請求書をEXCELで作成するプロセスと注意点を徹底解説!

2019年11月28日

請求書に必要な項目

私たちの生活の中でも馴染みのある請求書。しかし、いざExcelを活用して自分自身で作成しなければならなくなった場合、「どのように作成すればいいのか、まったく解らない」と困惑してしまう人は少なくないでしょう。そこで今回は、事業を運営するにあたり必要不可欠となる請求書を、Excelで作成する作り方について詳しくご紹介します。

請求書を作成する目的

まずは、請求書を作成する目的を把握しましょう。請求書は提供したサービスや商品に対する売掛金を回収するため、取引先に提出する文書です。取引を行った証明になる証憑書類に分類されるため、正確性が求められる重要な書類となります。

とはいえ、請求書を発行することは法律で定められていません。取引を行う両者の間で「請求書は不要」と合意があれば、請求書を発行する義務はないのです。しかし、相手先が請求書の発行を望んでいる場合には対応しなければならず、請求書は支払いをスムーズに促す手立てにもなることからも、現状では殆どの企業は売掛金に対して請求書を発行します。

請求書に必要な項目

請求書には下記の項目が最低限必要となります。自身の事業内容に合わせてカスタマイズしましょう。

請求書に必要な項目
1.タイトル 一目で請求書とわかるように、一番大きく目立つように「請求書」と記載しましょう。
2.請求書発行日 請求書を発行した月日を詳細に記載しましょう。
3.宛名 請求書を送る相手の企業名や個人名を記載しましょう。
4.請求書発行者 請求書発行者の企業名や住所、連絡先を記載しましょう。この時に、企業名だけではなく担当者名や、担当者メールアドレスまで記載してあると大変親切です。
5.請求書ナンバー 請求書ナンバーを請求書毎に振り分けましょう。請求書ナンバーが振り分けられていない場合、同じような内容を行っている別案件と区別がつかなくなるために、必ず請求書ナンバーを振り分けることをお薦めします。
6.請求金額 請求金額を一目で分かるように記載しましょう。この場合(税込)と記載すると良いでしょう。
7.内訳 必ず、何に対する請求か第三者にも分かるように、内訳を詳細に記載しましょう。
8.単価 商品やサービスの単価をそれぞれ記載しましょう。
9.小計 税抜きの小計金額を記載しましょう。
10.消費税額 軽減税率対象品と対象外品の消費税額を区別して記載しましょう。
11.総合計金額 小計、消費税を合わせた総合計金額を記載しましょう。総合金額の金額が請求金額となります。
12.振込先 銀行振込の場合には必ず、振込先を記載しましょう。口座名通りに記載しないと、振込されていないトラブルも発生し兼ねないために、正確に記載しましょう。
13.振込手数料有無 銀行振込の場合、手数料をどちらが持つか契約時などに相談しておきましょう。手数料の負担をお願いする場合には、お願いする旨を記載しましょう。
14.支払期限 支払期限を定める場合には、支払期限も記載するといいでしょう。

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請求書の形式

請求書に記載すべく項目をピックアップした後は、請求書の形式を決めていきましょう。

用紙の向き

Excelで請求書を作成する場合、用紙の向きを一番初めに決めなくてはなりません。縦書きの場合にはコンパクトにまとめられ、横書きの場合にはワイドに請求書を活用できるため、お好みの向きを選択しましょう。

フォントの大きさ・種類

請求書は誰が見ても内容が分かるように記載しなければならず、見やすいフォントの大きさ・種類を選択する必要があります。特にビジネス用の書類を作成する場合、スタンダードで馴染みのあるフォントの種類を選択するといいでしょう。また、タイトルや請求金額など特に大切な項目はフォントサイズを大きくしてみたり、太文字にしたりと工夫すると見やすくなります。

表とセルの結合

Excelの機能である表やセルの結合を活用して、内訳や単価、小計、消費税、総合計金額欄を設けましょう。

構成はシンプルに

Excelの機能であるセルの結合を使い、シンプルな請求書を作成しましょう。あまり奇抜なデザインよりも、シンプルで誰が見ても請求書であることが分かるものが適切です。

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請求書作成のプロセス

次に、請求書が完成するまでのプロセスをご紹介します。売掛金が発生し、サービスや商品の納品を待って作成される信用取引が主流です。

あらかじめ自作のテンプレートを用意して、日付、宛名、詳細を記入するだけにすると大変便利でしょう。

1)必要事項を記入

発行日、請求書ナンバー、宛名、内訳、単価、小計、消費税額、総合計額を記入します。

2)記入内容を確認

請求書には間違いがあってはなりません。記入した内容を資料などと照らし合わせ確認しましょう。

3)名前を付けて新しいファイルを保存

必ず上書保存ではなく、名前をつけて新しいファイルを保存しましょう。ファイル名は案件名や顧客名と共に請求書ナンバーをファイル名にも記載し、請求書専用フォルダで管理しやすく便利です。

4)請求書を印刷しましょう。

請求書を印刷しましょう

5)写しの請求書を印刷

紙媒体で請求書写しを保管している場合は請求書原本と一緒に印刷しましょう。写しは請求書写し専用ファイルで保管しましょう

6)挨拶状を印刷しましょう。

請求書と一緒に挨拶状も同封しましょう。挨拶状も宛名や日付、送付内容を書き替えるだけの自作のテンプレートを用意すると大変便利です。

7)封筒に宛名を記入

氏名や住所を正しく記載しましょう。誤りや漏れがある場合、相手先に届くことなく返却され、売掛金回収が遅れる原因になりかねません。

8)請求書在中と記載する

封筒の端に「請求書在中」と記載しましょう。文具店や100円ショップで「請求書在中」のスタンプが 販売されているため、活用すると大変便利です。

9)封入・封緘

最後にもう1度内容に誤りや漏れがないことを確認してから、請求書と案内状を1枚ずつ三つ折りし、封入し最後にのりを付けて封緘しましょう。

10)切手を貼る

必ず切手を貼りましょう。切手は郵便物の重さによって異なるため測り器を用意し、その都度に郵便物の重さを計ってから、必要な切手を貼りましょう。貼り忘れや、切手の料金が不足している場合、相手先に届くことなく返却され、売掛金回収が遅れる原因になりかねません。

11)投函

郵便物を投函して一連の作業が完了します。

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請求書をEXCELで作成する際の注意点

請求書をExcelで作成する際の注意点は、以下の通りです。

印刷プレビュー

Excelで請求書を作成した際には必ず印刷する前に印刷プレビューし、印刷範囲や表示されたレイアウトを確認しましょう。

上書保存

上書保存の扱いに注意しましょう。例えば案件Aの請求書ファイルの上から案件Bの内容に編集してしまい、更に「名前をつけて保存」をせずに「上書保存」してしまった場合、案件Aの請求書ファイルの内容は消えてしまうため注意が必要です。

バックアップ

Excelで請求書を作成する場合には、必ず定期的にバックアップを取りましょう。パソコンは予兆なく、突然電源が入らなくなるようなこともあります。

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自分で作るのは面倒くさい!そんな方にはテンプレートダウンロードがおすすめ

これまでExcelで請求書を作成する方法などをご紹介しました。自分自身で作成が難しい場合には、テンプレートの利用がおススメです。事業内容に見合った項目のテンプレートを見つけて活用しましょう。

サイト名:bizocean
形式:Excel
URL: https://www.bizocean.jp/doc/detail/100532/

サイト名:Microsoft
形式:Excel
URL: https://templates.office.com/ja-jp/%E8%AB%8B%E6%B1%82%E6%9B%B8

サイト名:[文書]テンプレートの無料ダウンロード
形式:Excel
URL: https://template.k-solution.info/07/

以上、今回は請求書をExcelで作成する際のプロセスや注意点をご紹介しました。「楽楽明細」では、これまでご紹介してきた請求書作成やテンプレートを活用することなく、請求書の作成から発行、発送までをサポートします。これにより、業務の負担を軽減させることが可能です。ご利用をお考えの場合には、お気軽にご相談ください。

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