2019年7月29日

請求書の送付状、送り状、添え状

取引先に対し、より丁寧な対応をするために、請求書に送付状を同封して送る方法があります。送付状は「送り状」や「添え状」とも呼ばれ、挨拶文や送付した書類の内容を案内するための文書です。

請求書と同封する際、請求書に押印する規定がないように、送付書にも印鑑を押印する規定はありません。送付状については必要に応じて、会社名や担当者の氏名を記載してください。より丁寧な対応をする際は、苗字を印刻された認印を押し、担当者が発行した書類である証明を行うといいでしょう。(※)

以下が送付状に必要な項目となります。

タイトル

一目みて「送付のご案内」と分かるように大きく記載しましょう。

発行した日付

発行した日付を正確に記載しましょう。

宛名

氏名や役職まで明確に記載しましょう。

送付内容

請求書と同封する書類がある場合には記載しましょう。

<例>
請求書 1通
図面書 1通

【挨拶文】

○○株式会社○年○月○日

○○部 ○○様

送付のご案内○○株式会社
○○県○○市○○
TEL/FAX
担当者 ○○ (※印)

拝啓 貴社益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。
表題の件につき以下送付いたします。ご査収のほど宜しくお願い申し上げます。

 敬具

送付内容 請求書  1通 ○○案件
図面書  1通 ○○案件

いつも大変お世話になっております。
先日ご依頼頂きました○○案件のご請求書をお送り致します。
また、先日別途でご連絡頂いた同案件の図面書も一緒にお送り致します。
ご査収の上、お振込みの程、よろしくお願い致します。

<送付書の折り方>

送付書に限らず、A4サイズの書類は3等分に折ります。「送付のご案内」の折り目が上にくるようにし、取引相手が封を開け送付書を手にして、3つ折りにした書類を開いた際に「送付書のご案内」が見えるように封筒の裏側から送付書を封入しましょう。

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まとめとWEB請求書発行システム楽楽明細のご紹介

以上、今回は請求書の送付状、送り状、添え状についてご紹介しました。請求書は私たちの生活の中でも身近な証憑書類です。これまでご紹介してきた請求書作成のマナーやポイントは、1度に要点を覚えきれないかもしれません。しかし、直接利益に繋がる文書であるため、請求書の作成は取引相手に失礼がないように慎重に行う必要があります。

そこでおすすめしたいのが、請求書データをアップロードするだけで簡単WEB発行できる「楽楽明細」です。「楽楽明細」は以下の手順で、難しいルールやマナーに配慮することなく請求書を作成出来ます。

  1. 請求データをCSVデータでアップロード
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  • 発行先ごとに、ダウンロードWEB発行、メールPDFファイル添付、原本郵送を選択できる。

「楽楽明細」を利用して請求書をWEB発行することで、次のように様々なメリットが生まれます。

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