請求書を郵送発行する際にチェックしておきたいポイントを紹介!

2016年12月08日

事業に取り組むうえで、相手先に請求代金を頂くことはもっとも重要な工程の1つです。請求書を相手先へお渡しする際には、誤りや失礼がないように細心の注意を払わなければなりません。そこで今回は、請求書を郵送する前にチェックしたいポイントをご紹介します

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請求書を郵送送付するための4つの方法

まずは基本知識として、請求書を相手先へ送付する4つの方法を確認しましょう。

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1)郵送

もっともスタンダードな送付方法です。封筒に印刷した請求書を同封し、切手を封筒に貼って郵便ポストに投函。これで、相手先のもとへ郵送されます。請求書や見積書をはじめとした重要書類は、データではなく原本送付を希望されることが多いでしょう。社印(会社の認め印)を請求書に押印し、送付状と一緒に郵送してください。
郵送であれば、パソコンやFAXなど専用機器の有無を確認する必要がありません。請求先の住所や氏名の情報があれば、送付することが可能です。

2)WEBにアップロードして管理画面からダウンロード

「楽楽明細」でも導入している、請求書WEB発行する方法です。WEB上に請求書をアップロードすることで、相手先が管理画面から即座に書類をダウンロードできます。郵送の場合、住所変更や住所の一部記入漏れで宛先不明となり、送り戻されることが少なくありません。そういった課題も、WEB発行することで解決できるでしょう。

3)メールに添付して送付

近年、パソコンやスマートフォンの普及に伴い、その利便性や経費削減の観点から、メールで請求書を送付することが多く見受けられるようになりました。相手先との主な連絡手段が普段からメールの場合には、メールに添付して請求書を送るのも有効な送付方法でしょう。なお、メールに添付して請求書を送る際は、PDFが最適なファイル形式とされています。

4)FAX

現在、請求書の送付方法は、郵送あるいはメールが一般的です。FAX送付はビジネスマナーとして、相手から希望があった場合のみの利用がベターとされています。

請求書を送付するために行う3つの工程

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請求書の送付方法を確認したら、次は請求書を郵送するまでに行う作業を確認していきましょう。

請求書の作成

相手先に送る請求書を作成しましょう。一般的に、請求書はパソコンでWordやExcelなどのソフトを使用して作成するか、手書用の用紙を使用して作成します。なお、パソコンと手書きいずれで作成する請求書でも、共通して以下の項目が必要です。

  • 相手先の氏名や企業名や名称請求する相手の氏名や企業名や名称を記載しましょう。
  • 請求者の氏名や企業名や名称請求する側の氏名や企業名や名称を記載しましょう。記載がない場合、どこから請求されたのか分からなくなる場合もあります。
  • 請求書の発行日請求書の発行日を記載しましょう。特に定期的に取引している相手の場合は、いつ請求書が発行されたか区別をつけるためにも必要な情報です。
  • 請求対象の取引日請求対象の取引日を記載しましょう。特に定期的に取引している相手の場合、どの案件が請求対象なのかを区別をつけるためにも必要です。
  • 請求金額請求金額欄には総合計金額のほかに、小計や消費税額(%)、を明確に記載しましょう。
  • 請求内容の内訳請求金額だけではなく、内訳も記載しましょう。
  • 振込先口座振込先の口座情報(銀行名、支店名、普通or当座、口座番号、氏名や名称)を記載しましょう。
  • 振込手数料振込手数料をどちらが負担するのか、相手先と取引を行う際に確認しておきましょう。
  • 支払期限支払い期限も必要に応じて記載しましょう。

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請求書の作成手順

手書きで請求書を作成する場合は、購入した請求書用紙などの形式に沿って必要事項を記入します。パソコンで請求書を作成する際には、以下の通り請求書を作成してみましょう。

請求書をパソコン作成する場合の手順

まずは、WordやExcelなどのソフトを用意します。パソコンに最初からインストールされている場合もありますが、そうでなければ新たにダウンロードしてください。なお、類似した無料ツールなどもありますが、メリットとデメリットを把握したうえで使用するかどうか判断することが大切です。

1)請求書のレイアウト

ソフトを使って請求書を作成します。請求金額や相手先の企業名、氏名はもちろんのこと、請求書を作成した日付や請求金額の内訳なども記載が必要です。そのため、各レイアウトを設けなければなりません。
WordやExcel等のソフトについて使い方が曖昧な人は、フォーマットの利用がオススメです。「楽楽明細」なら、ご用意している請求書フォーマットをご活用いただくことも可能ですし、現在お客様にてご利用の請求書フォーマットを再現することも可能です。また、鏡請求書と明細請求書を分けて発行されている企業様にも対応可能です。
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2)PDFに変換

出来上がった請求書はPDFに変換して保存しましょう。WordやExcelデータのままでも保存・管理はできますが、これらのデータは簡単に編集できてしまいます。すると、誤った操作で必要事項が消えてしまい、そのまま上書保存されてしまう等のケースが考えられるでしょう。そのため、改変できないPDFデータに変換します。なお、PDFで保存しておけば、メールで請求書を送る際にもそのままメール添付で送信可能です。

3)印刷した請求書に社印を押す

正式な書類として相手先に提出する場合には、角印(社印)を押すのがベターです。請求書への押印は法的に定められているわけではありません。しかし、会社の認め印として利用されています。

4)送付状を作成する

請求書のみ送付するのではなく、必ず挨拶文や送付する書類の内容、枚数などを記載した送付状を一緒に同封しましょう。

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請求書を封筒に入れる作業

請求書が出来上がったら、郵送するための準備を行いましょう。

1)請求書と送付状をそれぞれ三つ折りにする

一度に各書類を折るのでなく、請求書と送付状として1枚ずつ三つ折りに折りましょう。その際、相手先の名前や名称が記載されている文面が上にくるように折ることが大切です。

2)宛名ラベルの作成

宛名ラベルが作成できるソフトを利用して、宛名ラベルを作成しましょう。一度データを作成しておけば、次回からは簡単に宛名ラベルを作成することができるので非常に便利です。なお、手書きする場合には会社名に「御中」を付け加えるなど、住所や氏名、名称などに間違えがないように記入してください。

※自社の住所や名称が封筒に印刷されていない場合には、送り主として自社の住所や名称を必ず記入しましょう。

3)請求書と送付状を封筒に入れて封をする

必要な書類を封筒に入れたら、のり付けし封筒に封をしましょう。その際、剥がれている箇所はないか、しっかりと封がされているかを確認してください。

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請求書を郵送する作業

封書の場合、82円(25g以内:令和元年5月1日現在)から郵送することが可能です。ただし、印刷された紙や封筒の重さによって料金は異なります。そのため、測りで計るか、郵便局に持ち込むことをおススメします。なお、郵便局に持ち込む場合には、一般書留や簡易書留、特定記録便で郵送することも可能です。

請求書を作成するために準備する物のリスト

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請求書を作成する際に必要なアイテムは以下の通りです。

  • 請求書
  • 送付状
  • 封筒(宛名ラベル)
  • 切手
  • のり
  • 社印(角印)と朱肉

上記一式を、請求書を作成する前に用意しましょう。

請求書の送付前に確認すべき事項

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請求書を送付する前に、必ず不備がないか下記の事項を確認しましょう。特に金額や日付、宛先氏名や名称、住所などに不備があってはいけません。そのため、できれば二重チェックをおススメします。

  • 請求書の不備がないか
  • 送付状の不備がないか
  • 宛先住所に不備がないか
  • 封がしっかりとされているか

請求書郵送代行サービスとは?

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「楽楽明細」では、上記でご紹介した請求書の作成から送付までの作業を担う、請求書郵送代行サービスを提供しています。このサービスでは1日1通から、請求書の必要に応じてその都度の発注が可能です。
請求書の作成から送付までの工程を請求が発生する都度で行っていると、請求書作成に多くの時間を取られてしまいがちです。そうした手間から解放され、効率的に事業を進めるうえで、「楽楽明細」の請求書郵送代行サービスは有効でしょう。
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まとめ

今回は、請求書作成についてご紹介しました。事業に取り組むうえで必要不可欠な請求書。しかし、作成から送付までにはさまざまな工程があり、誤りのないように細心の注意を払うことが必要です。こうした請求書の作成は、事業上で思わぬ負担となることがあります。請求書郵送代行サービスの導入は、効率的かつ確実に請求処理を行ううえで役立つことでしょう。

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粟飯原 ももこ

約10年にわたり、事業を経営する上で必要な経理・総務などの事務業務を請け負ってきました。現在では経験を活かし、さまざまなジャンルのコラムを執筆しています。

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