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請求書をPDFで送ってもいいの?法的に大丈夫?知っておきたいポイント

2016年12月05日

請求書をPDFで送付できればいいと思ったことはありませんか?請求書をPDFで送れば、切手代も必要ありませんし、請求書を送付する作業もずっとラクになるはずです。
でも、そもそもPDFで請求書を送付するのは法的にOKなの?と疑問に思う方もいるかと思います。本記事ではその疑問の答えとともに、PDFを送付する際に気をつけるべき点をご紹介していきます。

請求書はPDFで送付しても大丈夫?

請求の意志表示があれば、請求は有効ですので、PDFで請求書を送付しても法律上は有効です。最近は請求書をメールで送るケースも増えています。その場合、PDFで送るのが一般的です。PDFはエクセルやワードに比べて改ざんや上書きが難しいからです。またPDF形式のファイルは、オンラインで表示した場合も印刷した場合も、作成者の意図した書式が正確に維持されますので、他のデータより不都合が生じにくいという理由もあります。

請求書をPDFする方法

エクセルやワードをPDF化する

Office のプログラムには、ファイルを PDFとして保存、変換できる機能があります。PDF としてエクスポートするには、[ファイル] メニューの [エクスポート] をクリックします。PDFとして保存するには [名前を付けて保存] をクリックします。詳しい手順はドロップダウンリストで [Office プログラム]を選択すると参照できます。

PDF出力機能のついたインストール型の会計ソフトを使用する

最近は弥生会計や勘定奉行など有名な会計ソフトにもPDF出力がついています。また、出力した帳票をダイレクトにメールに添付できる機能がついており、送付する作業も簡単に行えるようになっています。

クラウド型会計ソフトを使用する

クラウド請求書からPDFを直接メール送信することが可能です。送信すると履歴が残り、送信忘れを防げるなど便利な機能がついている場合もあります。他社会計ソフトのデータのインポートに対応していることもあり、従来使用している会計ソフトと併用することもできます。

請求書をPDF化する際に考えたいこと

紙の請求書の場合、印鑑や手書きのサインなどにより、その本人が認めたという証明を行います。ではPDFの請求書の場合はどうするのでしょうか。

デジタル文書に署名するために「電子署名」があります。文字、記号、マークなどの電子署名をすることにより、請求書の正当性を保証することができます。
電子文書に本人の電子署名があれば、電子署名法により紙に記名・押印したものと同等の法的証拠性が与えられます。万が一、電子署名をした請求書を偽造された際には有印私文書偽造に問われ、無印私文書偽造よりも刑が重くなります。その為、電子署名がある請求書は不正が行われにくいといえます。
また電子署名は文書全体を暗号化し、第三者によって内容が不正に改ざんされることを防止してくれます。電子署名を付けることにより、セキュリティを強化することができるのです。

電子署名を使用するにはデジタルIDを取得するか、または作成する必要があります。単純に印鑑をスキャンしたものとは異なりますのでお気をつけ下さい。詳細を知りたい方は専門家の文書情報管理士に相談するといいでしょう。

PDFで相手に送付する際に気をつけたいこと

PDFで請求書を送付する際に、気をつける3つのポイントを紹介します。

事前に相手に確認する

事前に相手先にPDFで請求書を送付してもよいか確認をしておきましょう。法律上は有効でも、その企業のルールで認められていない場合もあります。また、突然メールで請求書が送られてきたことに腹を立てる方もいらっしゃいます。あらかじめ確認しておけばトラブルを防ぐことができます。
できれば口頭よりも文書でお知らせするのが丁寧で失礼がありません。その際に担当部署のメールアドレスや問い合わせ先を掲載しておくと、先方も問い合わせがしやすくなります。

メールの件名に請求書を添付していることを明記しておく

封筒で送る場合にも朱書きで「請求書在中」と記して、請求書が入っていることを知らせます。メールで送付する場合も同じく、請求書を添付していることがわかるように、件名に【】などを使用して、目立たせると相手にもわかりやすくなります。また、他のメールに紛れてしまうのを防ぐ役割もあります。件名に何月分の請求書なのかまで明記しておくと丁寧です。

パスワードをかける

送信間違いや、何かしらのメールのトラブルに備えて、機密保持の観点からパスワードをつけて送るのがおすすめです。その場合は、請求書を添付したメールとは別に、パスワードのみを知らせるメールを送ります。
相手先に手間をとらせてしまいますので、理解して頂くためにも事前にきちんとお願いしておくことが大切です。

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