【完全版】支払通知書とは?請求書との違いから、発行の義務まで徹底解説

2019年10月14日

支払通知書とは

ビジネス上で活用される支払通知書とは、既に取引を終えて支払いが確定しているものについて、その内容を通知するための書類です。取引が行われた日付や案件名、金額等が記載されています。
支払通知書は支払先に対し、「こちらの内容で支払いをします。」と支払側が発行する書類であり、納品書を受取った支払側が請求書を受け取る前に支払先へ発行し、双方に内容の相違がないことを確認し合う役割があります。

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支払通知書と請求書の違い

支払通知書は前述でもご説明したように、支払が確定した取引に対して、支払側が支払先にこの内容で支払う意思があるということを通知するための書類です。一方請求書は、支払先が支払側へ、提供した商品やサービスの対価としての支払いを請求する文書です。

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支払通知書発行の法的効力

支払通知書の内容やその書式は法的に定められていませんが、以下の内容が基本的な支払通知書に必要とされる記載内容です。

支払通知書の必要項目

    書類タイトル

    最上段に書類タイトルを一目で分かるように、大きく記載しましょう。

  1. 発行年月日
    支払通知書を発行した年月日を記載しましょう。
  2. 発行企業名・連絡先日
    発行企業名や連絡先を記載し、受取側が素早く連絡できるように明確に記載しましょう。
  3. 宛名
    誰に宛てた書類であるか、明確に分かるように記載しましょう。
  4. 支払通知金額
    支払予定の総合計を記載しましょう。
  5. 取引年月日
    複数の取引を行っている場合には1件1件、取引を行った日付を記載しましょう。
  6. 取引内容・案件名
    複数の取引を行っている場合には1件1件、取引内容や案件名を記載しましょう。
  7. 単価
    複数の取引を行っている場合には1件1件の単価を記載しましょう。
  8. 消費税
    複数の取引を行っている場合には1件1件の消費税額を記載しましょう。
  9. 備考欄
    備考欄を設け、注意事項やメモしたいことを記載しましょう。
  10. 小計
    金額、消費税額それぞれの小計を記載しましょう。
  11. 総合計
    単価と消費税額を合計した総合計を記載しましょう。

支払通知書は、取引の内容に相違がないことを確認するために発行する書類であり、取引内容を証明する書類である証憑書類です。証憑書類は法的効力が認められ、定められた期間の間、保存が義務付けされています。

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支払通知書原本の保存期間

支払通知書の原本は、定められた期間保存しなければなりません。しかし、その期間は法人か個人事業主かで異なります。

法人の場合

法人の場合は法人税法第59条によって、7年間の保存が義務付けられています。起算日は書類発行日または受領日から、7年後の法人税申告期限日までです。支払通知書の他にも見積書や請求書、発注書、発注請負書、納品、領収書、仕入伝票などの証憑書類がこれに当たります

法人の場合:保存期間・・・7年間

例:2020年10月1日発行日の場合
2027年の法人決算日期限日まで保存義務があります。

個人事業主の場合・・・青色申告の場合

個人事業主の青色申告の場合、支払通知書は5年間の保存期間が義務付けられています。起算日は書類発行日または受領日から、5年後の確定申告期限日までです。その他の証憑書類である請求書や発注書、発注請負書、納品、領収書、仕入伝票などの証憑書類もこれに当たります。

個人事業主、青色申告の場合:保存期間・・・5年間

2020年10月1日発行日の場合
2025年の確定申告期限日まで保存義務があります。

個人事業主、白色申告の場合:保存期間・・・5年間

個人事業主の白色申告の場合も、支払通知書は5年間の保存期間が義務付けられています。起算日は書類発行日または受領日から、5年後の確定申告期限日までです。その他の証憑書類である請求書や発注書、発注請負書、納品、領収書、仕入伝票などの証憑書類もこれに当たります。

個人事業主、青色申告の場合:保存期間・・・5年間

2020年10月1日発行日の場合
2025年の確定申告期限日まで保存義務があります。

保管期限の注意事項

個人事業主の場合、青色と白色申告共に支払通知書(証憑書類)の保存義務期間は5年です。しかし、文書の種類によって保存期間が異なるため、それぞれ確認が必要となります。証憑書類以外の帳簿や決算書などの保存期間は、下記記載の国税局公式ホーページをご参照下さい。

出典:国税局ホームページ>>>

また、5年間の保存期間が定められている場合、発行日からちょうど5年後までが期間だと誤解してしまう方も少なくありません。保存期間について、十分な注意が必要です。

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支払通知書を英語でいうと?

支払通知の英語表記は「payment notification」です。paymentは支払い、notificationはお知らせ・通知と言う意味があります。近年ではインターネットが普及し、世界中の人々と取引が可能となりました。英語が必要なシュチュエーションも増えていくことから、ビジネスで活用できる英単語を覚えておくと良いでしょう。

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配当金支払通知書とは

配当金支払通知書は前述でご紹介した支払明細書と異なり、所有株式の配当を株主に行う際に発行する書類です。書面には、配当金の明細が記載されています。これら配当金は債務超過会社や会社の純資産額が資本金と準備金の合計金額より下回っている欠損会社である場合、配当することができません。余剰金がある法人だけが株主に配当することができ、その上で支払通知書が発行されます。

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配当金支払通知書の義務とは

上場株式等の配当を行う場合、受取側に配当金の支払いが確定した日から1ヶ月以内に支払通知書を発行しなければなりません。しかし、源泉徴収選択口座を受取口座に指定されている際には、配当金支払通知書を発行する必要はありません。

また支払通知書を受取側は、確定申告時に、配当控除を行う場合に支払通知書が必要となるため保管が必要です。

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まとめ

今回は、支払通知書について詳しくご紹介しました。支払通知書は、金銭の支払いを通知する役目を果たします。発行する義務やその書式や内容は法で定められていませんが、支払通知書の内容通りに支払う意思があると請求側に通知する文書であり、お互いに取引内容や金額に相違がないか確認を行う為に発行される証憑書類です。
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