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請求書に印鑑は必要?今さら聞けないビジネスマナーを解説

2016年12月02日

請求書を発行した後、当たり前のように押印しているのが印鑑です。印鑑は、なぜ必要なのでしょうか?法的には必要ない印鑑がどうして根付いているのか、改めて考えてみましょう。また、押印すべき印鑑や、電子印鑑の利用についても解説します。

請求書に印鑑が必要な理由

商品やサービスを納品した後、代金の支払いを依頼するために発行するのが「請求書」です。
ビジネス上でもっとも重要であり、かつ身近な書類です。

ただ、請求書を作るときには、
「請求書に、印鑑はいるんだっけ?」
「請求書に押印を忘れた!無効になる?」
「そもそも、どうして請求書には印鑑を押すの?」
と様々な疑問が浮かびがちです。

請求書と印鑑

請求書は代金の支払いを請求するために発行する書類ですが、実は、法律上、請求書がなくても支払いを要求できます。双方の合意があれば、書面を用いなくても、口頭の請求依頼で事足りるのです。

法律上は、請求書を作成しなくてもよいのと同様に、請求書への押印が無くても、法律上請求書は成り立ちます。

慣習上、請求書に印鑑が必要な理由

しかし、一般的な請求書には、請求者の印鑑が押されています。というのも、あくまでも日本の商習慣上ではありますが、請求書に押印するということは、「その請求書が正しいという内容を示し、トラブルを避ける」という意味合いがあります。

法人であれば会社印、個人事業であれば個人印を請求書に押すことで、「その法人/個人が発行した請求書である」ということが第三者の目にも明らかになります。また、押印された書類を偽造すると、押印されていない書類を偽造したときよりも罰則が重くなります。このことから、請求書に押印するほうが不正が起きにくいと考えられます。

ですから、請求書を受け取った側にとっては、印鑑のある請求書のほうが信頼できるのです。歴史のある企業などは、「押印していない請求書は認めない」という方針のところもあります。スムーズに請求書をやり取りするためにも、押印するほうがベターでしょう。

請求書に押す印鑑は?

「請求書に印鑑を押印する」と決めたら、次に問題になるのは「どの印鑑を押印するか」ということです。
というのも、法人の場合は複数の印鑑を所持していることがほとんどだからです。

法人は、「角印」を押印

法人の場合、「角印」「丸印」「銀行印」「ゴム印」など、複数の印鑑を使い分けます。
一般的に、請求書に押印するのは「角印」です。これは、それぞれの印鑑が持つ意味と役割を理解すれば、間違えることはありません。

  • 角印
    会社名が記された印鑑です。
    正方形型になっていることから「角印」と呼ばれます。
    これは、法人における「認印」としての役割を果たします。角印が押された書類は、「会社の書類として認められている」という意味を持ちます。

    請求書以外にも、見積書や簡単な申込書など、ビジネス上で頻繁に目にする印鑑です。
  • 丸印
    丸印は、代表者印とも呼ばれる印鑑です。
    中央に「代表取締役之印」等の役職名が入り、その周囲を囲むように社名が刻まれています。これは法人設立登記の際に登録される、言わば法人にとっての「実印」です。
    会社にとって最も重要な印鑑ですから、登記申請や契約書など、使われる場面は限られています。押印権者も限られている事が多いです。
  • 銀行印
    口座開設の際に届け出る印鑑です。
    トラブルを防ぐため、角印や丸印と別の印鑑が用意されることが多いです。金融機関とのやり取りにのみ使われますから、通常の業務上は使いません。
  • ゴム印
    会社名や代表者名、事業所の住所などを刻んだ印鑑です。
    これは、手書きの手間を省くために利用するので、特に「会社が認めた」というような意味合いはありません。

個人事業主は、「個人印(認印)」を押印

個人事業主の場合は、認印を使うことが多いです。
商号を付けている場合は、その商号の印鑑を準備しても良いでしょう。

請求書に印鑑を押す方法

請求書への押印は任意ですから、「こうでなければならない」という明確な決まりがあるわけではありません。しかし、一般的には以下2点をふまえて押印することが多いです。

押印位置は、社名の右側

どこにでも押していいわけではなく、社名や住所の右側余白に押印するのが一般的です。

社名にかぶせて押印

まっさらな余白部分に押印するのではなく、社名や住所にややかぶる形で押印します。表記と印影を重ねることで、書類複製のリスクを下げることができます。(同時に、複製されていない書類という安心感を、相手方に与えることができます)

※個人事業主で、名字の印鑑を利用する場合には、請求書に記載した個人名の後に続けて押印する形で良いです。

請求書の押印は電子印鑑でも良い?

請求書をメールでやり取りすることも増えています。
そこで問題となるのが、印鑑の押印方法です。

最近は、「電子印鑑」を請求書に貼り付ける方法が一般的になっています。
電子印鑑とは、印影を画像データにしたもの。「これで大丈夫なの?」と思われるかもしれませんが、先述の通り、請求書への押印は慣習的なものです。そのため、電子印鑑を利用した請求書をメール添付で送っても、何ら問題はありません。

請求書の発行枚数が多い場合などは、あらかじめ請求書データに電子印鑑を付与しておくことで、発行・送付手続きを大幅に簡略化することができますね。

とは言え、企業によっては「郵送のみ受付」「押印必須」という決まりがある場合がありますから、初めての取引先の場合は、あらかじめ確認しておくことをオススメします。

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