税理士から見る請求書クラウドシステムのメリット

著者:須栗一浩(税理士)2021年1月29日

請求書の発行業務は経理の大事な仕事のひとつですが、細かなミスを見かける事が多いです。請求書を紛失してしまったり、どれが訂正後の請求書だかわからなくなってしまった、という経験はありませんか?

税理士が会社の経理の方とやり取りをしていて、請求書の確認で時間がかかることは少なくありません。正確な会計処理を行う上で請求書の紛失は大問題です。また、取引先へ迷惑をかけることにもなりかねません。このようなトラブルを回避するために、クラウド請求書発行システムを導入することをおすすめする機会が増えてきました。

今回は、税理士が会社の経理との請求書に関するやり取りで困ること、その原因と、クラウド請求書発行システムをおすすめする理由をご説明します。

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目次

    請求書に関するトラブル

    税理士は会社の環境によっていろいろな仕事を引き受けます。 領収書・請求書・通帳のコピーなどを預かって、会計ソフトへ入力をして会計データの作成を請け負うことがあります。これを記帳代行と呼びます。昔は仕訳帳や総勘定元帳などの帳簿へ手書きで記帳していたことから記帳という言葉を使いますが、今では税理士事務所が手書きで帳簿へ記帳することはほとんどありません。

    また、会社の経理が会計ソフトの入力を行い、税理士が会計データの内容をチェックする場合もあります。その場合、請求書通りに入金されているかのチェックを行う仕事もあり、この作業を消し込みと呼びます。記帳代行の場合にも同じ作業が発生します。

    税理士が請求書の発行まで請け負うことはあまりなく、消し込み作業で請求額と入金額に差額が生じる場合には会社の経理へ請求の詳細を確認することになります。この作業に時間がかかることが意外と多いです。

    請求書は存在しているものの、記載されている請求額と実際の入金額が違う場合や、そもそも請求書を紛失してしまっていて確認を取ることができない場合もあります。

    請求書に関するトラブルが起こる理由

    請求書のデータをいろんなところに保存しているため紛失してしまった

    複写式のつづりになっている手書きの請求書を使っている場合には、一束ごと無くさない限りは紛失という問題は起こりません。しかし、最近はExcelなどを使って請求書を作成する会社が多く、作成した請求書データをどこに保存したかが分からなくなってしまうことがあります。

    Excelで請求書を作って保存する場合は、データを保存するフォルダは決めておいたほうがいいでしょう。

    請求額等の訂正があったが、訂正したデータを保存していない

    請求額等の訂正があったが訂正後のデータを保存していなかった、というのも、ありがちなミスです。

    修正前データの管理方法が統一できておらず、どれが最終かわからなくなってしまうというケースも見かけます。

    書類の保存状態がずさんで無くなってしまう

    請求書を紙で作成していてもパソコンで作成していても、保管状態がずさんであれば紛失するリスクがあります。

    紙の書類は、会社の引越しの際に紛失してしまうこともありえます。この状態の会社に税務調査が入ってしまうと証拠書類がないため税務署対応に苦労をすることになります。

    担当者ごとに請求書を発行しており、データの保存先が統一できていない

    最近、経理でも問題にされることが多いのが「属人化」です。

    担当者が1名で(もしくは複数名いてもそれぞれの作業担当が完全に分かれており)、担当者しかその仕事の内容が分からない状態を属人化と呼びます。業務内容がブラックボックス化してしまうと、不健全な業務フローが放置されてしまったり、退職者が出た際の引継ぎの手間がかかったりというリスクが生じます。

    業務の特性上、経理は属人化してしまう傾向が強いですが、できる限り属人化を排除するような仕組みづくりをした方がよいでしょう。

    クラウド請求書発行システム導入のメリット

    クラウド請求書発行システムとは、帳票データをシステムへ取り込むことで、簡単に請求書をWEB、メール等により発行する事ができるシステムです。

    WEB・メール発行だけでなく、郵送・FAX送信にも対応した電子請求書発行システムもあります。

    クラウド請求書発行システムの図

    クラウド請求書発行システム導入のメリットは、次のようなものがあります。

    最終の請求書がクラウド上に保存されるので、紛失などの問題解決につながる

    クラウド請求書発行システムを活用すれば、発行した請求書の紛失や、最終請求書の保存し忘れなどの心配が無くなります。請求書の再発行もシステム上で行えるため、最終発行の請求書を確認することができます。

    請求書発行の手間が大幅に削減されるため、経理業務の生産性の向上が進む

    請求書の発行業務は手間や時間のかかる単純作業ですが、間違えが許されない仕事です。クラウド請求書発行システムを導入することで、単純作業である請求書発行業務、特に手間のかかる折り・封緘封入などの郵送作業の手間がなくなります。その時間をより重要な仕事にあてられるため、生産性の向上に役立ちます。

    電子帳簿保存法に対応した請求書の電子保存が可能になる

    クラウド電子請求書発行システム「楽楽明細」のように電子帳簿保尊法に対応しているシステムを導入すれば、請求書の原本保管を無くす事ができます。(※連携方法によっては対応できないケースもあるので、詳しくはお問い合わせください。)

    まとめ

    請求書は重要な会計書類です。ここを疎かにしてしまうと会社の財務諸表全体の信用を失うことになります。

    経理部の生産性向上やペーパーレス化の第一歩として、クラウド請求書発行システムを導入してみてはいかがでしょうか。

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