請求書を郵送する際の注意点や郵送方法を徹底解説

2019年10月4日

私たちの生活の中でも身近な領収書ですが、領収書には、いったいどのような役割があるのでしょうか。
領収書の役割は以下の通りです。

請求書郵送の際の注意点

請求書をお客様の手元に届けるという業務は、金銭のやり取りに関わるために慎重に行わなければなりません。請求書の内容や金額はもちろんの事、ビジネスマナーを含めた注意点に配慮しましょう。ここで、請求書を郵送する際の注意点について詳しくご紹介します。

注意点

1)宛名は黒ボールペン、または黒の油性ペンで書く

封筒に宛名を記載する場合には、黒ボールペンまたは黒の油性ペンで書きましょう。水性ペンの場合は、少しの雨で文字が滲んでしまい、宛名が読み取れなくなる可能性があります。また、鉛筆での記入は消しゴムで簡単に文字が消えてしまうため、改ざん・宛名読み取り不明などのリスクが伴います。そのため、ビジネスでは常にボールペンか油性ペンを使用しましょう。

2)修正テープ、修正ペンは使わない

封筒の宛名を誤って記入してしまった場合、修正テープや修正ペンで修正することなく、新たな封筒を用意しましょう。

3)添え書き

ダイレクトメールや広告目的の封書も多く届くため、他の請求書と区別がつくよう封筒の表の左下に「請求書在中」と記載しましょう。文字の大きさは氏名よりも小さく住所と同等、または一回り小さく書きます。また、色で差別化を図ることも効果的であり、住所が黒文字なら赤や青の油性ペン、またはボールペンで書くと良いでしょう。

「在中」は封筒の中に書類や金品が入っている意味を表す、ビジネスシーンでよく活用される用語です。「請求書在中」の他に「見積書在中」「納品書在中」「保険証在中」「確定申告書在中」「契約書在中」など、封筒の中身に合わせて使い分けができるため、便利な用語として広く知られています。

「請求書在中」の便利なシャチハタ式スタンプも100円均一や文房具店、オフィス文具ネット販売サイトで販売しています。スタンプを使用すれば、「請求書在中」と簡単に封筒に押すことができ、業務も効率化できるでしょう。

4)送付書の同封

請求書を郵送する場合には、請求書と一緒に送付書を同封すると丁寧です。送付書を送る際は宛名や差出人名、年月日、挨拶文と一緒に、銀行振り込み先、振込期限などを記載しましょう

5)書類の折り方

A4サイズの請求書を封筒に入れるためには、封筒に入るサイズに折る必要があります。A4サイズの請求書を折る際には、三つ折りを基本にしましょう。
三つ折りにする際は、請求書を上段、中断、下段に分けて考え、宛名が記載されている上段が上に来るように折ります。そうすることで、相手先が書類を開ける際に一番はじめに目にするのが自身の宛名となり、いい印象を与えられると考えられています。

6)郵便物の重さに適応した切手を貼りましょう。

切手代が不足しているとトラブルを招きかねません。トラブルを避けるためにも、郵便物の重さを1つ1つ確認し、重さに合わせて切手を貼りましょう。郵送準備の際、郵便物の重さを量るためにレタースケール(計量器)を用意する事をおすすめします。レタースケールが手元にない場合には、郵便窓口で郵便物の重さを確認してから郵送すると安心です。

もしも郵便物の切手代が不足している場合、以下のように郵便物は取扱されます。

差出人住所 差出人住所 消印・押印 郵便のいきさつ
記載あり 区域内 あり 受取人が不足分を支払う
記載あり 区域内 なし 差出人に返送される
記載あり 区域外 受取人が不足分を支払う
記載なし 受取人が不足分を支払う

上記のとおり差出人の住所を記載していても、配達区域外の場合や、既に消印されてしまった場合には、残念ながら差出人に返送されません。差出人に返送されないと、受取人が不足の料金を払わなければならなくなります。受取人が不足の料金を払う状況は大変失礼にあたります。そうならないためにも、しっかりと重さ、厚み、サイズを確認してから送りましょう。

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請求書は信書?

請求書は「信書」に分類されます。信書とは「特定の受取人に対して、差出人が意思や事実を通知する文書」です。
請求書のほかにビジネスで活用される信書は以下の通りです。

信書に該当する書類

請求書、見積書、領収書、申込書、申請書、契約書、依頼書、納品書、照会書、回答書、承諾書

信書は宅配便やメール便では取扱が無く、郵便を利用しなければなりません。
万が一郵便以外で信書を送ってしまった場合には郵便法の違反となるため注意が必要です。
しかし以下の条件を満たすと、宅配便と信書を同封することが可能になります。

  • 荷物と一緒に送る
  • 荷物が主体で信書が付属である
  • 信書の内容が荷物の送付と密接に関連すること
  • 封をしていない無封の状態であること

インターネットで品物を注文した際、荷物と一緒に納品書や請求書が同封されているケースがあります。そうした場合は上記記載の条件を満たしているため、同封が可能となります。

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請求書を郵送で安く発送する方法

最安値で書類を郵送できるミニレター

書類1枚を安価に送りたい場合には、ミニレターがおすすめです。郵便局で取扱いされている商品であり、封筒と便箋が結合している郵便書簡とも呼ばれています。郵便物の重さ25g以内であれば62円で送れるため、普通郵便よりも20円ほど安価で利用することが可能です。ただし、25g以上になると62円が120円となってしまうため注意してください。

ミニレターは送料が安価である点が魅力ではありますが、相手からはハガキと取られるかもしれません。目上の人にハガキを送ることは失礼にあたるので、ビジネスでの活用にはあまり適さないでしょう。

中身が見えない封筒で郵送

請求書はビジネスの取引を証明する証憑書類です。そのため、第三者に内容を知られないようプライバシーを守らなくてはなりません。特に請求書は金銭のやり取りに関わるので、細心の注意が必要となります。請求書を郵送する際は、中身が透けにくい色として知られるグレーやブルー、若竹色(緑)といった封筒を選択することをおすすめします。
また、中身が透けにくい加工がされた封筒や、少し厚めの封筒を活用することもおすすめです。自社のイメージにあった色、形式の封筒を見つけましょう。

以上、今回は請求書の郵送方法についてご紹介しました。請求書を送る際の注意点やビジネスマナーは、いくつも存在します。一度に習得することは困難ですが、請求書を郵送で送る場合にはぜひ参考にしてみてください。

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