【5分でわかる!】誤請求とは?

2019年11月8日

誤請求とは

誤請求とは、誤った金銭の請求を行ってしまった場合を意味する言葉であり、事業を運営する上で起きてはならないトラブルの1つです。請求書を発行する場合には提供したサービスや商品の内訳、小計、消費税、総合計に、相違がないことを確認してから請求書をしなければなりません。なんらかの原因によって誤請求をしてしまうと、相手先と今まで築いてきた信頼関係を一瞬にして失ってしまう可能性があります。

当然のように事業上で必要とされる請求書ですが、誤請求をしてしまう原因はどこにあるのでしょうか。ここで、誤請求の返金方法や時効、延長方法などを合わせてご紹介します。

誤請求の原因1キャパ数を超える取引先

請求書の作成には幾つもの工程が設けられ、作成・発行・送付までの間には想像以上に労力や時間が必要です。一度に何十通もの請求書を作成・発行する場合にはヒューマンエラーのリスクも高まり、キャパ数を超える取引先を抱えていれば、更に誤請求をしてしまうリスクが高まります。

誤請求の原因2複雑化する料金体系

キャンペーン割引や利用年数割引など、近年では様々な料金体系が存在します。ライバル会社との区別を計る、あるいは顧客購買意欲を刺激するために料金体系は多様化し、複雑となってきました。期間限定キャンペーンなどで定期的に料金体系が変化する場合には、誤請求のリスクも高まるでしょう。

誤請求の原因3複雑化する決済手段

一昔の決算方法といえば、現金かクレジットカード払い、銀行振込など限られた手段の決済方法でした。しかし近年ではポイント払いや電子マネー払いなどさまざまな決済方法があり、請求する手段が多様化することも誤請求の原因となりえます。

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誤請求を英語でいうと

誤請求を英語に訳すと、「誤った」「間違った」という意味のあるfalseと、請求を意味するclaimを合わせ「false claim」となります。インターネットやスマートフォン、パソコンが普及した近年では、海外の相手先と取引を行う機会も格段に増えてきました。そのため、誤請求は英語でfalse claimと表記することを覚えておきましょう。更に、誤請求を行ってしまった場合に使用する英単語や英文を覚えておいてください。

誤請求の場合に使用する単語・英単語

日本語:破棄する
英語:discard

日本語:単価
英語:unit price

日本語:請求額が誤りであり、正しくは○ドルです。
英語:The amount on the invoice was incorrect and the correct amount is $○

日本語:再発行した正しいものを送りました。
英語: since I sent the reissued correct one

日本語:至急数字を訂正し、請求書を再発行いたします。
英語:We will correct the figure and reissue the invoice as soon as possible.

▼誤請求をしてしまった場合に、相手先から来るクレームでよく使用される英文は以下の通りです。

英語:The calculations of the bill seem to be different
日本語:請求書の計算が違うようです。

英語:I think the unit price of invoice is wrong as our contract.
日本語:請求書の単価が契約と異なるようです。

英語:I received the invoice but it seems quantity of order is wrong.
日本語:請求書の発注個数が間違っているようです。

英文でメールや封書が届いた際には英和を簡単に行えるツールを活用し、失礼がないように文章をしっかりと理解した上で対応しましょう。

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誤請求の返金方法

誤請求して既に金銭を受け取っている場合には、速やかに返金を行いましょう。返金を行う際には誤請求してしまったことを謝罪し、今後このようなミスをしないように対策をとることを伝えます。その上で、金銭をどのように返金するか相手先と相談し、可能な限り手先の希望に沿った方法で返金しましょう。以下が一般的に行われる返金方法です。

銀行振込

誤請求分の金額を正確に振込み、支払手数料は誤請求を行ってしまった側が負担することがベターです。

現金書留

郵便局で現金書留の封書を購入し、誤請求分の金額を正確に封入しましょう。送料は誤請求を行ってしまった側が負担するのがベターです。

手渡し

手渡しの場合には金銭を直接渡すのではなく、封筒に入れて封をし、金額と企業名、誤請求分返金と記載し、渡すことがマストでしょう。

次回請求分に繰り越し

相手先側から「次回請求分に繰り越して」と希望があった場合のみ、適応される返金方法です。誤請求があったにもかかわらず、誤って請求した側から次回に繰り越しを申し出ることは大変失礼になるため覚えておきましょう。

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誤請求の返金方法利息や時効

金銭の借入をする際に元本に応じて支払う利息。では、誤請求に対して返金を求められた際には、同じように利息を払わなければならないのでしょうか。また、時効が存在する場合の期間についても解説しておきます。

誤請求の利息

誤請求の場合は不当利得返還請求権という法律を利用することで、誤請求された側(過払いした側)が誤請求を行った側に返金を求めることが可能です。

また、誤請求側が悪意の受益者であった場合には、利息付きで誤請求の返還を請求することができます。ここでいう悪意の受益者とは、誤請求であると認識があったのにも関わらず、誤請求した金銭を受取った場合を指します。この場合は利息付きで誤請求の返還を請求することが適応されます。誤請求である認識がなかった善意の受益者の場合には適応されません。

万が一、悪意の受益者であった場合には利息分を誤請求分に上乗せして請求できます。利息のパーセンテージは民事法定利率と商事法定率の2通りあり、民事法定利率では誤請求金額に対して年5%、商事法定率では誤請求金額に対して年6%の利息です。また、両者も誤請求した金銭が支払われた日を起算日と計算します。

誤請求の時効

誤請求に対する返金の消滅時効は5年となります。5年以前の取引の中で誤請求が発生した場合には、受け取った金銭を返金しなくてはなりません。不当利得返還請求権の債権であり、商事の場合には消滅時効が5年となります。ただし、ネットオークションやフリマアプリなどの民事の場合には消滅時効が10年です。

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誤請求の期間延長手続き

消滅時効を前に誤請求が発覚して時効延長を希望する場合には、下記記載の手続きを行うことで、その期間を延長または中断することが可能です。

裁判上の請求をし、消滅時効を中断する方法

以下3つの方法で、消滅時効を中断できます。

2社間か3社間か

2社間で行うか、3社間でファクタリングを行うか。

  1. 民事訴訟
  2. 支払督促の申し立て
  3. 民事調停の申し立て

消滅時効を停止する方法

消滅時効を停止するには、勧告を行う必要があります。消滅時効を目前に誤請求が発覚した場合、裁判上の請求を行う準備を確保するために、相手先に内容証明郵便で「誤請求分の返還を請求する」旨を記した書面の送付が必要です。勧告を行うことで消滅時効を延長でき、その延長期間は6ヶ月と定められ、延長期間内に裁判上の請求準備を行うことが可能となります。

今回は、誤請求に関してご紹介しました。誤請求はあってはならないトラブルの1つですが、100%起こらない保証はありません。誤請求しないためにも対策を行い、リスクを低減することが求められています。

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