請求書をPDF(電子請求書)で取引先に送ってもいい?
原本の保存は必要?法的には大丈夫?知っておきたいポイント

2016年12月05日

請求書をPDF(電子請求書)で取引先に送ってもいい?原本の保存は必要?法的には大丈夫?知っておきたいポイント

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請求書をPDF(電子請求書)のまま取引先へ発行・発送できることをご存知でしょうか。請求書をPDFファイルに変換し、電子請求書として送付した場合、郵送費や印刷代などのコスト削減につながります。しかし、請求書や納品書などの帳票は郵送することが主流であるため、「請求書をPDFで送ることは法的に問題ないのか」「PDFファイルの作成方法が解らない」といった疑問を抱く人も少なくないでしょう。
そこで、今回はそういった疑問にお答えしながら、電子請求書を導入する際に押さえておくべきポイントをご紹介します。

請求書はPDF(電子請求書)のまま取引先に送付しても大丈夫?

平成17年4月1日に「e-文書法」(いーぶんしょほう)が施行され、請求書の電子化(PDF)が法的に有効になりました。請求書の他にも見積書や支払明細書、納品書、領収書など、ビジネス上よく使われる帳票の電子化が認められています。

請求書等の帳票や文書は電子化することで、改ざん防止や印刷時の書式の崩れなどが予防できます。そのため、PDFをメールに添付して送ったり、WEB上にアップしたりすることが一般的になってきました。

これらのことから、各社で帳票や文書の電子化が進み、現在では多くの企業に普及しています。

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請求書のPDF(電子請求書)を作成する方法

次に、請求書のPDFファイル(電子請求書)の作成方法についてご紹介しましょう。

ExcelやWordのデータをPDFに変換

Microsoft OfficeのExcelやWordで請求書を作成する場合には、以下手順で簡単にPDFファイル(電子請求書)へと変換することができます。

名前を付けて保存する際にPDF(電子請求書)へ変換

  1. ExcelやWordで出来上がった請求書ファイルを表示し、[ファイル]から、[名前を付けて保存]を選択します。
  2. [保存するフォルダ]を選択します。
  3. ファイルの種類をPDFに選択し[保存]することで、PDFに変換できます。

エクスポートからPDFへ変換

  1. 出来上がった請求書ファイルを表示し、[ファイル]を選択し、[エクスポート]をクリックします。
  2. 表示されたメニューの中から[PDF/XPSドキュメントの作成]を選択します。
  3. ファイルの種類が[PDF]になっていることを確認し、[発行]することで、PDFに変換できます。

また、近年ではExcelやWordといったOfficeプログラムを持っていなくても、Googleスプレッドシートなどを利用することで、WEB上で簡単にPDF(電子請求書)を作成することが可能となりました。

※使用のExcelやWordのバージョンによっては仕様が異なるため、詳しい手順は各自ご確認下さい。

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PDF(電子請求書)出力機能のついたインストール型の会計ソフト

作成した請求書をPDF出力し、そのままメールに添付する機能が搭載された会計ソフトが近年では主流です。こうしたソフトを用いれば書類管理が容易となり、作業の短縮にも繋がります。

クラウド型会計ソフト

WEB上で管理するクラウド型会計ソフトでも、請求書を作成してPDF(電子請求書)を添付したメールを送ることができます。中には、請求書の送信の有無が管理できる機能が付いているものもあるでしょう。また、会計ソフトは複数名で共有でき、ネット環境と端末さえあればどこでも利用できるため大変便利です。

請求書をPDF(電子請求書)で作成する際に考えたいこと

請求書をPDF(電子請求書)で作成する際に押さえておきたい、3つのポイントをご紹介します。

環境を選ばず閲覧できるファイル形式を選ぶこと

請求書を電子化する場合には、環境を選ばずに閲覧できるファイル形式を選択することが前提条件となります。請求書を受け取る側がどのような環境で電子化された請求書を受け取るかは不透明であるため、環境を選ばず閲覧できるPDF(電子請求書)で作成することが一般的です。

作成したままの仕様・書式が崩れない形式を選ぶこと

請求書を電子化する場合には、作成した仕様・書式が崩れない形式でなければなりません。仕様や形式が崩れてしまっては、請求書としてみなされない場合もあります。そのため、仕様・書式が崩れない形式であるPDF(電子請求書)で作成しましょう。

ファイル名は明確に

PDF(電子請求書)で請求書を作成する場合には、設定するファイル名を明確にしましょう。案件名や日付、請求書を発行する側の企業名などをファイル名に設定し、一目見ただけで請求書と判断できるようにしましょう。

▼一例
「ご請求書_○○株式会社.pdf」
「○○(案件名)_ご請求書.pdf」
「○年○月○日_ご請求書_○○株式会社.pdf」

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PDFの請求書(電子請求書)を相手に送付する際に気をつけたいこと

次に、請求書をPDF(電子請求書)で送る際に押さえておきたい3つのポイントを紹介します。

相手先に事前確認をする

請求書をPDF(電子請求書)で送る際には、相手先へ事前に確認しましょう。特に請求書を原本郵送していたのにも関わらず、突然PDF(電子請求書)を添付したメールを送ってしまうと、相手先を困惑させてしまうかもしれません。そのため、移行する前に必ず事前確認が必要です。

相手先に事前確認する際には、移行する数カ月前に連絡をすると良いでしょう。口頭ではなく文章で、請求書をPDF(電子請求書)で送ることを伝えてください。その際、問い合わせ窓口として担当部署や担当者名、連絡先を記載することでトラブルを未然に防ぐことができます。

なお、相手先の規定によっては、PDF(電子請求書)を受け取れない場合もあります。あらかじめ、原本を継続的に郵送しなければならない可能性があることも認識しておきましょう。

メールの件名に請求書が添付されていることを明確に記載

請求書をPDF(電子請求書)で作成しメール添付する場合には、請求書が添付されていることが一目で解るよう、件名に「ご請求」や「ご請求書在中」と明確に記載しましょう。その際には他のメールと区別できるよう、【 】隅付き括弧(すみつきかっこ)などを活用してください。また、定期的に取引している場合には、何月分の請求書であるかも記載するといいでしょう。

▼一例
件名「【ご請求書】○○株式会社(請求する側の会社名記載)」
件名「【○月分ご請求書在中】○○株式会社(請求する側の会社名記載)」

パスワードを設定する

情報漏洩対策や機密保持の観点から、請求書をPDF(電子請求書)で発行する場合にはパスワードを設定しましょう。PDFのソフトウェアとして世界中でシェアされているAdobe Acrobatでは、以下のように3種類のパスワードを設定することが可能です。

  • 文章を開くパスワード
  • 権限パスワード
  • 添付ファイルを開くパスワード

▼参考サイト:Adobe Acrobat

ただしパスワードを設定した場合には、請求書を添付したメールとは別にパスワードを知らせるメールが必要です。パスワードを設定する場合にも、相手先に事前に確認を取りましょう。

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請求書のPDF(電子請求書)の原本は保存する必要はある?

原本である紙の請求書の保存は、法人の場合で7年間と定められています。取引の証明書となるため、7年間は破棄することができません。また、7年間の期限は発行日からではなく、法人税の申告期限日となっている点も覚えておきましょう。

平成17年4月1日に「e-文書法」(いーぶんしょほう)が施行され、請求書の電子化(PDF)が法的に認められました。これにより、長期保存を要する帳票や書類も、条件を満たすことで電子データとして保存することが可能になり、その場合には原本の保存は不要となります。

なお、電子データを有効にするには申請が必要なため、国税庁のホームページなどでご確認ください。

▼参考サイト:国税庁ホームページ

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PDFの請求書(電子請求書)に印鑑は必要?

請求書の原本(紙)を発行する場合には請求金額や内訳と共に、会社名、住所、電話番号を記載しましょう。そのうえで、正式な帳票であることを証明するために社印を押します。PDFで請求書を発行する場合にも、社印(角印)の押印が必要です。

請求書は認印である会社名が刻印された社印(角印)の押印が主流であり、これはPDFの場合でも同様です。あらかじめ社印(角印)の印影データを用意して、ExcelやWordで作成した際に取り込みましょう。

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請求書をPDFで(電子請求書)発行するメリットとデメリット

請求書をPDF(電子請求書)で発行する際のメリットとデメリットをご紹介しましょう。

請求書をPDF(電子請求書)で発行するメリット

  • 郵送代や印刷代のコスト削減
  • タイムラグがない
  • 保管場所を取らない
  • 作業効率の向上
  • 環境問題に貢献(エコ)

請求書をPDF(電子請求書)発行するデメリット

  • 導入コストがかかる
  • タイムラグがない
  • データ管理するためのシステム化が必要
  • 電子化できない書類もある

以上、今回は請求書のPDFファイル(電子請求書)の作成方法や送付方法についてご紹介しました。請求書の電子化をお考えの場合には、請求書WEB発行をおこなう楽楽明細へお気軽にご相談ください。

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