請求書を圧着はがきで発行する際の注意点

監修:須栗一浩(税理士)2020年8月5日

請求書の発行にかかるコストを削減するため、圧着はがきを検討していませんか?この記事では、圧着はがきで請求書を発行したいと考えている人に向けて、気をつけたいポイントを解説します。

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圧着はがきとは

圧着はがきは、折り方や接着方法によって分類できます。

手で簡単にはがせるので、受け取った人は手間なく情報を確認できます。圧着はがきは、コート紙や上質紙などさまざまな用紙を使用可能で、求める用途やイメージに合わせて使い分けられるため、多くの企業が利用しています。自社で印刷や圧着ができるタイプや専門業者への加工の依頼が必要なタイプがあります。

圧着はがきの種類

折り方の種類として最もシンプルなのは、用紙を半分に折って接着する「V折り型」です。見開きになるので、はがき2枚分の情報を記載できます。

メインの情報を記載する用紙を両側から2枚の用紙で挟み込む「Z折り型」も、採用している企業が多くなっています。Z折り型の場合、両面をはがすとアルファベットのZのような形になります。情報量が少ない場合には、片面のみをはがす仕様にも変更可能です。

3面のうち2面のみを接着する「L折り型」または「C折り型」もあります。主に往復はがきとして使用され、受け取った人は返信用のはがきの部分を切り取って返信用として使います。

圧着はがきは、接着方法の違いによる分類もあります。接着剤が塗られている用紙に情報を印刷したうえで接着するタイプがあります。最初から接着剤がついているため、用紙には使用期限があります。

情報を印刷した用紙に後からニスを塗って接着するタイプもあります。もともと接着剤が塗られているタイプに比べて、画像が鮮明です。ただ、特殊なニスを使用するため、専門的なスキルをもつ人が必要で、自社で加工するのは難しいです。

情報を印刷した用紙をフィルムでラミネートして圧着するタイプもあります。フィルムを使用する分、他の接着方法に比べるとコストがかかりますが、他の接着方法に比べ印刷が最も見やすく仕上がります。

圧着はがきの郵送料金

サイズや重さの郵便料金の条件を満たせるのであれば、通常はがきの郵便料金による郵送が可能です。1通あたりの郵便料金は日本国内なら一律であり、令和2年7月現在で通常はがきで63円、往復はがきなら126円です。

サイズと重さは、通常はがきは縦の長さが14~15.4cm、横の長さが 9~10.7cm、重さが2~6gです。往復はがきについては縦の長さは通常はがきと同様で、横の長さは折った状態で通常はがきと同じ長さが制限になっています。往復はがきの重さについての制限は、4~12gです。なお、はがきを1000枚以上同時に発送する場合は、郵便料金の割引を受けることができます。

圧着はがきのメリット

通常はがきは文面が見えた状態で郵送されますが、圧着はがきは情報を記載する面を接着するため、封筒で書類を送るのと同じように内容を隠して送ることができます。

また、圧着はがきは情報を記載できる面が広いため、請求書の内訳が多くてもはがき料金で送ることができます。余白ができる場合は、自社の商品やサービスに関する宣伝を印刷してもいいでしょう。たくさんの情報を記載できるうえに通常はがきと同じ郵送料金で送付できるため、コストパフォーマンスにも優れています。

さらに、圧着はがきは受け取った人は開封しないと何が書かれているかわからないため、開封率が高いといわれています。開封率が高ければ、開封されないまま他の書類に混ざって、経理処理が遅れるリスクも防げます。

圧着はがきのデメリット

圧着はがきは湿気に弱く、雨や雪などで濡れた状態では、うまくはがせない場合があります。ただ、濡れてもしっかり乾かせばはがせるようになるので、わかりやすい位置に注意書きをしておくと安心です。

また、圧着はがきは時間が経つと接着剤が劣化するため、未使用での長期保存には適していません。湿気にも弱いことを考慮すると、用紙を保管する際は湿度に気を使い、乾燥剤を使用したりする必要があります。

圧着はがきは複数の用紙を貼り付けるので、重さにも気をつけなければなりません。厚紙を使用したり、インクをたくさん使ったりすると、はがきの重さ制限を超える可能性があります。規定から外れても定形外の郵便物としての送付は可能ですが、料金が割高になり、圧着はがきを選ぶメリットがなくなってしまいます。

請求書発行システム「楽楽明細」なら、請求書発行のコストや手間を削減できる

請求書の発行にかかるコストを削減したいなら、請求書発行システム「楽楽明細」を利用するのもひとつの方法です。「楽楽明細」では請求書のWEB発行ができるので、郵送から切り替えれば郵送費を削減できます。

従来どおりの方法で請求書を送らなければならない場合も、取引先に合わせて発行方法を設定できます。たとえば、基本的にはWEB発行をおこない、個別のニーズに合わせて郵送を選ぶことも可能です。

WEB発行や郵送以外にも、メール添付やFAX送信があります。「楽楽明細」を利用すれば、イレギュラーな状況にもしっかり対応しつつ、請求書の発行を効率化できます。取引先に対してきめ細やかな対応が可能なので、どのような状況でも導入しやすいです。

また、「楽楽明細」では販売管理システムなどからの請求データを取り込むだけで、請求書を発行できます。請求書の郵送にかかるコストだけでなく、担当者の手間も削減可能です。

請求書発行システムの導入でどれくらいコストを削減できるか知りたい方は、以下の試算シートで確認してみてください。

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自社に適した方法で請求書の発行にかかるコストを削減しよう

圧着はがきを使用すれば、封書で請求書を送付するよりもコストを抑えられます。ただし、コスト削減を意識するなら、請求書発行システムを利用すると、より効果的です。自社に適した方法を選び、請求書の発行にかかるコスト削減を目指しましょう。

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