを組む

取引先によっては、電子請求書へ移行せず、従来と同様に原本の郵送を希望するケースがあります。万が一、依頼メールの送付時に了承を得られない取引先があれば、引き続き個別に紙で対応しましょう。こうした理由から、電子請求書の発行側は、紙の請求書の発行まで含めて業務全体のオペレーションを迅速化できると理想的です。電子請求書発行システムのなかには、電子と紙の発行をまとめて自動化できるサービスもあるため、ぜひ活用するようおすすめします。

問い合わせへの準備を整える

電子請求書に移行した直後は、取引先からの問い合わせが増加する可能性があります。想定される問い合わせへすぐに回答できるよう社内体制を整えておくと、対応で業務が滞るリスクを避けられます。

専用システムを活用して電子化への移行もスムーズに！

ここまで、請求書を電子化する際の依頼メールの書き方や、送付時のポイントを解説しました。請求業務の担当者の方は、取引先の負担を考慮して移行の2～3カ月前までには電子化する旨を共有し、早めに連携することが大切です。

スムーズに電子化を進めるなら、専用システムの活用をおすすめします。中でもおすすめなのがシェアNo.1※サービスの電子請求書発行システム「楽楽明細」です。

「楽楽明細」では、導入時に取引先へ送付する文章のテンプレートをご用意しているほか、専任のサポート担当による導入支援で、スムーズな移行をお手伝いいたします。また、システムの利用が初めての方でも使いやすい設計となっているため、自社はもちろん取引先からも受け入れてもらいやすい点が魅力です。

請求書以外にも、見積書・領収書・納品書といったあらゆる書類を電子発行できます。また、メール添付に加えてWEBからのダウンロード・郵送・FAXでの送付にも対応可能です。取引先ごとの要望に合わせて柔軟に電子請求書または紙の請求書を送付できます。

※　デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド帳票発行サービスの市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）における「売上シェア」、「導入社数シェア」第1位

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記事執筆者紹介

株式会社ラクス「楽楽明細」コラム編集部

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