納品書の電子化は可能?メリット・デメリットやデータ化の注意点

納品書を電子発行する経理担当者

取引先とのやり取りで発行する「納品書」は電子化することが可能です。納品書は法律上で発行義務のある書類ではありませんが、日本の商習慣では作成するのが一般的となっています。納品書を発行した場合は、一定期間にわたり保存する必要があるため、発行側・受領側ともに効率化が求められています。ただし、納品書の電子データは、電子帳簿保存法に則って保管する必要があります。

この記事では、経理担当者が納品書を電子化して発行するメリット・デメリットや、データ化の注意点を解説します。また、納品書の電子化におすすめのサービスもご紹介するため、ぜひ経理業務で参考にしてみてください。

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納品書を電子化するメリット・デメリット

納品書を電子化すると、業務効率化やコスト削減をはじめとしたさまざまなメリットが期待できます。初めに、納品書を電子化するにあたり確認したいメリット・デメリットの情報を解説します。

メリット

・業務を効率化できる

納品書をデジタル化すれば文書の作成・送付にかかる時間を大幅に短縮できます。従来の紙ベースのやりとりとは異なり、具体的には印刷・三つ折り・封入・郵送・ファイリングなどの手間がかかりません。

・コストを削減できる

発行側の企業は、ペーパーレス化により紙代・印刷代・郵送費などの費用負担を抑えられます。書類の保管スペースも不要です。多数の納品書を取り扱う事業者ほど、大きなコスト削減効果が期待できるでしょう。

・検索性が向上する

データ保存した納品書は、システム上でファイル名や取引先名などの条件を設定して速やかかつ容易に検索できます。検索機能によって過去の納品書を簡単に探せれば、インシデント発生時や引き継ぎ時に便利です。

・取引先へすぐに届けられる

納品書を電子取引で送付する場合、メールに添付したり、クラウド上からダウンロードしたりして共有します。オンラインでの共有により郵送によるタイムラグが発生しないため、リードタイム短縮につながります。

・セキュリティの強化につながる

電子データならシステム上でセキュリティ対策が可能です。電子データ化した納品書は、紙の書類のように物理的に紛失したり劣化したりする心配がなく、金庫や鍵付きキャビネットなどの備品が不要となります。

・ミスを削減できる

納品書作成の業務フローをシステムで自動化すれば、記入ミスや記載項目の抜け漏れを防ぎやすくなります。手作業から自動入力への切り替えによって、人的ミスを削減できます。

【納品書の電子化に関する成功事例】

芦穂崎工業株式会社様は、請求書及び支払明細、納品書、発注伝票を1セットとしたものを毎月300件以上、枚数にすると約10,000枚発行し、その全ての封入、郵送までを手作業で行っていました。
その中で「楽楽明細」を導入した結果、請求書業務にまつわる手作業がほとんどなくなり、経理、購買課担当の請求書印刷・封入作業時間が30時間/月から5時間/月に軽減しました。

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デメリット

納品書を電子化する場合、システム利用の初期費用や月額費用など一定のコストがかかります。また、従来と同様に紙の納品書を求める取引先に対しては、個別に紙の納品書で対応しなければならず、印刷や郵送の手間がかかります。

ただし、多くのケースでは効率化やコスト削減の効果がもたらされるため、全体の費用対効果を踏まえて導入を検討するとよいでしょう。

また、まれにシステム障害をはじめとしたトラブルで書類を閲覧できなくなる可能性があります。これらの電子化によるリスクをできるだけ避けるためにも、事前にインシデント発生時の対応を準備しておくことが大切です。セキュリティ対策が強固なサービスを選ぶとともに、自社の業務フローに合わせて適切なオペレーションを再構築しましょう。

納品書を電子化する方法

納品書を電子化する場合、「エクセル(Excel)やワード(Word)で作成する方法」や「納品書作成システムを活用する方法」があります。このほかに、「紙の納品書をスキャンしてデータ化する方法」もあります。業務効率化を推進するなら、専用システムの導入がおすすめです。各方法のメリット・デメリットを整理し、理解しておきましょう。

エクセルやワードで作成する

Microsoft社のソフト「エクセル」や「ワード」を使って作成する方法です。

<メリット>

これらのソフトをすでに導入している場合は、費用をかけずに書類を電子化できます。

<デメリット>

扱うデータの量が増えるとソフトの動作が重くなる点に注意が必要です。また、作成する納品書の数量が増えるほど、業務負荷が高まります。ヒューマンエラーのリスクが上がる点にも注意しましょう。

納品書作成システムを活用する

納品書をはじめとした電子帳票の作成に特化した専用のシステムを導入する方法です。

<メリット>

納品書作成システムを活用すれば、書類発行の効率を大幅に向上できます。システムに帳票データをアップロードすると、内容を反映した納品書を自動作成できる便利な機能が搭載されているため、業務効率化に効果的です。

<デメリット>

システム導入には初期費用やランニングコストのほか、業務フローの変更にともなう社員教育が必要となります。

このように、納品書の電子化にはさまざまな対応方法がありますが、中長期的な観点でコストメリットが期待できるのは、「納品書作成システムを活用する方法」です。現状の書類発行業務の課題を解決する目的なら、業務の自動化やデータの一元管理を実現できる納品書作成システムの導入を検討するとよいでしょう。

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納品書を電子化する際の注意点

納品書を電子化する際は、社内で発行フローや保管方法を整備するとともに、法制度への対応を進める必要があります。自社の納品書の管理を担う担当者の方は、以下の注意ポイントを押さえておきましょう。

発行した納品書の控えは一定期間の保管が必要

発行した納品書の控えは一定期間にわたり保管するルールがあります。原則として法人は7年間、個人事業主は青色申告・白色申告いずれの場合も5年間にわたり保管しなければなりません。電子データ化後は社内で保管期間を守り、適切に保管しましょう。

納品書の保管方法や保存期間などの基礎知識は、以下の関連記事で解説しています。併せてチェックしてみてください。

関連記事:「納品書の保管・保存期間

電子帳簿保存法の要件に従った保管が必要

帳票書類の電子保存は、「電子帳簿保存法」で定められた要件に則って行う必要があります。その際は、真実性の確保(=改ざん防止の措置を講じる)、検索性の確保(=日付・金額・取引先で検索できる状態にする)、可視性の確保(=ディスプレイやプリンターを備え付ける)などが必須です。

納品書をはじめとしたあらゆる帳票を電子発行できるシステム「楽楽明細」は、電子帳簿保存法やインボイス制度に対応しています。システム側が法的な要件を満たしているため、企業様はシステムを導入するだけでスムーズに法対応できるのが魅力です。

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納品書を電子化するなら専用システムがおすすめ!

ここまで、納品書を電子化するメリット・デメリットや、電子化する方法、注意点までお伝えしました。

納品書は電子化が可能な書類です。電子化により業務効率化やコスト削減の効果が期待できます。紙ベースでの運用と比べて、印刷・封入・郵送・ファイリングにかかる手間と費用を大幅にカットできるのが魅力です。中長期的な運用で業務効率化やコスト削減の効果を出すなら、あらゆる帳票を電子発行できるクラウド型システム「楽楽明細」をおすすめします。

「楽楽明細」には、納品書や請求書などのあらゆる帳票を簡単に発行できる便利な機能が搭載されています。発行可能な帳票は、納品書・請求書・支払明細・領収書・検収書・見積書など種類が豊富です。
また、「楽楽明細」は使いやすさが特長のシステムとなっており、帳票データをCSVまたはPDF形式でアップロードするだけで書類を発行し、取引先まで自動で送付することができます。サポート体制も手厚いため、システム導入に不安がある方にもおすすめです。

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