請求書の封筒に「請求書在中」スタンプは必要?押印の場所とマナーを解説

2020年4月1日

請求書の封筒に印字する「請求書在中」スタンプ。自社で請求書を郵送する際、封筒にスタンプを押すべきかどうか悩んでいませんか?

結論から言うと、「請求書在中」スタンプは必須ではありませんが、あると親切です。

それでは、「請求書在中」スタンプの必要性や、スタンプを押す際のマナーについて詳しく見ていきましょう。

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「請求書在中」の記載は、必須ではないが親切

請求書の封筒に記載する「請求書在中」の添え字は、必須ではありません。

しかし、開封前でも請求書だと判別できるように、取引先の為にスタンプを押しておくケースが多いです。郵便物を仕分けする際に「請求書在中」の記載があるだけでも、他の郵便物と区別しやすくなります。

取引先での請求確認や支払処理の業務効率化にもつながりますから、請求書を送付する際にはできるだけ「請求書在中」の印字をしておくと良いでしょう。

請求書在中スタンプの種類(形・色)

「請求書在中」スタンプを印字する際、どのような書式(文字の向きや色)を選定するとよいのでしょうか。

「請求書在中」スタンプに書式のルールは特に無いため、どのような物でも問題ありません。ただし、見やすさや体裁には配慮した方がよいでしょう。

たとえば、縦長の封筒を使用する場合には「縦書き」のスタンプを、横長の封筒の場合には「横書き」のスタンプにすると見映えがよいです。

また、スタンプの色は、よく目立つように「青」を選ぶケースが一般的です。ただし、青の印字ができない事情があるなら「黒」でも「赤」でも、特に問題はありません。

請求書在中スタンプを押す場所

「請求書在中」スタンプの印字箇所についても、特に決まりはありません。取引先に配慮したいのであれば、見映えや見やすさを重視して印字位置を決めるとよいでしょう。

縦長封筒の場合は表面の左下の部分に縦書きで、横長封筒の場合は表面の右下に横書きで印字するのが一般的です。

あくまで慣例ではありますが、これらの位置に印字しておくと、受け取る側が確認しやすくなります。

発行件数が少ない場合は、手書きでもOK

封筒に印字する「請求書在中」は、スタンプでも手書きでも問題ありません。

郵送する請求書の発行件数が極端に少ない場合は、手書きでも良いでしょう。ちなみに、手書きで「請求書在中」と記載する場合にも、スタンプのように四角い枠線で文字を囲っておくと目立ちやすいです。

発行件数が多い場合は、印字済み封筒を利用する

請求書発行件数が多い場合は、封筒に1枚1枚スタンプを押すよりも、「請求書在中」を印字した専用封筒を用意しておくと便利です。

毎月の請求書発行件数が多い場合は、自前で印刷するよりも、印刷業者へまとめて発注するほうがお得な場合もあります。

参考:封筒の印刷方法・印刷ソフトについて

郵送代行サービスで請求書発行業務を効率化する

この記事では、請求書の封筒に印字する「請求書在中」スタンプの必要性や、記載時のマナーについて紹介しました。

請求書の発行件数が多い場合は、請求書の郵送代行サービスを利用するのも1つの手です。郵送代行サービスでは、封筒の印字から、請求書の封入・送付作業まで、まとめて代行してもらえます。

ちなみに、請求書の自動発行サービス「楽楽明細」では、請求書の電子化だけでなく、請求書の郵送代行サービスにも対応しています。

帳票発行の手間を削減したいという方は、ぜひお気軽にお問合せください。

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