請求書に印鑑は必要?今さら聞けないビジネスマナーを解説

請求書に印鑑は必要?今さら聞けないビジネスマナーを解説

2016年12月02日

請求書を発行する際、必ずと言っていいほど印鑑が押されています。法的に必須ではないにもかかわらず、印鑑を押す慣習はなぜ残っているのでしょうか。今回はその疑問にお答えするとともに、押印の際に使用する印鑑の種類やそれらが持つ意味、最近使われることの多い正しい使い方などについてご紹介します。

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請求書に印鑑は必要?

請求書は、サービスの提供者が、商品やサービスの購入代金の支払いを購入者に求めるために発行する帳票です。

請求書には、請求金額や振込口座、振込手数料などを記載し、取引があったことを証明します。会社勤めをしていると何かと目にすることの多い請求書ですが、いざ自分が請求書を取引先に送ることになった時、「請求書には印鑑が必要なのか?」と疑問を抱いたり、「請求書に印鑑を押し忘れた!」と慌てたご経験がある方もいらっしゃるのではないでしょうか。

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法律上、請求書に印鑑は必要ない

法律上、請求書に印鑑を押さなければならない決まりはありません。押印されていない請求書も、正式な書類として扱うことができます。
また、極端に言えば法律上請求書を発行する義務もなく、双方の合意があれば口頭での請求も可能です。しかし、口頭で請求する場合、請求金額に対する内訳が不透明になりますし、請求された側が振込を忘れてしまう可能性もあるでしょう。そういったリスクを解消するために、ビジネス上では請求書の書面による送付が当たり前になっています。

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請求書に印鑑が求められる理由

法律上、請求書に印鑑は必要ないとご紹介しましたが、現状では請求書に印鑑を押すのが一般的で、私たちが日頃目にする請求書の多くにも印鑑が押されています。

請求書に印鑑(多くの場合は会社名が刻印された丸印)を押すと、会社が請求書を発行したという証明になるため、請求書の信頼度が増すことになります。また、印鑑が押された請求書を偽造した場合、印鑑が押されていないものを改ざんするよりも重い罪に問われることから、請求書の改ざんリスクの防止にも繋がります。

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請求書にはどんな印鑑を押したらいいの?

印鑑は様々な用途で使い分けされています。請求書にはどのような印鑑が適切なのでしょうか。印鑑の種類と合わせてご紹介します。

印鑑の種類1.実印

実印とは、役所や役場に登録申請し、受理された印鑑を指します。

法人の場合、実印には会社名が刻印された丸い形の丸印を登録するのが主流です。法人の実印は原則1社につき1本とされており、会社の代表者としての役割のある印鑑なので、「代表者印」と呼ばれることもあります。契約書など重要な書類等で活用される印鑑です。

法人実印は、代表者の印鑑証明書と実印、合わせて法人の実印として登録する印鑑を持参し、法務局で登録することで初めてその効果を得ることができます。

印鑑の種類2.認印

認印とは、印鑑登録していない印鑑全般のことを指します。
宅配物や書留の受け取りや、市区町村役所で提出する書類などに使われる印鑑です。

法人の認印は、丸型の印鑑が主流の実印と区別をつけるため、正方形の印鑑に社名が刻印された「角印」を用いる企業が多く見られます。
法的効力はありませんが、請求書や領収書など、法人が取引のために発行する書類に「確認」「承認」の証として押印する印鑑です。

印鑑の種類3.シャチハタ印

本体にインクが入っており、朱肉を必要としない印鑑です。シャチハタの多くはゴム印であるため、印象は力加減で容易に変化してしまいます。そういった点から実印として取り扱うことは難しく、宅配便の受け取りや簡単なサインが必要な際に活用される印鑑です。

個人事業主の場合

個人事業主の場合、個人の実印があれば法人の実印のようなものは必要ありません。また、認印である角印も法律上では不要です。しかし、屋号を刻印した角印を押印された請求書の方が、印鑑が押されていない請求書よりも印象が良いため、個人事業主でも認印である角印を用意する傾向があります。

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請求書への印鑑の押印方法

請求書への印鑑の押印は法律上定められていないため、特に押印の規定はありません。
法律ではなくビジネスマナーとして、企業から発行する請求書に押印するために以下の点に配慮して印鑑を押印しましょう。

▼印鑑の押印は会社名の右側
請求書には必ず会社名や住所、電話番号などの情報を記載し、その右側に押印しましょう。

▼会社名や住所に被せて押印
押印する際には、文字に被せるように押印しましょう。

印鑑を会社名や住所などに被せて押印することで、請求書が改ざんされていない書類であるという証明になります。

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請求書の押印は電子印鑑でも大丈夫?

インターネットが普及して約20年、ビジネスを取り巻く環境も変化を遂げてきました。近年では書類をWEB上で発行し、その書類に直接「電子印鑑」を押す手法が広く活用されています。これは請求書も例外ではありませんが、請求書に押す印鑑として、電子印鑑は適切なのでしょうか?

そもそも電子印鑑には「印影をデータ化した印鑑」と、「印影をデータ化し印鑑の持ち主、作成者、タイムスタンプ情報が組み込まれている印鑑」の2種類が存在します。

▼「印影をデータ化した印鑑」
前者は紙に押印した印影をスキャンし、データ化したものとなります。こちらについては、画像と同等なので法的効力はありませんが、「確認」「承認」という意味で、認印として使用する分には十分です。請求書や領収書など、法人が取引のために発行する書類への押印に適しています。

▼「印影をデータ化し印鑑の持ち主、作成者、タイムスタンプ情報が組み込まれている印鑑」
後者は、印影をデータ化した上で印鑑の持ち主や作成者の情報、押印した時間に確かにその書類が存在することを証明するタイムスタンプ情報が組み込まれた印鑑です。こちらはセキュリティも強化されているため、持ち主の情報を正しく証明する電子証明書に登録することで、実印として使用することができます。

請求書には認印と同等の「印影をデータ化した電子印鑑」が使える

上記で触れてきた通り、法律上、請求書に印鑑を押印する必要性はありません。そのため、請求書をPDFに変換し電子印鑑を活用する際にも、認印である「印影をデータ化した印鑑」を使用します。

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印影だけでなく、請求書そのものの電子化が業務効率化に繋がる。

従来、請求書を電子化するには一度印刷し、印鑑を押印した請求書をスキャンし、PDF(電子化)に変換する作業が必要でした。しかし電子印鑑を使用すれば、印刷することなく請求書をPDFに変換し作成できます。そのため、業務の効率向上へと繋がります。

さらに、郵送代や印刷コストの削減といったメリットが利益拡大へと繋がる糸口になります。こうした背景から、請求書をはじめとする帳票の電子化は更に進んでいくでしょう。

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PDF(電子請求書)には印鑑は必要?

法律上、原本である請求書に印鑑を押す必要がないように、PDF (電子請求書)にも印鑑や電子印鑑の押印は不要です。しかし、PDF (電子請求書)でも印鑑や電子印鑑が押されていれば、会社から発行された証明となるのは原本の郵送時と同様でしょう。また、偽造防止にもなるため、PDF (電子請求書)にも印鑑や電子印鑑が活用されています。

個人事業主・フリーランスに必要な印鑑とは?

個人事業主やフリーランスは法人ではないため、事業でも個人で使用している印鑑を用いることが可能です。これは、法律上も問題ありません。しかし信頼性を高めるために、可能であれば日常から使用している印鑑とは別に、事業用の印鑑を用意して区別することが賢明です。また、個人名ではなく屋号で活動することが多い場合は、屋号名の入った印鑑を用意するといいでしょう。

以上、今回は請求書になぜ印鑑が必要なのか、印鑑の種類や活用法、請求書の基礎知識についてご紹介しました。請求書のWEB発行をお考えの場合には、是非お気軽にご相談ください。

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