【徹底解説】請求書はメール送付でも大丈夫？
送付時のメール文例や気を付けたいポイント

2016年12月07日

はじめに

封書で請求書送付することを当然だと思っていませんか？メール添付で請求書送付できたら便利だと思ったことはありませんか？請求書はメール添付が便利と思いながらも、法律上問題ではないのか、失礼にあたらないかなど、心配に思う点もあるでしょう。今回は、そういった疑問を解消しながら、メールでの請求書送付について紹介します。

請求書はメール送付でも大丈夫なの？

請求書は封書で送付するのが当然だと思っていませんか？
実は請求書送付はメールでも可能です。
請求書は送付方法がメールでも、請求の意志表示があれば法律上有効です。それが紙媒体でもデータでも法律上は有効なのです。支払トラブルが起こった場合、請求行為が残っているかどうかが重要になりますが、メールはその証拠になります。
実際、インターネットの普及に従い、メールで請求書送付する企業も増えています。また、相手先からの要望で請求書のメール送付をはじめるケースもあります。

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メール送付は失礼？

請求書をメールで送るなんて相手先に失礼にあたるのでは、マナーに欠けるのでは、など思われる方もいらっしゃるかもしれません。しかし、事前に相手先にメールで送付してよいか確認することでこれらの問題は解決できます。
例えば、いつも郵送している請求書の中にその旨を知らせる手紙を入れておきます。内容には、何月分の請求書からメール送付にすることや、都合の悪い場合や問い合わせをしたいときの窓口や担当者を明記しておきます。更に、そんな手紙を読んでいない、というやり取りを回避する為に、承諾する、しないにマルをしてもらうような返信用のハガキを同封しておけばトラブルを未然に防ぐことができます。

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メールで送付する請求書データに適している形式は？

請求書を作成するのにWordやExcelを使用している企業も多いと思います。そのままデータを送付してしまうと、相手がデータを編集できてしまいますので、偽造されてしまう可能性があります。パスワードを設定し、編集できないようにすることもできますが、それでも全く編集できなくなるわけではありません。また相手先で使用しているバージョンが異なる場合や、パソコンの環境によってファイルを開けないことも考えられます。そのため、WordやExcelで作成した請求書はPDFにして送付するのが一般的です。
最近では会計ソフトでも、請求書をPDFにする機能がついているものがあります。更に得意先のメールアドレスを登録すれば、そのまますぐに送信できる便利な機能がついているものもあり、送信履歴を保存しておくことができますので、万が一のトラブルにも備えることができます。会計ソフトを導入する際には機能を確認しましょう。

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請求書をメールで送る時の文面は？文例を確認しよう

請求書をメールで送る際に、まず重要なのがメールの文面です。相手先に請求金額だけ提示したようなメール文面では失礼に当たります。そのため、郵送で請求書を送付する要領と同じように、挨拶文を含む文面が必要です。

「ビジネス用語がよくわからない」
「相手先に失礼のないような文章が考えられない」
「そもそも請求書の書き方がわからない」

といった方は、ぜひ下記に挙げる請求書送付時のメール文例を参考にしてみてください。

【メールで請求書を送る場合の文例１】

頻繁に取引を行っている相手先に請求書をメールで送る場合は、下記の文例のように「いつもお世話になっております。」と、文章の冒頭に挨拶文として加えましょう。いつもお世話になっていることを文章で表すことで、相手先にも気持ちが伝わります。

【メールで請求書を送る場合の文例１・解説】

(※1) ・・・メールで行う請求書送付の際の注意点に件名が挙げられます。一目見て請求書のメールであることがわかるよう、わかりやすい件名を記入しましょう。

正：件名　○月分請求書送付のご案内
誤：件名　お世話になっております。

(※2)・・・相手先の会社名、担当者様の部署と氏名をメール本文の一番上に必ず記入しましょう。請求書送付の際の注意点の１つとして宛名が挙げられ、会社名だけの場合は「会社名○○○御中」と御中が必要となりますが、担当者様の氏名を記入する際には「御中」は必要ありません。

正：会社名○○○御中
正：会社名○○○　　○○○○様
誤：会社名○○○御中○○○○様

(※3)・・・相手先が一目見て、誰から送られてきたメールなのかがわかるように、会社名、部署、氏名をしっかりと記入しましょう。

(※4)・・・どの案件に対しての請求書なのか相手先が一目でわかるように、商品名や案件名などを必ず記入しましょう。

(※5)・・・【その都度請求する場合】
取引先との商談で振込期限などがすでに決まっている場合には、その期限日を記入しましょう。特に定められていない場合にも、支払期限を設けることを相談するか、数週間の余裕をもって支払い期限を設けることで、相手先としては支払いの予定が立てやすくなります。その際には「誠に勝手ながら」等の文章を加えるといいでしょう。

【月締めで請求する場合】
月締めでまとめて請求する場合には、締日と支払日を相手先と相談して決めましょう。その際にも、相談して決めた支払日を請求書に記入してください。

(※6)・・・特に請求書をメールで送る場合には、添付したPDFファイルなどが開封できないトラブルが生じかねません。そうなってしまった場合に備えて「ご一報ください」と明記しておくことで、相手先も連絡しやすくなります。

(※7)・・・添付ファイルがあるメールなどの文章の終わりに「ご査収の上、何卒よろしくお願いします。」と、記入しましょう。「添付した書類等を確認した上で、受け取ってください。」との意味合いが相手先に伝わるため、ビジネス文として多用されるフレーズです。

(※8)・・・相手先に請求する総金額を記載しましょう。このとき、添付したファイルの総金額と相違がないことを必ず確認してください。

(※9)・・・支払期限をしっかりと明記しましょう。

(※10)・・・メールで請求書や書類等のファイルを添付する際には、添付ファイル名と何通添付するのかを明記すると添付漏れの防止へと繋がります。また、ファイル名に請求対象の案件名や商品名を加えることで、相手先も添付ファイルを管理しやすくなるでしょう。

(※11)・・・文章の最後には、送信元である自身の身分を明記しましょう。企業名や部署、氏名だけではなく、住所やメールアドレス等の連絡先も明記してください。

【メールで請求書を送る場合の文例2】

初めて請求書を送る相手先には、下記の文例のような文章を送りましょう。

【メールで請求書を送る場合の文例2・解説】

(※1)・・・ダイレクトメールなどと区別しやすくするためにも、メールで請求書を送る場合には、件名は一目みただけで請求書だとわかるように工夫しましょう。

正：件名　【ご請求書】株式会社▲▲▲
誤：件名　株式会社○○御中

(※2)・・・担当者の氏名などが不明の場合には会社名と部署を記入し、最後に「御中」と記入しましょう。

(※3)・・・相手先が一目見て誰から送られてきたメールなのかがわかるように、会社名・部署・氏名をしっかりと記入しましょう。

(※4)・・・依頼を受けたことを改めてお礼することで、感謝の気持ちを表現します。

(※5)・・・初めてお取引する場合には、添付ファイルの開封にトラブルが生じたり、疑問点などが生じたりするケースもあります。そのため、一言加えるといいでしょう。

(※6)・・・請求書No.やファイル名などを記載し、添付ファイルは何件あるのかを明確に記入しましょう。

(※7)・・・お振込み手数料をどちらが負担するのか、明確にしましょう。相手先がお支払い手数料を負担する場合は、総請求額とプラスして手数料を相手先が負担することになります。請求側が手数料を負担する場合には、総請求額から手数料を差し引いた金額が振り込まれるため確認が必要となります。

(※8)・・・文章の最後には、送信元である自身の身分を明記しましょう。企業名や部署、氏名だけではなく、住所やメールアドレス等の連絡先も記載します。

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請求書の書き方を確認しよう

ExcelやWord等を利用して請求書を作成しましょう。以下は、請求書に記載すべき項目です。どの業務であっても、請求書の書き方は共通しているために、注意点やポイントを含め、請求書を書く際には参考にしてみてくだい。

◎請求書の書き方１・請求する相手先の宛名
会社名のみの場合・・・株式会社○○○御中
会社名と個人名を含む場合・・・株式会社○○○　▲▲ ▲▲様

◎請求書の書き方2・請求書の発行日
いつ発行された請求書かわかるように、○年〇月〇日と日付を記載しましょう。

◎請求書の書き方3・請求書No.
請求する側も管理しやすいように請求書にNo.をつけましょう。
（例・・・No.19-001）

◎請求書の書き方4・請求者の会社名・住所・電話番号・代表者名など
一目見ただけで請求者がわかるように明記しましょう。

◎請求書の書き方5・請求者の会社印
会社名や住所が記載されている右側に、やや文字と被せるように会社印を押しましょう。

◎請求書の書き方6・案件名や商品名
請求対象となる案件・商品名を必ず記入しましょう。

◎請求書の書き方7・合計請求金額、小計、消費税
必ず、内訳がわかるようにしましょう。

◎請求書の書き方8・案件や商品の単価、数量、金額
必ず、内訳がわかるようにしましょう。

◎請求書の書き方9・振込先
必ず銀行名、支店名、名義、口座種別（普通or当座）、口座番号を明記しましょう。

◎請求書の書き方10・振込手数料
相手先に振込手数料を負担してもらう場合には、「誠に勝手ながら振込手数料はお客様にてご負担くださいますよう、何卒よろしくお願い致します。」と一言添えましょう。

◎請求書の書き方11・支払い期限
支払い期限を設けている場合には、必ず記載しましょう。

◎番外編：英語で請求書を書く場合は？
インターネットの普及により、世界中の人々と取引を行う事業も近年増加しています。そのため、英語でのメール送信、あるいは請求書を作成するケースも見受けられるようになりました。英語で請求書送付を行う際にも、英語表記の請求書はもちろんのこと、件名や挨拶を含めた文章が英語表記で必要となります。

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請求書に押印する印鑑は何でもいいの？

会社の印鑑を請求書に押印しましょう。法的には、会社の印鑑を押印してもしなくても問題はありませんが、会社からの正式な書類である証しとして、会社の印鑑を押印する習慣があります。

会社の印鑑は四角の角印を用意してください。丸い形の実印や銀行印は、重要な書類に押印するものです。数種類の印鑑を使い分けましょう。

PDFファイルにて請求書を送付する場合、押印の方法は2つあります。1つは、一度印刷した請求書に印鑑を押し、請求書をスキャンしてデータとして取り込みPDFファイルに変換する方法。もう一つは、印鑑をデータ化させたものを用意する方法です。

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支払い期限を過ぎても未納の場合の催促は？

期日までに支払いを行ってくれる方々が大半ではありますが、まれに期日を過ぎても未納というケースが見受けられるようです。この場合には入金が確認できないことを明記し、催促する必要があります。メールで催促する際、文面には「催促」や「催促状」など強い印象を与える単語は避けましょう。メールの件名に「再送信」「重要」「確認」などと記入し、再度メールで請求書を送信してください。

＜催促する際の文例＞
〇年〇月末日付けの請求書につきまして、〇年〇月〇日時点において、お支払いの確認が取れていません。つきましては、再度ご請求書をお送りさせて頂きたく存じます。

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請求書をメール送付にするメリット

請求書をメール送付にすることで、コスト削減やトラブル回避などのメリットがあります。

1. 郵送費用の削減

封書で送付している場合、1通につき切手代82円が必要です。しかしメール送付にすれば切手代が必要なくなります。一ヶ月に300通もの請求書を発行していれば24,600円。一年で295,200円のコスト削減になります。

2. 消耗品費用の削減

これまで印刷していたコピー用紙代、インクトナー代が大幅に削減できます。コピー機をリースしているなら利用枚数を減らすことができ、月々の費用を安くすることができます。

3. 保管費用の削減

帳簿類は一定の期間保存する必要があります。紙の請求書をダンボール等に詰めて保存している企業が多いと思いますが、その場合、かなりのスペースを取ります。会社内に保存するスペースが無ければ倉庫に預ける必要があり、倉庫代が発生します。また会社内に保存するスペースがあったとしても、賃貸であればそこに家賃が発生しています。データで保存しておけば、これらの費用は発生しません。
一定の要件を満たせば、紙の保存によらず、サーバ、DVD、CDなどに記録した電子データのままで保存することが可能です。あらかじめ所轄税務署長に対して申請書を提出し、承認を受けることが必要です。

4. 残業代の削減

請求書の送付準備をする日は時間との戦いです。しかし、いくら急いで作業をしても勤務時間内に終わらせることができず、残業するのが当たり前となっている企業もあるのではないでしょうか。その場合、残業代が発生してしまいます。
請求書をメール送付に切り替えれば、紙に印刷する必要が無いので、今まで出力にかかっていた時間が丸ごと無くなります。朝から出力して、昼過ぎにやっと出力が終わる、そんな作業が無くなります。そして請求書を折って封入する作業が必要なくなります。封入作業が無くなるだけでも、1～2時間の時間短縮に繋がります。

5. トラブルが起きにくくなる

紙の請求書を大量に出力していると、紙詰まりなどを起こしてうまく印刷されないことがあります。あまりにひどく詰まってしまった場合は、業者に来てもらわなければなりません。
そして、どこまできちんと印刷されたかを確認し、間違いのないように注意する必要があります。請求書を発行することに慣れた社員であれば問題なく対処してもらえますが、後で請求書の内容が不足していると、得意先から連絡をもらうようなミスが起きやすい状況には変わりありません。そのようなミスが続けば会社の信用に関わります。
また、封入枚数の多い請求書にありがちなのが、切手不足で戻ってきてしまうことです。それにより相手先に請求書の到着が遅れてしまいます。また、手作業での封入時には、他社の分まで間違えて封入れしてしまうトラブルも起きやすいです。
メール送付であれば、切手不足で戻ってくることもありませんし、データがその会社のみで作成される為、大元のデータを間違えなければ他社の請求書を相手に送ってしまうこともありません。

削減できた費用は、必要な物品購入の予算に充てたり、人手が足りなければパートやアルバイトの雇用機会にもつながるでしょう。

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