経理業務をアウトソーシングするメリットと注意点

2020年9月15日

少人数で業務を担っている中小企業の経理業務は、負担が大きくなりがちです。

この記事では中小企業の経理担当者に向けて、経理業務をアウトソーシングするメリットや注意点を解説していきます。

アウトソーシング可能な経理業務とは？

経理業務にはさまざまなものがありますが、その中でアウトソーシング可能な業務は、大きく分けて「毎日の業務」「月次業務」「年次業務」の3つです。

毎日の業務とは、日常的におこなわれる仕事です。たとえば、伝票の整理や記帳、現金の出納管理、受注・出荷・売上の計算などが挙げられます。これらは、日次業務として毎日おこなわれることが一般的です。

月次業務とは、給料の支払いや取引先への請求・回収、取引先への支払い業務など、月に1回おこなわれる業務です。一般的には、決まった締日を設定して、まとめて請求や集計などをおこないます。
経理の中でもっとも重要な仕事といわれている決算処理業務や株主総会の準備、給与でいえば年末調整の計算やそれに係る年一度の業務、決算後の税務申告などは年次業務に入ります。

この記事では、アウトソーシングを取り入れやすい日次業務と月次業務のアウトソーシングについて紹介します。

経理をアウトソーシングするメリット

経理業務をアウトソーシングするメリットは、大きく分けて2つあります。

経理担当者の負担が減る

経理業務をアウトソーシングするメリットとしてまず挙げられるのが、経理担当者の負担軽減です。中小企業の場合は、経理業務を少人数でおこなうことが多いでしょう。そのため、毎日おこなわなければならない伝票の整理や記帳、毎月行う請求書の発行などの業務は大きな負担になります。これらのルーティン業務では、印刷や封筒詰め、郵送などの単純作業が多く含まれます。ここをアウトソーシングすることで、経理担当者は生産性の低い単純作業に時間を割かずに済みます。これにより、経理担当者は企業の未来や目標を描くといった業務に力を発揮しやすくなります。

繁忙期のみ外注する等、融通がききやすい

経理業務は忙しい時期とそうでない時期があることが特徴で、月次業務をおこなう月末や月初め、年次業務を行う期末が繁忙期になる会社が多いでしょう。
繁忙期はさまざまな業務をあわせてこなさなければいけないため、どうしても仕事が滞ったり、残業が多くなったりしがちです。経理をアウトソーシングする際には、月末の作業だけといった依頼もできるので、経理の負担を効率的に減らすことができます。単純に経理の人数を増やしてしまうと、忙しくない時期に仕事がなくなって人が余ってしまい、その分の人件費がかかりすぎるということになります。アウトソーシングなら必要な作業だけを依頼ができるので、コストを抑えながら経理の負担軽減が可能です。

経理をアウトソーシングする際の注意点

経理をアウトソーシングする際に気をつけておきたいポイントが2つあります。

現在の経理業務フロー(仕事の流れ)を外注先と共有することに手間がかかる

経理業務をアウトソーシングする際には、外注先と業務フローを共有する必要があります。経理は各企業によってやり方が違うことも珍しくありません。経理業務をマニュアル化できていない場合は、外注先に業務フローを説明する手間が発生します。

イレギュラー対応の処理が難しい

アウトソーシングは、イレギュラー対応が難しいです。イレギュラー対応処理は、外注先で判断するのは難しいため、どうしても自社での作業と確認が必要になります。そのため、自社内での作業が増えてしまうことがあります。

経理外注のよくある失敗

経理をアウトソーシングした場合によくある失敗としては、「社内工数が思ったよりも削減できない」「想定よりコストがかかり、途中で外注を断念してしまう」ということが挙げられます。

社内工数が思ったよりも削減できない

経理業務は各企業によって異なりますから、自社のやり方をきちんとマニュアル化しなければいけません。このマニュアル化を怠ってしまうと、外注先からの質問に時間を取られてしまう、アウトソーシングした作業の再チェックが必要になるなど、思わぬ作業が増えてしまい、思ったように社内工数を削減できないという結果になりかねません。