請求書に電子印鑑は使用できるの？
電子印鑑の作り方や法的効力についても徹底解説

監修者：川口 拓哉（税理士）更新日：2023年3月14日

昨今テレワークの導入が進んでいる中、多数の書類を扱う経理部門では請求書への押印を理由に、出社せざるを得ないと悩んでいる方も多いのではないでしょうか。このような背景から、印鑑から電子印鑑に切り替えを検討する企業も増えています。

そこで、今回は印鑑と電子印鑑の違いや、電子印鑑の作り方、法的効力について詳しくご紹介します。

電子印鑑とは

電子印鑑とは、電子文書に押印できるデータ化された印鑑のことです。通常の印鑑だとプリントアウトした紙にしか押印できませんが、電子印鑑であればPDFなどの電子文書に直接押印することができます。

電子印鑑と通常の印鑑の違い

電子印鑑と通常の印鑑との間に、法的な効力の違いはありません。印鑑の効力について、民事訴訟法には「民間人が作成した契約書などの文書は、本人の署名もしくは押印があるときは、真正に成立したもの（偽造ではないもの）と推定する」という条文があります。つまり、文書に印鑑を押すことで、その文書が偽造ではないと推定される効力を有することとなります。

これと同じような条文が、電子署名法第3条にもあります。同条によれば、「民間人が作成した契約書などの文書は、一定の要件を満たした本人の電子署名があれば、真正に成立したもの（偽造ではないもの）と推定する」となっています。そのため、電子印鑑であっても本人の電子署名を文書につければ、法的な効力は通常の印鑑と同じです。
一方で作業効率面では違いがあります。電子印鑑を活用すれば、従来の印鑑で必要とされていた「印刷、押印、スキャン」という作業が不要になります。

電子印鑑が求められる理由

昨今、電子印鑑が求められている背景として、令和2年からの法人税の電子申告の義務化（資本金1億円超の法人などに限る）、そして所得税の確定申告や年末調整手続きの電子化、契約書や請求書といった証憑書類の電子化が進んでいることが挙げられます。

請求書に電子印鑑は使用できるの？

請求書に電子印鑑を使用することは可能です。そもそも法律上、請求書に押印する必要はありません。しかし、日本には文書に印鑑を押す風習があり、押印することが「認証された文書である証し」として定着してきました。そうした意味合いからも、日常の取引で用いられる文書に押す印鑑を「認印」と呼び、広く認識されています。

認印の習慣

請求書に認印を押すことは、商慣習や取引先からの信用を保つためにも必要です。現在でも大半の請求書には印鑑が押されていることから、認印を押印しないと「正式に発行された書類ではないのでは？」と取引先に不安を与えてしまう可能性があるでしょう。そのため、「企業で認証された文書である証し」を証明するためにも、請求書に認印を押すことがベターとされています。

電子化した請求書には電子印鑑が求められる

紙媒体の請求書と同様に、電子化した請求書にも「企業で認証された文書である証し」として電子印鑑が求められることが多くあります。紙の請求書に押す印と同じく、電子印鑑も「企業で認証された文書である証し」を示す役割を果たします。

電子印鑑の種類

電子印鑑には紙に押印した「印影画像の印鑑」と、「タイムスタンプ情報が組み込まれた印鑑」の2タイプがあります。

印影（ハンコを押した跡）画像の印鑑は、市販のハンコの印影をスキャナーなどで取り込み背景を透過させて画像データ化したもの、パソコンで打ち込んだ誰もが活用できるフォントを使用したもの、あるいは電子印鑑作成業者に依頼して作成してもらうものです。印影画像の印鑑には、専用のシステムや専門知識がなくても誰でも簡単に作成できるというメリットがある反面、第三者に全く同じものを作られたり、改ざんされるリスクがあるというデメリットもあります。

一方、タイムスタンプ情報が付与された電子印鑑は、パソコンで打ち込んだ誰もが活用できるフォントが使用されていたとしても、電子印鑑に印鑑の作成者、押印者、押印日時といった識別情報を含んでいるため、改ざんや複製がしにくくなるというメリットがあります。反面、タイムスタンプ情報の付与は専用のシステムで行うため、システムの導入費用やシステムの操作を理解する時間が必要というデメリットもあります。

電子印鑑の作成・押印方法

次に「電子印鑑の概要は理解したが、電子印鑑はどのように作って、どのように押印すればよいか教えてほしい」という方に向けて、電子印鑑の作成方法と押印方法について順にご説明します。

電子印鑑の作成方法

電子印鑑はWordやExcel、無料作成ツールやソフト、専用システムなどで作成でき、システムによっては捺印・回覧まで電子化できるものもあります。
各文書の電子化を行う上で有効利用されているツール「Adobe Acrobat Reader DC」では、デジタルIDを獲得することでツールを活用して作成した電子印鑑に「電子印鑑の所有者情報、作成者、タイムスタンプ情報」を加えることが可能です。

電子印鑑の押印方法

電子印鑑の押印で広く活用されているのが、前述したAdobe Acrobat Reader DCです。Adobe Acrobat Reader DCの操作方法は簡単です。自社の電子印鑑をカスタムスタンプに登録するだけで、電子印鑑を押印できるようになります。

電子印鑑の法的効力

電子印鑑には法的効力があるのか、印鑑の種類を確認しながらご説明します。

実印

実印は、法務局や住民登録している市町村で登録を受けた印鑑です。実印の例は代表社印（丸印）で、実務上は実印が必須とされている場面（たとえば、一定の不動産登記申請における申請書類等への押印）でのみ使うことが一般的でしょう。ただし、法的効力という意味では、様々な書類への押印に使うことも可能です。

認印

認印は、実印以外の印鑑のことです。各種法令によって実印が必須とされている文書以外では、認印であっても実印であっても法的効力は同じです。認印の例は会社角印や担当者印で、請求書には会社角印を押すのが一般的です。

電子印鑑

電子印鑑は、電子文書に押印できるデータ化された印鑑です。認印と同じく、実印が必須とされている文書以外では、電子印鑑であっても認印であっても法的効力は同じです。

請求書に押す印鑑の種類や押印時の注意点については以下の記事で詳しく解説しています。

「請求書に印鑑は必要？印鑑の種類や電子印鑑の法的効力についても解説」

電子印鑑が活用される文書

e-文書法で電子化が認められている文書などに、電子印鑑が活用できます。以下は、e-文書法によって電子化が認められている文書の一部です。

証憑書類	請求書 見積書 納品書 検収書 領収書 注文書 契約書 送り状 決算書
決算書	会計帳簿 振替伝票 事業報告書 営業報告書 その他
その他	議決権使書 総会議事録 取締役会議事録 組合員名簿 社債権者集会議事録・謄本 社債原簿・謄本 定款

電子印鑑を押した請求書発行が可能！「楽楽明細」

電子請求書発行システム「楽楽明細」は、請求書や領収書など、あらゆる帳票を電子発行できるクラウド型のシステムです。「楽楽明細」で電子印鑑を押した帳票を発行することも可能です。操作方法は簡単、請求書のCSVまたはPDFデータをアップロードして、「WEB」「メール添付」「郵送」「FAX」のうち発行先に応じて発行方法を選ぶだけです。

請求書を電子化すれば、請求書発行業務の手間を削減し、業務効率を改善できるだけでなく、ペーパーレス化を促進できるので、コストも削減できます。また、在宅での請求書発行業務を可能にするため、テレワークの推進にもつながるでしょう。

また、「楽楽明細」は電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応しているため、手間削減、コスト削減だけでなく、法対応も実現できるシステムとなっています。

資料請求の他に、無料トライアルも実施しているので、手軽に電子印鑑を活用した請求書の発行を試すことが可能です。その他、無料デモやコスト削減シミュレーションも用意しておりますので、まずはお気軽にお問い合わせください。

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