電子請求書発行システムとは?導入メリットとおすすめのシステム20選

電子請求書発行システムを利用する男性

煩雑な請求書発行業務で経理部門に多くの負荷がかかっているなら、「電子請求書発行システム」を導入して業務改善を推進しましょう。紙の請求書の印刷や発送作業が不要になると、単純作業が大幅に削減され、業務効率化と経理担当者の生産性向上が期待できます。

この記事では、電子請求書発行システムの導入メリットや注意点、おすすめのシステムや選び方のポイントをご紹介します。電子請求書発行システムの導入を検討されている方はぜひ参考にしてみてください。

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電子請求書発行システムの機能や役割

電子請求書発行システムとは、請求書の発行業務を効率化するシステムのことです。システム上で電子請求書の作成~送付までを自動で行えます。

請求書を電子化する企業が多くなっている背景として、「電子帳簿保存法やインボイス制度の施行」「2024年10月の郵便料金の値上げ※」 といった状況が挙げられます。これまで紙の請求書でやりとりしていた多くの企業が、電子取引への切り替えを視野に入れるようになりました。

※2024年5月時点の情報です。

電子請求書発行システムには、請求書の電子化に特化した機能が搭載されています。例えば、「請求書作成機能」「請求書送付機能」「API連携機能」「進捗管理機能」などです。専用システムならではの機能によって、業務効率化の効果が期待できます。
例えば、電子請求書発行システム「楽楽明細」の場合、テンプレートを活用して、既存の帳票フォーマットを再現する機能、取引先の請求書の開封状況がわかる機能など、発行業務をラクにする便利機能を多数備えています。
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なお、2024年10月に予定している郵便料金の値上げの詳細については以下の記事で詳しく解説しています。値上げの内容や対策方法が知りたい方はこちらも併せてご確認ください。
関連記事:「【2024年】郵便料金値上げの内容は?企業への影響と対策方法

電子請求書発行システムを導入する5つのメリット

続いて、電子請求書発行システムの導入メリットをご紹介します。導入後は業務フローが改善され、以下のメリットが期待できます。

①業務の効率化

請求書の電子化によって請求書発行の手間を大幅に削減できます。紙の書類の場合に発生する印刷・三つ折り・封入・発送といった作業が不要になり、工数の削減につながります。

②管理の簡易化

請求書を電子データの形式で保存すると管理効率が高まります。紙のようにファイリングして物理的に保管する手間がかかりません。また、検索性が向上し、過去の請求書をスムーズに探すことが可能です。

③経理の働き方改善

クラウド型の電子請求書発行システムは、オンライン上で利用できるため、パソコンとインターネット環境があれば請求業務を遂行できます。従業員がリモートワーク(テレワーク)しやすくなるのもポイントです。

④ヒューマンエラーの防止

システムの自動入力や転記機能で人的ミスを防止できます。情報の抜け漏れを検知してアラートを出す機能も便利です。また、作成した書類を自動送信すれば、宛先間違いによる誤送信をなくせるでしょう。

⑤インボイス制度・電子帳簿保存法の対応

インボイス制度や電子帳簿保存法などの法令に準拠したシステムを導入すると法対応がスムーズになります。将来的に法律が改正された場合もスピード感のある対応が可能です。

実際に電子請求書発行システムを導入し、業務効率化に成功した企業の事例は以下でご紹介しています。
電子請求書発行システム「楽楽明細」の導入事例はこちら>>>

電子請求書発行システムを導入する際の3つの注意点

電子請求書発行システムを導入する際は、以下の注意点をチェックしておきましょう。

①コストがかかる

基本的にシステム導入には一定のコストがかかります。金額は導入形態によって差があるものの、初期費用とランニングコスト(月額費用やオプション費用)が発生する点に留意しましょう。コストパフォーマンスを考慮して導入することが大切です。

②ワークフローの整理が必要

請求書発行の電子化にともない、請求業務のオペレーションを変更する必要があります。導入企業の現場には既存の業務フローをシステムに合わせて見直す負担が生じます。

③取引先との連携が必要

紙の請求書から電子請求書へ移行する場合は、事前に取引先へ連携して同意を得なければなりません。その際、従来通り紙での対応を求める顧客には、個別に紙の請求書を発行することになります。

電子請求書発行システム「楽楽明細」は、WEB送付以外に、紙で送付できる郵送代行サービスも提供しています。例えば、「A社とB社の請求書はWEBで送付」「C社の請求書は紙で郵送」といった形で柔軟に対応可能です。

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電子請求書発行システムを選ぶときの4つのポイント

電子請求書発行システムを選ぶ際は、事前に以下の選定ポイントを確認しておくとよいでしょう。自社の導入目的に適したサービスをお選びください。

①導入形態は合っているか

電子請求書発行システムには、「クラウド型」「オンプレミス型」「パッケージ型」という導入形態の違いがあります。それぞれの特徴は以下の通りです。

・クラウド型

オンライン上でシステムを利用するタイプです。初期費用が比較的リーズナブルで、導入ハードルが低く、導入後のメンテナンスの負担を抑えられます。ただし、オンプレミス型と比べて機能の自由度は低めです。

・オンプレミス型

自社のサーバー上にシステムを構築して利用するタイプです。自社の業務に合わせて一から開発するため機能の自由度が高くなります。一方、初期費用やメンテナンスのコストが高額な傾向にあります。

・パッケージ型

システムを自社のサーバーにインストールして利用するタイプです。業務に必要な機能を一括で導入できます。オンプレミス型と比べてコストを抑えられる反面、カスタマイズ性は低くなります。

②費用対効果が見合っているか

電子請求書発行システムの導入前に、長期的な観点で費用対効果を検証することが大切です。機能一覧をチェックして「自社に必要な機能が搭載されているか」「オーバースペックになっていないか」を検討しましょう。

③既存システムと連携可能か

電子請求書発行システムを既存の基幹システムや業務システムと連携すると、効率化の効果が期待できます。具体的にどのような種類の外部システムと連携できるのか、連携性についても把握しておくと安心です。

④サポート体制は充実しているか

電子請求書発行システムの導入前後は現場の負担が大きくなるため、システム提供会社のサポート体制も確認しておきましょう。特に初めての導入の場合は、専任の担当者からしっかりと支援を受けられると理想的です。

以下のページでは電子請求書発行システム「楽楽明細」における導入前後のサポートや導入までの流れをご紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。

「楽楽明細」のサポート体制・導入までの流れを詳しく見る>>>

電子請求書発行システムのおすすめ20選

ここでは、おすすめの電子請求書発行システムをご紹介します。請求業務の効率化へ向けてシステム導入を検討している経理担当者の方は、ぜひ複数社のサービスを比較検討してみてください。

「楽楽明細」

請求書をはじめとしたあらゆる帳票を電子発行できる便利なクラウド型電子請求書発行システムです。簡単に操作できるため発行側・受取側の双方に定着しやすく、サポート体制も充実しています。テンプレートを活用して、既存の請求書フォーマットを再現できる機能やAPI連携で既存システムと自動データ連携できる機能など、発行業務とそれに関連する様々な業務をラクにする便利な機能を備えています。

「楽楽明細」について詳しくはこちら>>>

「freee請求書」

クラウド会計ソフト「freee」シリーズのクラウド請求ソフトです。10名以下の小規模な法人向けから、11名以上の中小企業向け、ビジネスの規模に合わせて選べるプランが充実しています。

「freee請求書」について詳しくはこちら>>>

「BtoBプラットフォーム請求書」

請求書の受取側・発行側の双方のデジタル化に対応できる電子請求書システムです。郵送代行やAI-OCRとの併用も可能で、経理・経営のDX推進に貢献します。

「BtoBプラットフォーム請求書」について詳しくはこちら>>>

「請求QUICK」

請求業務を効率化する機能が充実したクラウド型請求書発行システムです。請求書発行・入金消込・仕訳・請求書買取(オンラインファクタリング)などに幅広く対応しています。

「請求QUICK」について詳しくはこちら>>>

「請求管理ロボ」

請求業務を自動化して大幅に削減するクラウドサービスです。請求・集金・消込・催促の業務を自動化します。集金や催促を自動化することで、回収率の向上に貢献します。

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「invox発行請求書」

請求書の発行から入金消込までの業務を自動化する請求書発行システムです。請求データを取り込み、送信方法を指定するだけで発行できます。業界最安水準の価格帯も魅力です。

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「ジョブカン見積/請求書」

勤怠管理でシェア率が高いジョブカンシリーズの見積/請求書発行システムです。テンプレートが豊富で、紙の請求書のように会社印やロゴを入れて、会社の商習慣に適した書類を作成できます。

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「バクラク請求書発行」

請求書をはじめとした帳票を電子送付できるサービスです。請求書・支払通知書・納品書・見積書などを作成できます。郵送代行機能を活用すれば、取引先に合わせて請求書を発行可能です。

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「BConnectionデジタルトレード」

ペーパーレス化の推進に貢献するクラウド型請求書電子化サービスです。取引データを社内システムと自動連携したり、取引先へのサービス導入のサポートを受けられたり、手厚いフォローが用意されています。

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「MakeLeaps」

請求書のほか見積書・発注書・納品書・検収書・領収書など9種類の書類を作成できるサービスです。初期費用は0円で、さらには30日間の無料トライアルが提供されています。

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「奉行Edge 請求管理電子化クラウド」

あらゆる基幹システムと連携して請求業務の効率化を実現するサービスです。マスタ連携なしでの請求データの取込に対応できます。独自フォーマットの請求書を電子化することも可能です。

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「WebBureau」

請求書や各種帳票を電子化する電子閲覧クラウドサービスです。導入実績のある業界は、金融業界・製造業界・流通業界・サービス業界など多数。会計システムとの連携にも対応しています。

「WebBureau」について詳しくはこちら>>>

「マネーフォワード クラウド請求書」

請求書・見積書・納品書の一元管理を実現する作成ソフトです。3種類の書類をテンプレートで簡単に作成し、ワンクリックで送付できます。入金ステータスがひと目でわかりやすいのもポイントです。

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「Misoca」

請求書・見積書・納品書を効率的に作成できるクラウド請求書作成ソフトです。会社ロゴや印影を登録してキレイなレイアウトで出力できます。スマホやタブレットからも帳票作成・発行が可能です。

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「board」

見積・請求・受発注管理から売上予測まで対応した業務システムです。スモールビジネスに適しています。請求の周辺業務から分析・予測など経営の効率化に役立つ機能が搭載されています。

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「oproats」

紙業務の時間と手間を削減するクラウド帳票サービスです。帳票テンプレートは完全自由設計で、ゼロからデザインすることもできます。複数の連携アダプターを備えた拡張性の高さのも魅力です。

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「Tradeshift」

BtoBのビジネスに適したAIプラットフォームです。受注から入金確認までの流れを最適化する豊富な機能が搭載されています。電子請求書の作成を自動化し、請求ステータスをトラッキングできます。

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「invoiceAgent」

企業間の帳票を最適化する電子帳票プラットフォームです。ビジネスの規模を問わず幅広い企業で導入されています。既存の帳票フォーマットのまま電子化し、システム上で保管や管理が可能です。

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「ナビエクスプレス電子帳票ソリューション」

商取引の全帳票を電子化するソリューションです。発送コスト削減やリードタイム短縮など、自社の請求業務の課題を解決するために、最適なシステムの提案を受けて一から構築できます。

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「LinkPrintCLOUD」

帳票の発行・受取を一元管理するクラウドサービスです。発行作業と受取作業の双方を電子化して、効率化に貢献します。発行後・受取後の書類は、豊富な検索機能でスムーズに管理できます。

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導入サポートを重視して電子請求書発行システムを選びましょう!

ここまで、電子請求書発行システムの導入メリットと注意点、おすすめの電子請求書発行システムをご紹介しました。
社内へ新たにシステムを導入する際は、一般的に以下のフローで導入・運用を進めます。

  • STEP1:問い合わせ
  • STEP2:初回打ち合わせ(デモ/提案)
  • STEP3:契約
  • STEP4:導入準備
  • STEP5:運用スタート

運用開始前にはシステム設定や業務フローの見直しなどのプロセスが必要で、現場に多くの労力がかかります。そのため、導入・運用のサポートが手厚いサービスを選ぶと安心です。

クラウド型電子請求書発行システム「楽楽明細」 では、経験豊富な営業担当者が導入前から導入後までしっかりフォローいたします。導入前後の現場の負担やトラブルが心配なときはプロにお任せください。

「楽楽明細」では詳細な資料の他に、無料デモや無料トライアル、コスト削減シミュレーションも用意しております。まずはどうぞお気軽にお問い合わせください。

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記事執筆者紹介
株式会社ラクス「楽楽明細」コラム編集部

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