【徹底解説】請求書クラウドシステム選定5つのポイント｜無料と有料やメリットデメリット等の比較など

2019年5月24日

インターネットが一般的に普及して約20年。私たちの暮らしも、飛躍的に変化を遂げてきました。ビジネスの面では電話やFAX、郵送（封書）に代わって、インターネットを利用した取引が頻繁に行われています。また、近年では情報技術（IT）を駆使したクラウドシステムを利用して、請求書をはじめとする書類をクラウド上で作成するサービスも多く誕生してきました。そこで今回は、請求書の作成にクラウドシステムを利用するうえで、覚えておきたいシステム選定のポイントをご紹介します。

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請求書クラウドシステムとは？

「クラウドシステム」という言葉をご存知でしょうか。よくパソコンを利用する人なら、インターネットやテレビ、雑誌などで目にしたり、耳にしたりすることがあるかもしれません。

クラウドシステムの「クラウド」は、英語で雲という意味。クラウドシステムでの「クラウド」はクラウドコンピューティング（cloud computing）の略語でもあり、インターネットを利用してサーバーにデータを保存することを意味する言葉です。クラウド自体は、目にすることはできないインターネット上のシステム。サーバーであるコンピューターにデータを保管することで、パソコンやスマートフォンなどの端末があれば、どこにいてもそのデータを取得することができます。

従来、データを作成したり保存したり、データを別の端末で開いたりする際には、専用ソフトやUSBを購入してソフト上またはUSBにデータを保存する必要がありました。しかしクラウドではこうした作業が不要となり、データは全てクラウドに保存されます。また、クラウド上に保存したデータを、一定数の人々で共有することも可能です。

クラウドシステムはクラウドの機能を活用したサービスであり、私たちの身近にもさまざまな企業が無料または有料でサービスを提供しています。特に無料のクラウドシステムでは、メールアドレスを登録してIDとパスワードを設定することで、クラウドシステムを利用することが可能です。このように、専用のソフトを用意することもなく無料で利用できることもあり、これらクラウドシステムは個人だけではなく法人でも多く利用されるようになりました。

インターネットが一般に普及したことで、ビジネス上でパソコンを利用し、インターネット経由での取引を行うことは当たり前のようになっています。それに伴い、請求書や見積書などビジネス上の重要書類も、請求書クラウドシステムを利用して情報共有するビジネス形態に移行しつつあると言えるでしょう。例えばWEBで請求書を発行すれば、相手先もWEB上でこれを確認することが可能となります。その結果、相手先の会計処理もスムーズに行えるようになり、管理しやすくなるでしょう。

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請求書クラウドシステムのメリット

では、次に請求書クラウドシステムのメリットをご紹介しましょう。これから請求書クラウドシステムの利用をお考えの法人、あるいはフリーランスの方は是非とも参考にしてみてください。

クラウドシステムのメリット①：どこにいても利用できる

端末とインターネットに接続できる環境さえあれば、どこにいても利用することが可能です。例えば、出張中の空き時間でも、請求書などの書類を作成、編集、発行できます。

クラウドシステムのメリット②：経費削減

郵送で書類を送付する場合には、用紙代や印刷代、郵送代などがかかりました。しかし請求書をWEB発行することで、大幅なコスト削減が可能となります。また、用紙を使用しないことでエコにも繋がるでしょう。

クラウドシステムのメリット③：業務効率化の実現

郵送で書類を送付する場合に発生していた、業務稼働も削減することが可能です。また、相手先にもメリットがあり、郵送によるタイムラグなどがなくなるため会計処理がスムーズに行えます。

クラウドシステムのメリット④：システム更新が不要

クラウドシステムでは定期的なシステム更新が不要です。そのため、更新している間に利用できないなどの煩わしさがありません。

クラウドシステムは業務効率化やコスト削減、ヒューマンエラー防止にも繋がる！？

クラウドシステムでは複数の端末で同時編集できます。そのため、業務の効率化やコスト削減が期待できるでしょう。また、同時編集が可能なため何重ものチェックも容易に行えることから、ヒューマンエラー防止にも繋がります。

請求書クラウドシステムで作成！WEB化率と郵送代行

近年、クラウドシステムを活用し、ビジネスの効率化をはかるためのサービスに注目が集まっています。例えばビジネス上で利益を得るために必要不可欠な請求書。請求書の作成から相手先へ郵送するまでには、請求書の作成や印刷、捺印、宛名書きとさまざまな工程を踏まなければなりません。
一方で請求クラウドシステムを活用すると、用意されたテンプレートに必要事項を入力して作成した見積書や納品書から、WEB上で請求書へ自動変換させることが可能となります。相手先に原本を郵送することなくWEB上で請求書がダウンロードでき、郵送するまでに手間となっていた業務稼働を削減することができるでしょう。

しかし請求書をWEB化する場合、これまで郵送やり取りしていた相手には、請求書をクラウドシステムの活用によってWEB化することについて承諾を得なければなりません。突然クラウドシステムに切り替えて請求書を発行すれば、混乱を招くほか、相手に不信感を与えてしまう可能性もあるでしょう。

近年はIT化が進み、請求書をWEB化することに抵抗を感じることも少なくなりました。今後も、請求書などのWEB化率は上昇していくと予測されるでしょう。しかし、やはり郵送を求める企業もゼロではありません。そのため、原本を必要とする取引にも対応できるよう準備が必要です。そうした場合、例えば郵送代行サービスを利用することで従来の郵送までの作業をカットでき、更なる効率化が実現できます。

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請求書クラウドシステム選定５つのポイントをご紹介

請求書をWEB化するためには、各企業が提供する数多くのクラウドシステムの中から、どのクラウドシステムを利用するか選択しなければなりません。しかし、「どの機能が必要なのかわからない」「決め手がわからない」といった声も多く聞かれます。そこで、クラウドシステムを選択する際におさえておきたい、5つのポイントをご紹介しましょう。

1）請求書クラウドシステムの機能はどこまで必要？

一番のポイントは、やはりクラウドシステムの機能ではないでしょうか。「請求書の作成はエクセルで行いたい」「請求書の作成から集金、入金消込、催促までシステムを利用したい」など、ユーザーごとにニーズは多様です。あるいは細かな機能が多過ぎることで、かえって利用しづらくなるといったデメリットも少なくありません。
例えばWEB帳票発行システムの「楽楽明細」は、発行業務に特化したクラウドシステムです。請求書はもちろん、支払明細書や納品書、領収書などを電子データとしてWEB上で発行することが可能となっています。

2）請求書クラウドシステム料金体型とプランについて

クラウドシステムの利用にはコストが発生します。この利用料金も、選定の際には大切なポイントとなるでしょう。
一般的なクラウドシステムを活用したWEB帳票発行システムでは、導入時の初期費用と月額・年間で支払う料金形態が用意されています。中には使用量や使用機能によって、料金が異なるプランが用意されている場合も少なくありません。なお、多くの場合には支払いにクレジットカードが利用できるため、カード情報を登録すれば、都度の支払い処理が不要となり自動決済でクラウドシステムが利用可能です。なお、「楽楽明細」では初期費用が100,000円、月額は25,000円からの料金プランとなっており、その他にオプション等もご用意しています。

3）郵送代行の有無について

従来、請求書の発行には原本の郵送が必要でしたが、請求書をWEB化することで郵送は不要となります。しかし、相手先の企業によっては原本が必要となり、請求書を郵送しなくてはならないケースもあるでしょう。その場合、郵送の手間を省くために、請求書の郵送代行サービスを行ってくれるクラウドシステムが良いかもしれません。特に原本郵送の件数が多い場合、自社で郵送手配を行うのでは大きな時間と労力が伴います。

4）自社基幹システムや他のソフトとの連携について

「楽楽明細」は、API連携が可能となっているため、自社管理のシステムで作成したデータを連携して、請求書をWEBで発行できます。また、請求書や納品書、顧客データの取り込みも可能です。自社基幹システムとの連携を求める場合、こうした機能の有無は大きな選定ポイントとなるでしょう。

5）請求書のデザインやテンプレートについて

法人で使用する請求書のデザインは、シンプルかつ見やすいことが重要視されています。多くの場合、数種類のテンプレートが用意されているでしょう。請求書をWEB化するにあたり懸念される１つに、この請求書のデザインが挙げられるのです。
長年にわたり使用していた請求書のデザインを変更することに対しては、「相手先が混乱してしまうのでは？」「デザインはそのままにしたい」といった要望がよく聞こえてきます。こうした場合、従来のデザインをそのまま利用できるシステムが好ましいでしょう。「楽楽明細」では、これまで使用してきた請求書のデザインをテンプレートとして再現し、製作することも可能です。

請求書クラウド発行システム「楽楽明細」とは？

「楽楽明細」はビジネスを行ううえで欠かせない請求書や支払明細書などの書類をWEB発行できる、WEB帳票発行クラウドシステムです。WEB発行することにより、紙や切手代のコスト削減だけではなく、業務効率化を実現することが可能となります。無料トライアルもございますので、請求書クラウドシステムの利用をお考えの場合には、是非とも一度お試しください。

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