請求書をFAX送信する際の注意点

監修者:冨川 和將(税理士)

請求書をFAX送信する際の注意点

経理担当者として仕事をしていると、ときには自分で判断できないような疑問が生じることがあります。たとえば、取引先から急に請求書をFAXで送信してほしいと依頼されたとき、初めてのケースであるため対応や手順が心配になる場合なども考えられます。ここでは、請求書をFAXするときに注意したいポイントと、請求書に添付する必要がある書類について詳しく紹介します。

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請求書をFAX送信してもよいのか?

取引先が事前に請求金額や請求内容を確認したい場合や、支払い手続きの締切が迫っているため急いでいる場合など、請求書を郵送する前にFAXで送信してほしいと依頼されるケースがあります。一般的に経理担当者が行う対応としては「請求書は原本を郵送する」または「メールに請求書を添付し送付する」というケースが一般的です。そのため、FAXで請求書を送付することは、取引先から依頼されたときにみられるケースであり、基本的には緊急の場合に行われます。

FAXで請求書を送るのは、こちらの都合で送る場合は取引先にこちらの事情を伝えて了承を得たときや、取引先からFAXで取り急ぎ送ってほしいという依頼があった場合のみに限るとよいでしょう。

FAX送信した場合、請求書の原本はどうするか?

FAXで請求書を送付した後、送付した請求書原本の取り扱いが気になるものです。

一般的には社内監査が実施されたときに、領収書や納品書も含め、請求書などの書類は原本保管が基本です。また、法人では請求書の保管期間は10年であり原本保管が原則であるため、取引先から「請求書原本の送付は不要である」といった申し合わせがない限りは、請求書原本は引き渡すことが基本です。そのため請求書の原本はFAXで送信した後に取引先にひき渡した方が安心です。

取引先にさまざまな書類をFAXで送ることはよくありますが、請求書は商品の単価や請求金額、商品・サービス内容などが記載されているため、万が一他社に漏れると会社経営に支障をきたす恐れがあり、重要書類といえます。また、送付する側も受け取る側も見落としや紛失、送り間違いが発生する場合があるので慎重な対応が求められます。

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請求書をFAX送信する方法

請求書をFAXで送る際は、一枚目に送付状を作成し、二枚目以降に請求書をつけて送りましょう。マナーとしてだけでなく、紛失リスクや必要な情報が抜けていることを補うために必要です。送付状は「送り状」、「カバーレター」などと呼ばれることもあります。

FAXを送信したら、必ず取引先に電話またはメールの連絡も忘れないようにしたいものです。ときには送信エラーが発生しすべての枚数が届かないケースがありますし、万が一誤送信をしていないか確認する意味でも取引先への連絡は大切なポイントです。

請求書FAX送信用の送付状

FAX送付状を作成するときに記載しておくべき項目を紹介します。もしFAX送付状のテンプレートが社内にないときには、事前に作成しておくとよいでしょう。

送付状はA4サイズで作成し、「FAX送信日」として右上に請求書を送信する日付を記載しましょう。改行した後、左側に「宛先」を記載します。改行して右側に、「差出人」として送付元の会社と作成者の氏名、電話やFAX番号、メールアドレスなどの連絡先を記載しておくと、取引先に質問があるとき問い合わせをしやすくなります。なお、送付状には社印の押印は必要ありません。

その下には請求書の件名や概要などを記載していきます。「件名」は請求書と記載したり、該当する月を併せて記載してもよいでしょう。「送付内容」については、挨拶文として一般的なビジネスで使う定型の文章を記載します。

たとえば、「拝啓、時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」「下記書類を送付いたしますのでご査収のほどお願い申し上げます」などのような文章を記載し、その下に「送付枚数」を記入していきます。FAX送信する際は送付状を合わせた合計枚数を必ず記載しましょう。枚数を記載しておかなければ、受け取った人が取り忘れをしてしまい、ほかの人の書類に紛れて紛失してしまうといったリスクがあります。また、送信エラーやFAX機の紙が切れてしまうことで未着になり、一部が届かないといったトラブルにも気付きやすくなります。

「請求書の概要」には送付した請求書の内容を記載します。もし、複数の請求書を送信するときにはそれぞれの請求書名を箇条書きで記載し、受け取った人が見やすく、どのような書類が添付されているのかわかりやすいようにする配慮も大切です。「請求書の概要」には送付した内容の品目についての記載と共に「備考欄」を設ける場合もあります。

請求書FAX送信は、迅速な対応が必要!

取引先からの急な依頼で請求書をFAXしなければならないこともあります。経理担当者としては、迅速に対応しなければならないため、事前に送付元や必要事項を記載した送付状のテンプレートを作成しておくと良いでしょう。

ちなみに、WEB帳票発行システム「楽楽明細」では、WEB発行以外にも郵送代行やFAX送信で請求書を発行することができます。

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