WEB請求書を導入するメリットは?普及の背景や切り替え時の注意点も解説

請求書の金額を電卓で確認している様子

近年は「デジタル化」や「ペーパーレス化」が進み、経理業務においても「WEB請求書」を導入する企業が増えています。WEB請求書は紙の請求書で発生していた煩雑な業務を効率化できるとともに、切手代や封筒代などのコスト削減が可能です。

注目度が高まる一方で、「WEB請求書って実際どんなメリットがあるの?」「WEB請求書の導入にはシステムを活用した方がいいの?」と悩んでいませんか?

この記事ではWEB請求書の導入を検討している担当者の方に向けて、WEB請求書のメリットや導入時のポイントを解説します。

WEB請求書とは

WEB請求書とは、オンライン上で送受信を行える請求書です。WEB請求書は電子データの請求書であるため、「電子請求書」とも呼ばれます。

法律上、請求書のやり取りを電子データで行うことに問題はありません。

WEB請求書の作成方法は主に2通りあります。

ExcelやWordで作成した請求書をPDFで出力する方法

送信する際は請求書をメールに添付したり、クラウドサービスに請求書をアップロードし取引先がダウンロードしたりする方法などがあります。

WEB請求書発行システムを利用する方法

WEB請求書発行システムでは、請求書作成から送信・請求後の管理までを一元化できます。取引先に発行が通知され、取引先が請求書を確認・ダウンロードすることで、受領が完了します。

ExcelやWordは多くの人が使い慣れたツールですが、大量の請求書を発行する企業の場合、1件1件送付するのに多くの労力がかかります。

どちらの作成方法を選ぶかは、どれだけコストをかけられるかもポイントです。初期費用を抑えて導入したい場合はExcelやWordの使用を、コストをかけて抜本的な業務効率化を目指す場合はシステムの導入を検討するのがおすすめです。

ただし、初期費用がかかってもシステムの導入は長期的に見ると費用対効果が高い場合があります。導入費に対してどれほど人件費が削減できるのか、試算したうえで導入を決定しましょう。

紙の請求書からWEB請求書に切り替えるメリット

紙の請求書からWEB請求書に切り替えるメリットを3つ紹介します。

コストの削減

紙の請求書には紙、インク、切手、封筒代といったコストがかかります。WEB請求書に切り替えれば、発行や郵送にかかっていた費用や人件費が不要となり、コストを削減できます。

また、WEB請求書は費用面だけでなく、保管・管理面でもコスト削減が可能です。請求書の原本(紙)を保管する場合、ファイリングの手間がかかります。保管場所を確保しなければならないうえ、検索性も低いです。

紙からWEB請求書に切り替えた場合、請求管理をパソコン内で完了できます。紙の請求書を保管する際に使用していたスペースを別の書類や備品の保管スペースとして確保できるうえ、ファイルなどの購入も不要です。

業務の効率化

紙の請求書からWEB請求書に切り替えることで、紙の請求書を発行する際に生じるさまざまな手間や労力を軽減できます。

紙の請求書では、印刷や封入に伴う三つ折りや糊付けなど、小さな手間が多数発生し作業に時間がかかります。手作業で作業するため、請求書の入れ間違えや切手の貼付漏れなどの人為的ミスが発生しがちです。WEB請求書にすれば印刷や送付にかかる手間を削減できると同時に、ミスを減らすことができます。

また、入金管理に必要な消込作業、売上計上時の請求データの転記や突き合わせなど、自動化できる業務が多い点もWEB請求書のメリットです。

WEB請求書を導入することで、手間のかかる経理業務効率化でき、経理担当者の負担軽減が期待できます。

検索や管理の簡易化

保管場所がわかりにくくなる紙の請求書とは違い、WEB請求書は、検索や管理の簡易化が可能です。パソコン内で保管するため、検索や管理がしやすく、請求書を探す手間や労力が省けます。保管場所や管理状況の情報を部署や担当者間で共有しやすい点もメリットです。

さらにWEB請求書システムを利用すれば、請求書の送付状況や取引先の受取状況も確認できます。取引先に請求書が間違いなく届いているか、請求書を確認してもらえたかなど、システムを見ればすぐに把握できるため、「送った」「送っていない」といった行き違いを防止できます。

電子請求書発行システム「楽楽明細」では、取引先の請求書ダウンロード状況の確認はもちろん、ダウンロードしていない取引先にダウンロードを促す通知を送る機能も搭載しています。送付状況や受取状況まで確認できるシステムをお探しの方は、以下で資料をご請求ください。

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WEB請求書を導入する企業が増えている理由

WEB請求書を導入する企業が増えている理由は、WEB請求書が便利だからという理由だけではありません。
以降でWEB請求書を導入する企業が増えている理由を詳しく解説します。

便利でメリットが多い

すでに記載したとおり、WEB請求書の導入にはコスト削減や経理担当者への負荷削減など、さまざまなメリットがあります。

請求書の印刷、封入作業など時間を取られてしまう作業が不要になるため、別の業務へと時間を割けるようになります。紙やインク、切手代など大幅なコストカットが可能です。さらに、紙や封筒を使用しないことは、環境負荷の軽減にも貢献できます。

また、紙の請求書の場合は必ず出社して確認しなければなりません。WEB請求書はネット環境があれば、いつでも、どこでも確認が可能です。テレワークで働いている方でも、出社することなく経理業務をこなせるでしょう。

WEBの請求書は、発行日にすぐに請求書を確認できるため受領側にとってもメリットがあります。

紙の請求書で発生していた課題を解消できることが、WEB請求書を導入する企業が増えている大きな理由です。

電子帳簿保存法の改正があった

2021年度に改正された電子帳簿保存法では、2024年1月より電子取引された請求書は、電子データでの保存が義務化されました。電子データ保存の義務化をきっかけに、WEB請求書を発行できる体制を整える企業が増えています。

また改正された電子帳簿保存法では、電子化データの保存要件が緩和されました。電子帳簿保存の際に必要だった事前承認手続きが廃止され、電子書類を取り扱いやすくなったことも、WEB請求書を導入する企業が増えた要因です。

インボイス制度が施行された

2023年10月から施行されたインボイス制度の開始により、経理業務がさらに煩雑になりました。適格請求書発行事業者の登録番号確認や課税区分の管理など、今まで以上に経理部署の負担が増加したことにより、既存業務の効率化の必要性が高まっています。

株式会社オービックビジネスコンサルタントが経理担当者600名に実施した調査によると、「インボイス制度の施行を受けて経理業務の効率化・自動化の必要性を感じた」と回答したのは66.8%でした。

経理業務の負担軽減は、業務をミスなく円滑に進めるためにも取り組むべき課題です。WEB請求書は経理業務の効率化・自動化を実現するための大切な役割を担っています。

引用元:「OBC、インボイス制度施行の影響について経理担当者に意識調査を実施 ~インボイス制度施行後、初の月末が不安と回答した経理担当は79.5%~」(株式会社オービックビジネスコンサルタント)

郵便料金の値上げ

2024年秋以降に予定されている郵便料金の値上げも、昨今のWEB請求書の導入を加速させる一因です。紙で請求書を送付している場合、郵送料金の値上げによるコスト上昇は避けられません。しかしWEB請求書であれば郵送にかかるコストは0円になるため、郵送料金の値上げ対策にもなります。

WEB請求書に切り替える際の注意点

WEB請求書に切り替える際に必要な注意点を紹介します。

社内外への周知を行う

WEB請求書に切り替える際は、社内外への周知が必要です。

社内には請求書の発行方法や保管に関するルールを再度確認のうえ、変更点を知らせましょう。特に請求書や入金に関わる営業部と経理部への周知は徹底します。請求業務が属人化してしまわないよう、部署全体で理解を深めてください。社内担当者がWEB請求書への理解を深めることで、取引先への周知をスムーズにできます。

発行側がWEB請求書を導入しても、取引先に受領を拒否されたら意味がありません。紙の請求書のみ対応している取引先もあるため、事前に取引先担当者へ送付方法を確認しておきましょう。

取引先によってはWEB請求書の対応がOKでも、原本の送付をお願いされるケースがあります。WEB請求書と紙の請求書を両方発行する場合は、コストや手間が増える可能性があります。可能であればWEB請求書のみの対応にできないか交渉してみましょう。

直接交渉が難しい場合は、WEB請求書の導入メリットや意義を記載した案内文を書面で送付し、承諾を得られるよう試みてください。

セキュリティ対策をする

便利で手軽なWEB請求書ですが、誤送信などが起きてしまうと情報漏えいによって、企業の信頼が失落する可能性があります。

導入時には誤送信といったミスが起きないための防止策、さらに万が一起きてしまった際の対応方法など、セキュリティ対策を整えておかなければなりません。

PDFをメールに添付して送信する場合は、チェックリストを作成する、送信前にダブルチェックをする、誤送信防止ツールを導入するなどのセキュリティ対策が可能です。

WEB請求書システムを利用する場合は、ダウンロードURLにパスワードを付与する、自社のセキュリティソフトを強化するといった対策があります。システム自体にセキュリティ機能があるものの、データを悪用・抜き取られる危険性もゼロではありません。日頃からセキュリティ対策を万全にする意識をもちましょう。

電子帳簿保存法の要件を満たす

WEB請求書を導入する場合は、電子帳簿保存法の要件を満たして請求書を保存する必要があります。

電子帳簿保存法の要件には、以下の2つがあります。

  • 真実性の確保
  • 可視性の確保

「真実性の確保」とは、WEB請求書が改ざんされていないことを証明することです。授受した請求書にタイムスタンプを付与する、変更や追記をした場合は履歴が残るシステムを利用するなどの方法で「真実性の確保」の要件を満たせます。

「可視性の確保」とは、保存したデータを簡単に検索・表示できるようにすることです。必要な請求書をすぐに見つけられるよう、以下の項目をファイル名に記録しておきましょう。

  • 取引年月日およびその他日付
  • 取引金額
  • 取引先

税務署から求められるWEB請求書のダウンロードに応じる場合は、上記の項目の記録のみで十分です。ダウンロードに応じられない場合は、「日付または金額の範囲指定により検索できること」「複数の要件を組み合わせた条件により検索できること」が要件に追加されます。

WEB請求書の作成・送付は専用のシステムが効率的?

WEB請求書の作成・送付は、専用のシステムの利用がおすすめです。システムを導入すれば、請求書の作成から送付まで自動化できます。請求書作成時の人為的ミスを減らせる、セキュリティ対策が講じやすいといったメリットがあり、業務効率化につながります。

システムを利用せず、メール添付で請求書を送信する場合は電子帳簿保存法の要件に適応しているかの確認や発行オペレーションの整理、誤送信を防ぐためのツールの導入など、多方面で考慮すべき点が発生します。

WEB請求書システムを利用すれば、上記の煩雑な工程を一元化できます。会計システムとの連携が可能なシステムであれば、入金処理や売上計上の自動化もできるためさらに効率的です。

システムの導入時には、複数のシステムの機能や料金プラン、導入実績などを比較し、「導入したが社内に定着しなかった」といったトラブルが生じないようにしましょう。

WEB請求書を導入するなら「楽楽明細」がおすすめ

WEB請求書は煩雑な請求業務を効率・自動化できるだけでなく、コスト面やセキュリティ面など多方面でプラスの影響を及ぼします。さらにWEB請求書に特化したシステム導入により、効果はさらに高まります。

初めてWEB請求書システムを導入するなら、電子請求書発行システム「楽楽明細」がおすすめです。「楽楽明細」は帳票データをCSVまたはPDFでアップロードし、送信方法を選ぶだけで、請求書や領収書、見積書などさまざまな帳票を自動で発行・送付できます。

システムが苦手な人でも簡単に操作できる画面仕様になっており、導入後のサポートも充実しています。電子帳簿保存法とインボイス制度に対応したクラウド型電子請求書発行システムのため、法的要件を満たした請求書の発行が可能です。

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WEB請求書についてのQ&A

WEB請求書について、よくあるQ&Aをまとめました。

Q1. WEB請求書でもインボイス制度に対応できる?

WEB請求書でもインボイス制度への対応はできます。「インボイス」とは「適格請求書」の総称です。重要なのはインボイスに必要な事項が請求書に記載されているかどうかであるため、請求書の出力方法に制限はありません。

Q2. WEB請求書と紙の請求書の併用は可能?

WEB請求書と紙の請求書の併用は可能です。ただし、紙の請求書をオンライン上でやり取りした場合は注意が必要です。2024年1月より、オンライン上でやり取りした請求書は電子保存が義務となりました。

しかし、WEB請求書と紙の請求書を併用することで、業務がより煩雑になってしまう恐れがあります。可能であればWEB請求書への統一がおすすめです。

Q3. WEB請求書の保管方法が知りたい

WEB請求書を受け取った場合は、電子データのまま保存しなければなりません。保存する際は電子帳簿保存法の「真実性の確保」と「可視性の確保」の要件を満たす必要があります。詳しくは国税庁ホームページをご確認ください。

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株式会社ラクス「楽楽明細」コラム編集部

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