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郵便局の集荷サービス廃止と対策について
~請求書など帳票の集荷停止とその対策~

2018年9月06日

郵便局の集荷サービスが2018年6月末日をもって廃止されました。それにより、請求書や納品書、支払明細といった毎月大量の発送物が発生する企業に混乱が広がっています。
今回は、郵便局の集荷サービスの廃止において、請求書や納品書といった帳票の発行に特化して、問題点とその対策についてまとめます。

集荷サービスが廃止された背景

「ゆうパック」の取引量増加による、郵便局員の人員不足が原因です。人手不足対策として、無料で行っていた郵便局の集荷サービスの継続は不可と判断し、日本郵政がサービスの停止を決めました。

起こりうる問題

そもそも、郵便局の集荷は、請求書などの大量の発行物がある為、ポストへの投函ができないような法人顧客の為に行われてきたサービスです。
今後はこのような企業も、大量の郵送物を郵便局まで持ち込みが必要となる為、請求書などの帳票発行件数が多い企業にとって、下記のような問題が発生します。

持ち込み作業に、手間と人件費がかかる

経理部などの請求書発行部門の担当者が、毎月請求書を郵便局まで持ち込む必要があります。数百件レベルの請求書発行であれば1人で持ち込むことも可能ですが、数千件数万件といった大量の請求書を発行するような企業ですと、複数人での持ち込みが必要となり、より多くの手間と人件費がかかります。

郵便局窓口が混雑し、順番待ちが発生する

請求書の発行が集中する月末月初、五十日(ごとうび)などには郵便局への持ち込みが多く発生するので、郵便局の窓口が混雑し、順番待ちが発生します。特に毎月第1営業日の夕方頃が混雑のピークが予想されます。

会社の近くに郵便局なく、そもそも持ち込みが現実的でない

対策:郵送アウトソースや、帳票発行システムを利用する

請求書、納品書、支払明細などの持ち込みをなくす為の抜本的な対策として、郵送アウトソースや、近年急速に普及が進む帳票発行システムの利用が考えられます。
特に、帳票発行システムでは、発行件数がそこまで多くなくても1通あたりの低価格な短歌で、郵送依頼をした分だけしか費用がかからないような、リーズナブルなサービスもございます。
例えば、請求書の発行を帳票発行システム「楽楽明細」を利用すると、請求データをCSV形式(もしくはPDF形式)で取り込むだけで、得意先に請求書を自動で発送してくれます。郵送代行の単価は郵送費込みで1通あたり164円~と低価格です。

また、「楽楽明細」では郵送代行機能だけでなく、WEB発行やメール添付での送付機能もあり、得意先ごとに「郵送で送る」「WEBで送る」「メール添付で送る」といった割り振り発行も可能です。郵送と比較し、WEBやメールでの発行の割合を高めると、郵送費や紙代印刷代といったコストを抑えての発行も可能ですので、手間削減だけでなく、経費削減も目指すことが可能です。

楽楽明細について「詳しい資料がほしい」「まずは無料トライアルを試してみたい」などございましたら、下記問い合わせフォームよりお気軽にお問合せください。

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