請求書に電子印鑑は使用できるの?
どのような法的効力があるのかまで徹底解説。

監修:須栗一浩(税理士) 2020年6月1日

紙の書類を扱う経理部門にとって、テレワーク化に向けた悩みはつきものです。請求書への押印がネックとなり、出社せざるを得ないと悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

このような背景から、印鑑から電子印鑑に切り替えを検討する企業も増えています。

そこで今回は、印鑑と電子印鑑の違いや、電子印鑑の活用方法について詳しくご紹介します。

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電子印鑑とは

電子印鑑と通常の印鑑の違い

紙媒体の契約書や請求書であれば、通常の印鑑を押すだけで印鑑の効力は有効とされてきました。しかし、電子化された契約書や請求書が求められた場合には、紙媒体の契約書に通常の印鑑を押し、その原本をスキャンし、更にPDFファイルに変換する手間があったのです。

そこで活用されるのが電子印鑑です。インターネットが広く活用される現代では、パソコンで文書を作成することが主流となりました。電子印鑑を活用することで、従来では必要とされていた「印刷、押印、スキャン」という作業が不要になります。文書を電子化するために、余分に掛かっていた印刷代や用紙代・印紙代もカットできるでしょう。

電子印鑑がこれから更に求められる理由

電子印鑑が求められる代表的な理由として、インターネットやパソコンの普及が挙げられるでしょう。令和2年からは法人税の電子申告の義務化(資本金1億円以上の大法人に限る)、そして所得税の確定申告や年末調整手続きの電子化が進み、契約書や請求書といった証憑書類の電子化が進む理由からも、電子印鑑が求められています。

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請求書に電子印鑑は使用できるの?

そもそも法律上で、紙媒体の請求書に押印する必要はありません。日本には文書に印鑑を押す風習があり、押印することが「認証された文書である証し」として定着してきました。そうした意味合いからも、法的には定められていない文書に押す印鑑を「認印」と呼び、広く認識されています。

認印の習慣

法律上は請求書に押印が不要だからといって、請求書に押印しないことは好ましくありません。大半の請求書には印鑑が押されていることからも、押印されていないことを不審に思い、「正式に発行された書類ではないのでは?」と取引先に不安を与えてしまう可能性があるでしょう。「企業で認証された文書である証し」を証明するためにも、請求書に認印を押すことがベターとされています。

請求書にも電子印鑑が求められている

法律上では請求書に印鑑は必要とされていませんが、紙媒体の請求書と同様に「企業で認証された文書である証し」として、電子化した請求書にも電子印鑑が求められています。

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電子印鑑の押印方法

まず、電子印鑑はどのように用意すれば良いのかご説明します。

電子印鑑の種類

電子印鑑には紙に押印した「印影画像の印鑑」と、「タイムスタンプ情報が組む込まれた印鑑」の2タイプがあります。印影画像の印鑑は市販の判子の印影を電子化する、またはパソコンで打ち込んだ誰もが活用できるフォントが使用されているため改ざんも容易です。

一方、タイムスタンプ情報が付与された電子印鑑は、パソコンで打ち込んだ誰もが活用できるフォントが使用されていたとしても「電子印鑑の所有者情報、作成者、タイムスタンプ情報」が付与されているため、改ざんしにくくなります。

電子印鑑の押印方法は?

電子印鑑の押印で広く活用されているのが、各文書の電子化を行う上で有効利用されているツール「Adobe Acrobat Reader DC」です。

請求書を電子化するためにExcelやWordなどで作成された文書をPDF変換し、PDFファイルを表示・印刷するために必要なAdobe Acrobat Reader DC。更にスタンプを押す機能があり、それら機能を活用することでPDFファイルの請求書や各文書に電子印鑑を押印できます。

Adobe Acrobat Reader DCの操作方法は簡単です。自社の電子印鑑をカスタムスタンプに登録するだけで、電子印鑑を押印できるようになります。

電子印鑑の作成方法

認印程度の利用であれば、電子印鑑はWordやExcel、無料作成ツールやソフトなどで作成できます。または電子印鑑を販売するサイトから購入することも可能です。

中でも前述したAdobe Acrobat Reader DCでは、デジタルIDを獲得することでツールを活用して作成した電子印鑑に「電子印鑑の所有者情報、作成者、タイムスタンプ情報」を加えることが可能です。

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電子印鑑の法的効力

電子印鑑には法的効力があるのか、印鑑の種類を確認しながらご説明しましょう。

認印

認印は、法的効力を持たない「了承」や「承認」といった意味合い持った印鑑です。請求書や見積書に押印されている四角い印鑑も、認印に分類され「角印」と呼ばれています。

実印

実印は、役所などに登録した法的に認められた印鑑です。個人・企業それぞれ1本のみ登録が許される印鑑は、役所等で発行される印鑑証明書と一緒に契約の場で多く活用されます。

電子印鑑

電子印鑑は法的効力を持つことができ、先にご紹介した「電子印鑑の所有者情報、作成者、タイムスタンプ情報」が付与されている印鑑を法務局などへ申請することで、印鑑証明書と同等な効力をもった電子証明書をダウンロードすることができます。

また、登録のない電子印鑑は全て認印に分類され、例えタイムスタンプ情報が付与されている電子印鑑であっても法的効力を持ち合わすことはありません。

出典:法務省HP「電子証明書取得のご案内」

電子印鑑が活用される文書

以下は、e-文書法によって電子化が認められている文書の一部です。これらは電子帳簿保存法の概念からも、タイムスタンプが付与されている電子印鑑の使用が必須となります。

証憑書類 請求書
見積書
納品書
検収書
領収書
注文書
契約書
送り状
決算書
決算書 会計帳簿
振替伝票
事業報告書
営業報告書
その他
その他 議決権使書
総会議事録
取締役会議事録
組合員名簿
社債権者集会議事録・謄本
社債原簿・謄本
定款

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