請求書を再発行して欲しいと言われた！そんな時はどう対応したらいい？再発行時の注意点もご紹介

2019年11月29日

請求書を紛失したときの再発行

「請求書を紛失してしまった」「再発行をお願いしたい」と取引相手から問い合わせがあった場合。再発行していいのか、あるいは再発行はどうすればいいのかと、慌ててしまう事業者は少なくないでしょう。このような要望へ臨機応変に対応できるよう、あらかじめ知識を身に付けておくことが重要です。そこで今回は、請求書の再発行を求められた場合の対応方法や注意点について詳しくご紹介します。

請求書の役割

請求書は提供したサービスや商品に対する金銭を請求するために相手先へ提出する証憑書類に分類され、取引を証明する文書として活用されています。取引を証明する文書であるため、事実と異なる内容を記載し請求すること、あるいは同じ内容の請求書が存在することは認められません。このことからも、請求書の再発行は慎重に行う必要があります。

請求書紛失の際の再発行

「紛失」により相手先から請求書の再発行を依頼された場合には、二重請求にならないように注意しながら発行しなければなりません。下記の手順を参考に、請求書を再発行してください。

【紛失時の再発行の手順】

1）紛失した請求書の内容確認
相手先の企業名や氏名、再発行を希望する案件名や内容の確認をしましょう。一企業に対して取引案件数が多い場合には、どの案件の請求書であるか、その他に発行した請求書と照らし合わせなければなりません。そのためにも、請求書No.を振り分けると良いでしょう。

2）再発行する請求書を作成する
再発行するための請求書を作成します。再発行と聞くと、前回作成した請求書をそのまま印刷し、捺印を押すだけで問題ないと考える人も少なくないでしょう。しかし、そのままの状態で請求書を発行すると同じ内容の請求書を２件発行したこととなり、二重請求となりかねません。
そのためにも、請求書を再発行する際には再発行する請求書に「再発行」と記載しましょう。また、一目で「再発行の請求書」だと分かるように、赤文字などで目立つように記載する、または市販されているスタンプを押すと安心です。

3）案内状
再発行した請求書を郵送する場合は案内状を同封するケースが通例です。その際には、以下の文例を参考にして下さい。

【再発行請求書と一緒に同封する案内状】

請求書再発行の挨拶文を作成するポイントは、以下の通りとなります。

・請求書紛失のために請求書を再発行する旨を伝える。
・再発行する原因となった請求書が手元に戻った際には請求書を差し替えの上破棄をお願いする旨を伝える。
・たとえ紛失の原因が相手先であっても、おごらず丁寧に対応する。

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請求書の記載内容に変更があったときの再発行

請求書の内容に変更があった場合には、下記の通りに対応しましょう。

記載内容の誤りに気づいた場合

請求書の内容に誤りがあることに気づいた場合には、まず早急に相手先に連絡を取ってください。請求書に誤りがあったことを謝罪し、請求書を訂正した上で再発行する旨を伝えましょう。

1.相手先に請求書の内容に誤りがあったことを謝罪しましょう。
2.訂正した請求書を再発行します。
3.1枚目の請求書の破棄をお願いする。
4.挨拶文は下記文章を参考にして下さい。

記載内容の誤りを指摘された場合

請求書の内容に誤りがあることを相手先から指摘された場合には、発行した請求書の記載内容に誤りがあるか確認し、誤りがあれば早急に謝罪を行った上で請求書を訂正しましょう。。

1.誤りを指摘された内容を確認。
2.誤りが認められた場合、早急に謝罪する。
3.訂正した請求書を再発行する。
4.1枚目の請求書の破棄をお願いする。
5.挨拶文は下記文章を参考にして下さい。

送付前に記載内容に変更が生じた、誤りを発見した場合

手元にまだ発行した請求書がある場合は、簡易的な訂正方法として訂正箇所に二重線を引き、その上から訂正印を押し記載内容を訂正する方法があります。ただし、記載内容に変更があった場合や誤りを発見した場合には、新たに印刷をしましょう。

請求書の日付はどうする？

請求書を再発行した際、請求書に記載された日付を訂正するべきか否かは疑問を抱く方が多いかもしれません。では実際には、どのように対応することが適切なのでしょうか。各状況に応じてご説明します。

紛失による再発行の日付

紛失による再発行の場合、請求書に記載する日付は初回に発行した日付のままで発行するのが通例です。その際には、必ず再発行の文字を目立つように記載し、二重請求でないことを示しましょう。

記載内容に変更があった、誤りを発見した場合の日付

記載内容に変更があった際にも、請求書に記載する日付は初回に発行した日付のままで発行するのが通例となります。その際にも、必ず再発行の文字を目立つように記載し、二重請求でないことを示しましょう。

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支払い期日を過ぎているときはどうする？

請求書紛失のため支払期限間際である、または支払期限が既に経過している場合には、支払期限を新たに設ける必要があります。こうした際は再発行する請求書と共に同封する挨拶状に、支払期限を延長することを伝えてください。また、その延長期限は2週間～1ヶ月程度が望ましいでしょう。

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WEB発行なら即時再発行が可能

請求書に誤りがあったり変更が必要となったりした場合は、請求書の再発行が必要となります。「楽楽明細」では請求書や帳票書類をWEB発行でき、請求書の再発行をスムーズに行うことが可能です。

WEB発行ならタイムラグが少なく、請求書を印刷、捺印、郵送準備するまでの工程を全てカットできます。最短即日で請求書を再発行できるため、自社はもちろん請求書を受け取る側にもメリットがあるでしょう。

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まとめ

今回は請求書の再発行について、詳しくご紹介しました。請求書を再発行する際は二重請求とならないよう「再発行」と記載し、初回に発行した請求書が手元にあれば「破棄」をお願いする必要があります。「楽楽明細」では、WEB上で請求書を発行することが可能です。時間や手間をかけずに請求書を再発行できるため、とても便利でしょう。「楽楽明細」のご利用の場合には、お気軽にご相談ください。

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