PDFで請求書発行するメリットと注意点
(有効性・原本保存・印鑑についても解説)

PDFで請求書発行するメリットと注意点(有効性・原本保存・印鑑についても解説)

監修:須栗一浩(税理士)
2016年12月05日 更新:2020年8月18日

請求書発行を「紙」から「PDF」へ切り替えようと検討しているものの、懸念事項があって躊躇してしまっていませんか?

今回は、請求書のPDF発行を検討している経理担当者向けに、電子請求書の法的な有効性や、印鑑や原本保存の必要性について解説します。

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請求書をPDFで取引先に送付しても法律上有効?

法律上、郵送発行した紙の請求書と、電子発行(メール添付・WEB発行)したPDFの請求書で、有効性に違いはありません。

請求書の他にも、見積書・支払明細書・納品書・領収書などの帳票の電子発行が可能です。

ただ、帳簿書類はその年によって、税法上は7~10年間の保管義務があり、電子発行の場合も同様です。電子発行した帳票をPDFのまま保管するには、別途要件を満たす必要があります(後程、詳しくご説明します)。

PDFで発行した請求書に押印は必要?

法的には、紙の請求書であっても押印の義務はありません。しかし、日本の商習慣としては押印するのが一般的です。PDFで請求書を発行する場合にも、社印(角印)があった方が見た目はいいでしょう。

電子請求書への押印ですが、必ず電子印鑑のような正式なものにする必要はありません。「請求書をPDF化する際に画像データの押印を貼り付ける」という手法を採用する企業が多いです。

画像データを貼り付ける作業はPDFソフトでも可能ですし、ExcelやWordで請求書を作成する場合は、元データに画像データを貼り付けてからPDF化してください。

PDFで発行した請求書の原本保存について

PDFで発行した請求書は、電子帳簿保存法の要件を満たせば電子保存する事ができます。

電子帳簿保存法の要件に対応した帳票発行システムを利用すれば、発行側は発行した請求書を電子データとして保管できるので、紙での保管は不要です。

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一方、受取側が請求書を電子データのまま保管するには、受取側でも電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。

ただ、受取側が電子帳簿保存の要件を満たすには、例えば「郵送で受け取る請求書の場合、スキャニングしたデータにタイムスタンプ付与する」などの対応が必要な為、運用ハードルは高めです。

そのため、受け取ったPDFを印刷して、従来通り紙で保管している会社もあります。

詳細は、国税庁のホームページなどでご確認ください。

参考:帳簿書類の電子化|国税庁(外部サイト)

請求書をPDFで発行する際に気をつけたいこと

次に、請求書をPDFで送る際に気をつけるべきポイントを紹介します。

取引先に、請求書をPDF化する旨を事前通知する

取引先に、請求書発行を紙からPDFに切り替える旨を事前通知しておきましょう。

取引先に請求書PDF化の事前通知をする際は、移行する2~3月前から連絡をするといいでしょう。口頭ではなく文章で、「これからは請求書をPDF(電子請求書)で送る」旨を伝えてください。その際、問い合わせ窓口として担当部署や担当者名、連絡先を記載することで、トラブルを未然に防ぐことができます。

なお、取引先の規定によっては、PDFの請求書は受け入れられないという場合もあります。余裕をもって通知をして、個別対応しなければならない取引先をリストアップしておきましょう。

PDFファイルにパスワードを設定する

情報漏洩対策や機密保持の観点から、PDFファイルにはパスワードを設定しましょう。

例えば、PDF作成ソフトのAdobe Acrobatでは、以下のように3種類のパスワードを設定できます。

  • 文章を開くパスワード
  • 権限パスワード
  • 添付ファイルを開くパスワード

ただし、PDFファイルにパスワードを設定して取引先に送付する場合、請求書を添付したメールに加えて、別途パスワード通知メールを送る必要があります。

請求書を手作業でメール送付するのは大変なので、取引先が100社を超える場合は請求書発行システムの導入を検討してみましょう。

ちなみに、WEB帳票発行システム「楽楽明細」では請求書発行を自動化できます。セキュリティを担保しつつ、請求書発行の手間を効率化できます。

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請求書をPDFで発行するメリットとデメリット

請求書をPDF発行に切り替える場合、取引先への連絡・個別対応などの事前準備が必要になりますが、長い目で見れば請求書を電子化するメリットは大きいです。

請求書をPDFで発行するメリット

  • 請求書発行業務の単純作業を効率化できる。
  • 請求書の再発行や修正依頼にすぐ対応できる。
  • 郵送費や印刷費などのコストを削減できる。
  • 発着のタイムラグがなくなる。
  • 保管場所をとらない。

請求書をPDF発行する際の懸念点

  • データ管理するためのシステム化が必要になる。
  • 導入コストがかかる。
  • 紙の請求書しか受領できない取引先も一定数いるため、個別対応が必要になる。

請求書のPDF発行によるコスト削減効果をカンタン試算!

以下ページにて、請求書発行の電子化による「コスト削減効果」をざっくり試算できる資料を無料配布しています。

帳票発行システム導入の検討にご活用ください。

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※上記資料は、予告なく公開終了することがあります。

まとめ

以上、請求書のPDF発行に関する注意点をご紹介しました。

請求書の電子化をお考えの場合は、請求書WEB発行システム「楽楽明細」までお気軽にご相談ください。

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