請求書をPDFで送る際の注意点。法的な有効性や、印鑑・原本保存の必要性について

請求書をPDFで送る際の注意点。法的な有効性や、印鑑・原本保存の必要性について

2016年12月05日 更新:2020年1月6日

業務効率化・コスト削減の観点から、請求書の発行を紙からPDFへ切り替える企業が増えています。
しかし、経理担当者にとって、請求書発行フローの切り替えには不安がつきものです。
請求書PDF発行のメリットは理解しているものの、懸念事項が多く、紙からPDFへの切り替えを躊躇してしまっていませんか?
そこで今回は、請求書のPDF発行を検討している経理担当者向けに、電子請求書の法的な有効性や、印鑑や原本保存の必要性について解説します。

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請求書はPDF(電子請求書)のまま取引先に送付しても法律上有効?

請求書をPDFでメール添付したり、WEB上からダウンロードしてもらうようにすることは、法律では禁止されていません。

請求書の他にも、見積書・支払明細書・納品書・領収書などの帳票の電子発行が可能です。

ただ、発行した帳票には7年間の保管義務があり、電子発行の場合も例外ではありません。電子発行した帳票をPDFのまま保管するには、別途要件を満たす必要があります。(後程、詳しくご説明します。)

PDFの請求書(電子請求書)に押印は必要?

法的には、紙の請求書であっても押印の義務はありません。しかし、日本の商習慣としては押印するのが一般的です。PDFで請求書を発行する場合にも、社印(角印)を押印した方がよいでしょう。

電子請求書への押印ですが、電子印鑑のような正式なものにする必要はありません。他社事例としては、「請求書をPDF化する際に画像データの押印を埋め込む」という手法を採用する企業が多いです。

画像データを埋め込む作業はPDFソフトでも可能ですし、ExcelやWordで請求書を作成する場合は、元データに画像データを入れてからPDF化してください。

PDF請求書の原本保存は必要?

請求書は、発行側・受取側ともに原本の保存義務があります。法人の場合、保存期間は7年間と定められています。(保存期間は、発行日からではなく、法人税の申告期限日からなので注意してください。)

PDF発行した請求書を保管する際は、PDFを印刷して従来通り紙として保存するか、電子帳簿保存法の要件を満たした上で電子保存する必要があります。

電子帳簿保存法の要件に対応した帳票発行システムを利用すれば、発行側は発行した請求書を電子データとして保管できるので、紙での保管は不要となります。

一方、受取側が請求書を電子データのまま保管するには、受取側でも電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。

ただ、受取側が電子帳簿保存の要件を満たすには、例えば「郵送で受け取る請求書の場合、スキャニングしながらタイムスタンプ付与する」などの対応が必要な為、運用ハードルは高めです。

そのため、受取側はPDFを印刷して従来通り紙として保管するケースが多いです。
※PDFで受け取った請求書も、印刷して保管すれば原本として見なすことができます。

詳細は、国税庁のホームページなどでご確認ください。

参考:帳簿書類の電子化|国税庁(外部サイト)

PDFの請求書(電子請求書)を相手に送付する際に気をつけたいこと

次に、請求書をPDF(電子請求書)で送る際に気をつけるべきポイントを紹介します。

取引先に、請求書をPDF化する旨を事前通知する

請求書をPDF(電子請求書)で送る際には、事前に取引先へ確認しましょう。特に請求書を原本郵送していたのにも関わらず、突然PDF(電子請求書)に切り替える場合は、相手先を困惑させてしまうかもしれません。

取引先に請求書PDF化の事前通知をする際は、移行する2~3月前から連絡をすると良いでしょう。口頭ではなく文章で、「これからは請求書をPDF(電子請求書)で送る」旨を伝えてください。その際、問い合わせ窓口として担当部署や担当者名、連絡先を記載することで、トラブルを未然に防ぐことができます。

なお、取引先の規定によっては、PDFの請求書は受け入れられないという場合もあります。余裕をもって事前通知をして、個別対応しなければならない取引先をリストアップしておきましょう。

PDFファイルにパスワードを設定する

情報漏洩対策や機密保持の観点から、請求書のPDFファイルにはパスワードを設定した方がよいです。

例えば、PDF作成ソフトのAdobe Acrobatでは、以下のように3種類のパスワードを設定できます。

  • 文章を開くパスワード
  • 権限パスワード
  • 添付ファイルを開くパスワード

ただし、PDFファイルにパスワードを設定して取引先に送付する場合、請求書を添付したメールに加えて、別途パスワード通知メールを送る必要があります。

請求書を手作業でメール送付するのは大変なので、取引先が100社を超える場合は発行システムの導入を検討した方がよいです。

ちなみに、WEB帳票発行システム「楽楽明細」では請求書発行を自動化できます。セキュリティを担保しつつ、請求書発行の手間を効率化できます。

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請求書をPDF(電子請求書)で発行するメリットとデメリット

最後に、請求書をPDF(電子請求書)で発行する際のメリットとデメリットを簡単にご紹介します。

請求書をPDF(電子請求書)で発行するメリット

  • 請求書発行業務の単純作業を効率化できる。
  • 請求書の再発行や修正依頼にすぐ対応できる。
  • 郵送費や印刷費などのコストを削減できる。
  • 発着のタイムラグがなくなる。
  • 保管場所をとらない。

請求書をPDF(電子請求書)発行する際の懸念点

  • データ管理するためのシステム化が必要。
  • 導入コストがかかる。
  • 紙の請求書しか受領できない取引先も一定数いる。

請求書発行システムの導入や、取引先への連絡・個別対応などの事前準備が必要になりますが、長い目で見れば請求書を電子化するメリットは大きいです。

参考:請求書電子化のメリットと注意点

まとめ

以上、請求書のPDF発行に関する注意点をご紹介しました。

請求書の電子化をお考えの場合は、請求書WEB発行システム「楽楽明細」までお気軽にご相談ください。

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