請求書・請求書控えの保存期間は?保存の必要性や守るべきルールも解説

請求書・請求書控えの保存期間は?保存の必要性や守るべきルールも解説

請求書は、企業間の取引において商品・サービスの対価を請求する役割がある、非常に重要な書類です。また、正確な取引金額を示すだけでなく、取引の内容を証明する役割もあります。こうした特徴から、請求書は一定期間にわたり保存する必要があることを押さえておきましょう。

本記事では、請求書や請求書控えの保存期間について解説します。また、電子化した請求書を保存する際の法律上のルールについてもお伝えするため、ぜひ参考にしてみてください。

請求書の保存は必要?

初めに、請求書保存の必要性について解説します。受領側・発行側それぞれの立場についてご紹介するため、帳簿書類の管理について改めてご確認ください。

受領側

受領した請求書は、原本の保存および管理が必要となります。その理由は、請求書はビジネスシーンにおける重要書類で、「証憑書類」に該当するためです。証憑書類とは、企業の取引情報を正確に記録し、証明する書類を指します。具体的に証憑書類に該当するのは、以下の書類です。請求書を含む証憑書類は、保存義務があることを押さえておきましょう。

【証憑書類の例】
*請求書
*領収書
*注文書
*納品書
*契約書 など

発行側

請求書の控えを発行した場合は保存が必要です。なお、控えの発行自体は義務付けられていません。しかし、インボイス(適格請求書)を発行した場合は、控えの発行と保存が義務付けられているため、注意が必要です。インボイス制度は令和5年10月から開始されているため、制度に対応した請求業務を行いましょう。

参考:国税庁「適格請求書等の写しの保存」(国税庁)

請求書・請求書控えの保存期間

続いて、請求書や請求書控えの保存期間を解説します。以下では法人と個人事業主それぞれのケースをご紹介しますが、いずれも保存期間は原則として確定申告書の提出期限の翌日から始まる点を押さえておきましょう。

法人の場合

法人の場合、請求書・請求書控えの保存期間は原則として7年間です。ただし、法人税の負担を平準化する「欠損金繰越控除制度」を利用するケースでは、10年間の保存が必要となります。また、インボイス制度に対応した適格請求書についても、7年間の保存が必要です。

個人事業主の場合

個人事業主の場合、請求書・請求書控えの保存期間は原則として5年間です。ただし、たとえ個人事業主であっても、課税売上高が1,000万円を超える課税事業者の場合は、7年間の保存が求められます。また、インボイス制度に対応した適格請求書は、個人事業主の場合も7年間にわたり保存しなければなりません。

請求書・請求書控えの保存方法

ここでは、紙と電子データの2つのケースに分けて、請求書の保管方法を解説します。どちらで保存する場合も、検索性を担保しつつ、書類の形態に合わせた管理をすることが大切です。また、書類は月別もしくは取引先別にまとめる会社が多いです。自社に合った適切な管理方法を確認しておきましょう。

紙の場合

紙の請求書・請求書控えは、紙のまま保存する方法と、電子化して保存する方法があります。

紙→紙

紙のまま保存する場合は、ファイリングした書類を保管するスペースを確保しなければなりません。その際、必要な書類を速やかに閲覧できるように整理し、紛失したり誤って破棄したりすることがないように管理することが大切です。

紙→電子データ

電子化して保存する場合は、電子帳簿保存法の「スキャナ保存」の要件を満たす環境を整備します。

電子帳簿保存法では、企業の税務関係帳簿書類をデータで保存するための決まりごとが定められています。紙の請求書を電子化する際には、ファイルの改ざんや訂正が容易にできないように、PDFなどの形式で保存しなければなりません。加えて、画像の解像度やサイズ、タイムスタンプの付与といった要件も満たすことが必須です。

スキャナ保存の詳しい要件は以下の国税庁のホームページをご確認ください。

参考:国税庁「電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】」(国税庁)

スキャナ保存の体制を整えることで、経理業務のペーパーレス化が可能となり、業務効率化のメリットが期待されています。請求書の電子化をきっかけに、バックオフィス業務全体の業務効率化に取り組んではみてはいかがでしょうか。

電子データの場合

電子帳簿保存法では、電子データで発行、または受領した請求書を、電子データのまま保存することが義務づけられています。このような取引は「電子取引」と呼ばれ、例えば請求書ファイルをメールで送付するケースや、クラウド上の請求書ファイルをダウンロードするケースなどが該当します。

電子帳簿保存法の法改正にともない、2024年1月以降は原則として電子データを紙に出力して保存できなくなりました。これまで、オンラインで受領した請求書をプリントアウトして紙媒体で保管していた会社でも、電子データのまま保管する環境を整える必要があるので注意しましょう。

多くの企業では、電子帳簿保存法に対応した環境で請求書を保存するために、システムの導入による対策を行っています。システム導入によってデータ保存の体制を整備すれば、容易に法律に合った保存環境を整備できます。また、システムによって経理業務を電子化すると、請求書発行・送付の手間を削減して業務効率アップにつながる点も大きなメリットです。

請求書の電子帳簿保存法対応はシステム導入がおすすめ!

ここまで、請求書・請求書控えの保存期間や、保存方法について解説しました。請求業務に関する文書を保存する際は、データ保存のルールを定めた「電子帳簿保存法」を守ることが大切です。システムの導入によって、スムーズに電子帳簿保存法に対応できるようになります。そこでおすすめなのが、電子請求書発行システムの「楽楽明細」です。

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また、電子帳簿保存法の要件を満たしてインボイスや請求書の控えを保存できるのもポイントです。JIIMA認証(=電子帳簿保存法の法的要件を満たしたソフトウェアに与えられる認証)を取得しているため、これから電子帳簿保存法への対応や請求書の電子化を進める企業も安心して導入できます。請求書発行の効率化と法対応を推進するなら、どうぞお気軽に「楽楽明細」にお問い合わせください。

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請求書の保存期間に関するQ&A

Q1. 保存期間を過ぎた請求書は捨ててもいい?

保存期間を過ぎて不要となった請求書であれば、破棄しても構いません。その際は、自社が書類を保存すべき年数を十分に確認した上で、慎重に判断することが大切です。なお、誤って保存期間中の書類を破棄してしまった場合は、青色申告の承認取り消しなどにつながる可能性があるためご注意ください。

Q2. 請求書を廃棄するときはどのように捨てる必要がある?

請求書には企業間の取引に関する機密情報が記載されているため、情報セキュリティに配慮した方法で処分する必要があります。紙媒体の場合は、シュレッダーで細断する方法、焼却する方法、溶解処理する方法が一般的です。

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