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封筒、送り状、送り方など、請求書でよくあるQAを知って、上手に送ろう!

2016年12月08日

毎月発生する請求書の発行業務。しかし、請求書の作成から送付まで、正しい方法を習ったことがある人は少ないのではないでしょうか。今回は、請求書作成に関する内容をQA方式でまとめました。これを読めば、要点をおさえた請求書の作成ができます。しっかりと請求書のQAを知って、上手に請求書を取引先に送りましょう。

請求書の封筒、正しい選び方は?

請求書の封筒には、スタンプで「請求書在中」と書きましょう。通常のダイレクトメールと間違われないようにするためです。手書きでも構いませんが、縦書きなら左下、横書きなら右下に書いて下さい。先方の経理部署にスムーズに届くように、つけるのがマナーとされています。

請求書は長形3号の封筒で、郵便番号や都道府県も忘れずに書きます。宛先の住所よりも、宛先名は大きめの文字で書きます。個人名が宛先の場合は、様、部署名が宛先の場合は、御中と付け加えます。国税庁のタックスアンサーでは、請求書の書き方に必須の項目があります。

  • 書類作成者の氏名または名称
  • 取引年月日
  • 取引内容
  • 取引金額(税込み)
  • 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

という風に、書くべきことはある程度決まっています。一度書いてしまえば、あとは内容をコピーして一部の可変場所を改変すればいいので、一度自分で書いてみることをおすすめします。テンプレートを使ってもいいのですが、一度は自分で書いてみると内容を覚えるので良いでしょう。もちろん、インターネット上には数多くの請求書テンプレートがありますので、ミスをするのが怖い人はインターネット上にあるテンプレートを使っても構いません。ただし、金額の部分は自動計算に任さず、必ず電卓を入れて検算してください。

請求書の送り状、正しい書き方は?

送り状とは、送った請求書に添えて、この請求書は誰宛で、いつのものかを明記する紙のことです。テンプレートを準備して、まずは必要事項がもれなく書けることからはじめるのがいいでしょう。
送り状の書き方として、送付する日付、宛先、会社名、部署名、役職名、氏名(様づけ)、送付者の名前、自分の住所、連絡先、氏名、懸命、拝啓と時候の挨拶、書類の概要、送付枚数、送付部数などを書きます。書き方は決まっていないので、自由に書いていいでしょう。

これは、ネットにテンプレートがあります。その中から、気に入ったもの、改変しやすそうなものを選びましょう。


○○商事株式会社 御中
  ○年○月○日
  住所
  株式会社 ○○
  営業部 渡邉
  電話番号
  FAX番号

請求書送付の件
拝啓 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛願を賜り、厚くお礼申し上げます。下記の通り、請求書を送付しますので、ご査収めくださいますよう、よろしくお願い申し上げます。

  記

 請求書 1枚


以上は一例ですが、送り状は決まったフォーマットはありませんので、自由に書いていただいて結構です。

請求書の正しい送り方は?

請求書にも送り方があります。まずは請求書の内容に間違いがないか、確認します。請求書の送付先も誤っていないか確認しましょう。また、請求書は信書です。そのため、宅急便では送ることができないので郵送で送ります。封筒を用意して、添え状を準備し、住所を書いて、請求書を綺麗に折ります。そして「請求書在中」のスタンプを押して、82円切手を貼り、ポストに投函します。請求書を送ったことをメールで相手に伝えておくと良いでしょう。

請求書は、お金にまつわるとても重要な書類です。相手に送ったことをしっかりと伝えておいたほうが、何かと話がスムーズに伝わります。

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