【経理担当の方必見】
郵便局の郵便物集荷サービス廃止に伴う問題点と対策について
~企業における請求書などの帳票発行への影響~

2018年9月6日

郵便局の集荷サービスが2018年6月末日をもって廃止されました。
それにより、請求書や納品書、支払明細といった毎月大量の発送物が発生する企業に混乱が広がっています。
今回は、郵便局の集荷サービスの廃止において、請求書や納品書といった企業の帳票発行に特化して、問題点とその対策についてまとめます。

集荷サービス廃止の背景

郵便局の集荷サービスが廃止されたのは、「ゆうパック」の取引量増加による、郵便局員の人員不足と、人件費の上昇が原因です。人手不足対策として、無料で行っていた郵便局の集荷サービスの継続は不可と判断し、日本郵政がサービスの停止を決めました。※但し、以下の通り引き続き集荷が可能となるサービスもあります。

  • ゆうパック
  • レターパックプラス
  • 国際小包(SAL便/航空便/船便)
  • 新特急郵便物
  • 巡回郵便物

※新特急郵便物と巡回郵便物は利用できるエリアに限りがあります。

郵便物の集荷廃止で起こりうる問題とその対策

そもそも、郵便物の集荷は、請求書などの大量の発行物があり、ポストへの投函ができないような法人顧客の為に行われてきたサービスです。
しかし、集荷サービスの廃止により今後はこのような企業も、郵送物を郵便局まで持ち込まなくてはなりません。請求書などの帳票を大量に発行している企業は、これにより大きな影響を受けることになります。

郵便物の集荷廃止により起こる問題

持ち込み作業に、手間と人件費がかかる

経理部などの請求書発行部門の担当者が、毎月請求書を郵便局まで持ち込む必要があります。数百件レベルの請求書発行であれば1人で持ち込むことも可能ですが、数千件数万件といった大量の請求書を発行するような企業ですと、複数人での持ち込みが必要となり、より多くの手間と人件費がかかります。

郵便局窓口が混雑し、順番待ちが発生する

請求書の発行が集中する月末月初、五十日(ごとうび)などには郵便局への持ち込みが多く発生するため、郵便局の窓口が混雑し、順番待ちが発生します。特に毎月第1営業日の夕方頃に混雑のピークが予想されます。
個人の郵便物だけでなく、法人の何百通単位での持ち込みが増えると、これまでも混雑していた郵便局はさらなる混雑となり、郵便局窓口に混乱が生じる可能性があります。

会社の近くに郵便局がなく、発送のために車での移動が発生する

近くに郵便局がない、という会社も少なくはありません。この場合、数百通の郵便物を持ち込むには、車などでの移動が必要となり、これまで郵便物を集荷してもらっていた事業者にとっては大きな業務負荷となります。人手不足にある企業が増えている中、こういったサービスの廃止は、深刻な問題につながりかねません。

しかし、郵便物の集荷サービス廃止となってしまった以上、各事業者は現実的な対策を考えなければなりません。では、対策としてどのような手段が考えられるのでしょうか。

対策①郵送アウトソーシングや、帳票発行システムを利用する

請求書、納品書、支払明細などの郵便局への持ち込みをなくす為の抜本的な対策として、郵送アウトソーシングや、近年急速に普及が進む帳票発行システムの利用が考えられます。
特に、帳票発行システムには、発行件数がそれほど多くない企業にも利用しやすい、低価格のサービスがあります。
例えば、WEB帳票発行システム「楽楽明細」を利用して請求書発行を行うと、請求データをCSV形式(もしくはPDF形式)で取り込むだけで、得意先に請求書を自動で発送してくれます。単価は郵送費込みで1通あたり164円~と低価格です。
また、「楽楽明細」では請求書を郵送で送るだけでなく、WEB発行やメール添付での送付機能もあり、得意先ごとに「郵送で送る」「WEBで送る」「メールで送る」といった割り振り発行も可能です。郵送から、WEBやメールでの発行に切り替えていくと、郵送費や紙代、印刷代といったコストを抑えることができるので、手間削減だけでなく、経費削減も目指すことが可能です。
「楽楽明細」について「詳しい資料がほしい」「まずは無料トライアルを試してみたい」などございましたら、下記問い合わせフォームよりお気軽にお問い合わせください。

対策②後納ポストイン

後納ポストインとは、郵便局が無償で貸与する専用ケースに、

  • (a) 後納郵便物等差し出し表
  • (b) 対象郵便物 など

を入れて、近くのポストに差し出すことができるサービスです。
参考:https://www.post.japanpost.jp/fee/how_to_pay/deferred_pay/postin.html

この方法であれば、郵便局まで出向く必要はありませんが、この対策法を採用することは、事業者としては難しいでしょう。数百枚単位の郵便物となるとポストにも入らないこともありますし、すぐに回収されるわけでは無いため、到着がこれまでよりも1日程度遅くなってしまうことが予想されるからです。

現実的に考えると、対策①が最適な対処法と言えるでしょう。

郵便局の集荷廃止に伴う混雑を回避?料金後納システムとは

郵便局の集荷サービスが廃止されると、前述したとおり窓口は法人の数百通の郵便物の持ち込み対応に追われることになり、大混雑に陥ります。
その対策の1つとして有効なのが料金後納システムです。
料金後納サービスは、料金後納を事前に承認してもらった郵便局であれば、料金を一カ月分にまとめられるサービスです。事務所の経理業務(料金支払作業)を省力化でき、切手をはる手間も省け発送業務を効率化できます。また、広告郵便物は差出条件を満たせば月間割引制度の適用が受けられ、経費節減を図ることができます。※但し、利用条件として郵便物・荷物を毎月50通以上出すことや、1ヶ月間に差し出す郵便物・荷物の料金等の概算額の2倍以上に相当する額の担保の提供などが定められています。手間削減のためには一定の効果があるとは言えますが、料金後納システムの利用だけでは、郵便物の集荷サービス廃止に伴う混雑を回避するのは難しいでしょう。参考:https://www.post.japanpost.jp/fee/how_to_pay/deferred_pay/index.html

郵便物集荷サービス廃止についてまとめ

毎月多くの郵送物が発生している企業にとっては、郵便物の集荷廃止による作業負荷増加の影響は決して軽視できるものではありません。
このような問題に的確に対処し、さらに経理担当者の業務を大幅に削減し、コストも下げる方法として、帳票発行システムの導入や、郵送アウトソーシングを検討する必要性もでてきます。
WEB帳票発行システム「楽楽明細」なら、帳票発行ソフトの機能も、郵送アウトソーシングとしての機能も両方兼ね備えています。今後も人手不足により郵便局のサービス内容が変更されることも考えられますので、今のうちにシステム導入による抜本的な解決を検討してみてはいかがでしょうか。
WEB帳票発行システムの導入検討をお考えでしたら、「3分でわかる!楽楽明細資料」をぜひご覧ください。
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