電子印鑑とは？作り方や取扱方法、法的効力など徹底解説

監修者：川口 拓哉（税理士）更新日：2023年11月14日

コロナ禍によって加速した「脱ハンコ」の風潮の中で、従来の印鑑に代わって電子印鑑の採用を検討する企業も増えてきているのではないでしょうか。電子印鑑であれば、テレワークでも押印することができるため、「印鑑を押すための出社」をなくすことができます。

この記事では、電子印鑑の導入を検討中の経理担当者に向けて、電子印鑑の基礎知識や電子印鑑を使うメリット・デメリット、電子印鑑の作成方法などについて詳しく解説します。

電子印鑑とは？

電子印鑑のメリット・デメリットや、作り方などを解説する前に、まずは電子印鑑について簡単にご紹介します。

電子印鑑とは？

電子印鑑とは会社印などの印鑑をデータ化したものです。近年WEB上での取引が頻繁に行われるようになりました。メールやWEB上での取引は、パソコンなどの端末とインターネット環境さえあれば、どこにいても行える高い利便性があります。またタイムラグが少ないことからも、見積書や請求書などの書類を、メールやWEB上で相手先に提出するケースが多く見受けられるようになりました。

このようにインターネットを介した取引で活躍するのが、電子印鑑です。電子印鑑を使用すれば、ExcelやWordなどで作成した見積書や請求書に直接、電子印鑑のデータを貼り付けてそのまま取引先に送付することができます。そのため、印刷を行って押印、スキャン、スキャンしたデータを添付する工程をはぶけるため、大変便利であり業務効率が高まるでしょう。

電子印鑑には、どのような種類がある？

電子印鑑には「印影データのみの電子印鑑」「タイムスタンプ情報などが組み込まれている電子印鑑」の2種類があります。以下、それぞれについて簡単に解説します。

「印影データのみの電子印鑑」とは

印鑑を押した際に写る跡である印影をそのままデータ化したのが「印影データのみの電子印鑑」です。印影データのみの電子印鑑は簡単に作成できる反面、改ざんが容易で押印日などの特定もできないため、重要な書類への押印には使用されません。主に、日常業務における認印の代わりとして使用されます。

「タイムスタンプ情報などが組み込まれている電子印鑑」とは

電子印鑑に印鑑の作成者、押印者、押印日時といった識別情報を含んでいるのが「タイムスタンプ情報などが組み込まれている電子印鑑」です。導入にコストがかかる反面、識別情報が組み込まれていることによって「いつ誰が押印したか」がわかるというメリットがあるため、押印の証拠を残す必要がある重要な文書へ押印する際に使用されます。

電子印鑑の法的効力とは？

まず、経済産業省のQAによれば、「特段の定めがある場合を除き、契約に当たり、押印をしなくても、契約の効力に影響は生じない」ことから、そもそも一部の例外を除けば、印鑑の有無で契約の効力が変わることはありません。
出典：経済産業省「押印に関するQA_Q1」

しかし、公的機関に提出する一部の書類においては、押印の有無が法的効力に影響するため押印が必須となります。
その押印には電子印鑑も使用可能なケースもありますが、その場合、電子印鑑が押された文書に電子署名法が定める要件を満たした電子署名が付されているなどの条件を満たしていることが必要になります。

電子印鑑のメリット

以上、電子印鑑の種類と法的効力について解説しました。次に、電子印鑑を利用するメリットとして、以下の３点についてそれぞれ詳しく解説します。

①押印や印刷の手間を削減できる

前述の通り、押印済み書類を取引先にメールで送る場合、通常の印鑑だと「印刷→押印→スキャン→スキャンした書類をメール添付して送信」という4ステップを踏む必要があります。一方、電子印鑑の場合は「書類データへ印鑑データ貼付→メール添付で送信」の2ステップで済むため、押印や印刷の手間を削減することができます。

②紙代・インク代・郵送代を削減できる

①のとおり、電子印鑑を使えば「印刷→押印」というステップがなくなるため、紙代やプリンターのインク代の削減に繋がります。さらに、「紙に押印、紙で郵送」というアナログな方法を「データで押印、データで送信」という方法に変えることができれば、郵送代の削減も実現できるようになります。また、紙が少なくなることでペーパーレス化が推進されるとともに、オンラインでのやり取りは記録に残ることから、書類未着などのトラブルにも対応しやすくなるというメリットもあります。

③在宅勤務でも印鑑を押印できる

「印刷→押印」というステップがなくなることで、コスト削減だけでなく在宅勤務の推進にもつながります。紙の場合は押印のために出社が必要であり、このことは経理担当者が在宅勤務をしづらい原因でもありました。この点、電子印鑑にすれば、押印のための出社が不要になるため、従業員の在宅勤務を推進することができるようになります。

電子印鑑のデメリット・利用する際の注意点

ここまで電子印鑑を利用するメリットを解説しましたが、電子印鑑を利用するにあたってはデメリットと注意点もあります。以下、電子印鑑を利用することのデメリット・利用する際の注意点として、以下の3点についてそれぞれ詳しく解説します。

①2種類の電子印鑑の使い分けが必要

上述したとおり、電子印鑑には「印影データのみの電子印鑑」と「タイムスタンプ情報などが組み込まれている電子印鑑」があるため、それぞれの特徴を理解して電子印鑑を使い分ける必要があります。

②相手先の理解が必要

電子印鑑を使用してデータ化・WEB化した書類で取引する場合には、相手先の理解が必須です。昨今、インターネットを介した取引は頻繁に行われるようになりました。しかし、まだまだビジネス上では書類（原本）を使ったやり取りを重視する企業も残っていることから、相手先がデータ化・WEB化した書類での受け取りを希望しない場合や、そもそも電子メール等を使っておらずデータを受け取ることができない場合もあります。そのため、電子印鑑の導入、また書類のデータ化・WEB化を進める際には事前に相手先の承諾を得るようにしましょう。

③電子印鑑のセキュリティーと安全性

「印影データのみの電子印鑑」は印影があれば容易に復元できるため、セキュリティーや安全性に欠けてしまいます。こうした電子印鑑は悪用されるリスクがあるため注意が必要です。しかし、日付入りの電子印鑑にする、電子印鑑にロックや保護をかけるといった対応をしっかりと行うことで、安心して使うことができるようになります。
なお、契約書や領収書といった重要書類には、改ざんや複製がしにくい、つまりセキュリティーや安全面に優れた「タイムスタンプ情報などが組み込まれている電子印鑑」を使用することをおすすめします。

電子印鑑の作成方法

次に「印影データのみの電子印鑑」「タイムスタンプ情報などが組み込まれている電子印鑑」それぞれの作成方法について解説します。

「印影データのみの電子印鑑」の作成方法

「印影データのみの電子印鑑」であれば、専用のツールを利用せずとも、WordやExcelで作成することができます。ただし、WordやExcelでは印影のみを作成するだけなので、個人の認印としての利用を想定した電子印鑑の作成方法となります。
印影データのみの電子印鑑の作成方法は以下の通りです（Wordでの作成を例にしていますが、手順はExcelでも同じです）。

1. WordまたはExcelで苗字を縦にタイプする
2. 苗字のフォント・色（基本赤系）を調整し、適用サイズに変更する
3. 図形から丸枠を選択し、苗字とのバランスを考えながら、印影になるように調整する
4. それらをグループ化し固定する（＝印影が完成する）
5. 完成した印影を選択して右クリック、「図として保存」、「PNG形式」で保存する

既存の印鑑の印面を流用する場合は、次の手順で作成することができます。

1. 電子印鑑化したいハンコを紙に押す
2. 1をスキャナーでパソコンに取り込む（できるだけ高画質のスキャナーを使うのがポイントです）
3. 白紙のWordファイルもしくはExcelファイルに2で取り込んだ図を挿入する
4. 3の画像をトリミングした上で透過処理を行う（Adobe Expressを利用すると簡単に透過処理することができます）
5. 4を図として保存する

参考：アドビ株式会社ホームページ

「タイムスタンプ情報などが組み込まれている電子印鑑」の作成方法

タイムスタンプ情報が組み込まれている電子印鑑は、有料のサービスで作成することができます。その他、Adobeの「Self-Sign デジタル ID」を取得すれば、PDFに無料で電子署名を付与することが可能です。

参考：アドビ株式会社ホームページ

電子印鑑を請求書などの帳票に使用するには？

次に、作成した電子印鑑を実際に請求書などの帳票に使用する方法を解説します。

「作成した電子印鑑を自分で請求書に貼り付ける

この方法は追加の費用がかからないというメリットがある反面、貼り付け作業（請求書データを編集し画像データを貼り付ける作業）に手間がかかるというデメリットもあります。貼り付ける件数が少ない場合はこの方法でも対応できるでしょう。しかし、ある程度の件数になってくると人の手で対応することは次第に難しくなります。

「電子請求書発行システムを利用する

システムを利用する方法の場合、貼り付け作業はシステムで完結するため、請求書作成者の手間が大幅に削減されます。さらに、電子請求書発行システムを利用すれば、電子印鑑の貼り付けだけでなく請求書の送付作業まで自動で行ってくれます。このことから、従来の「貼り付け→電子メールで取引先へ送付」という作業がなくなり、業務効率化に繋がります。

なお、請求書の押印に使用する印鑑の種類については、以下の記事で詳しく解説しています。

関連記事：請求書に印鑑は必要？印鑑の種類や電子印鑑の法的効力についても解説

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まとめ

電子印鑑について、種類、利用するメリット・デメリットと注意点、作成方法などを解説しました。電子印鑑はとても便利な上に、簡易なものであれば簡単に作成できるので、まだ使ったことがない方はぜひ一度使ってみてはいかがでしょうか。