請求書の作成・送付の基本は？書類の役割やスムーズな発行のポイント

2024年2月9日

請求書は企業間の取引を証明し、提供したサービスや製品の代金を求める役割を持つ重要な書類です。そのため、請求担当者は正しい書き方や作成・送付方法の注意点を理解しておく必要があります。さらに近年では、電子帳簿保存法の改正やインボイス制度に対応するために、システムを活用して電子化する企業が増えています。

この記事では、請求書の基礎知識から、書き方・送付方法まで詳しく解説します。業務効率化の方法も紹介しているので、経理担当者や請求業務の担当者の方はぜひお役立てください。

「請求書」の役割や発行の目的

初めに、ビジネスシーンにおける請求書の役割や、書類を発行する目的などの基礎知識を解説します。請求書は、請求内容や請求金額を明らかにして、正確な取引を実現するために必要な書類です。重要性を理解した上で、請求書を作成しましょう。

請求書とは

請求書とは、発注者に対して対価を請求する際に提示する書類のことです。請求業務において、支払に関する内容を確定させて文書に明記し、正確に対価を回収する目的で用いられます。そのため、請求書には取引内容、取引金額、振込先口座情報などが記載されます。記載内容について、詳しくは後ほどご紹介するため、ぜひチェックしてみてください。

請求書を発行する理由

発行された請求書は、実際に取引が行われたことの公的な証明となり、発注者と受注者が互いに書面で請求内容を確認できるようになります。これにより、相手方との支払に関するトラブルを予防する意味合いがあるのです。また、自社の帳簿管理の正確な記録を残すためにも、請求書は役立てられています。

見積書や納品書、領収書との違い

ビジネスシーンでは請求書のほかにも取引を証明するさまざまな書類が用いられています。ここでは、見積書、納品書、領収書と請求書の役割の違いを解説します。

見積書との違い

見積書は、取引の前に受注者が概算した取引金額を提示する目的で発行する書類です。発注者は見積書の内容に基づいて発注を判断します。

納品書との違い

納品書は、発注された納品物を納めた際に、受注者が発行する書類です。受注者が契約の履行を証明する目的で用いられます。

領収書との違い

領収書は、発注者から支払われた代金を受領したことの証明として、受注者が発行する書類です。金銭の受け渡しが完了したことを示し、トラブルを防止する意味合いがあります。

請求書を作成・送付する前の確認事項

請求書を作成する際は、取引先と事前に請求内容をすり合わせておくと、手戻りが減り、双方のスムーズな取引につながります。以下の確認事項を参考に、取引先と認識を揃えておくと安心です。

確認すべきポイント	具体的な確認事項
請求書送付方法	PDFファイルなどの電子データを送信するのか、紙書類を郵送するのか
請求日	請求書はどのタイミングで発行するのか（月末、月初など）
支払方法	毎月の取引分をまとめて支払う「掛売方式」、取引が発生する度に支払う「都度方式」のどちらで支払うのか
金額	税込みと税抜きのどちらで記載するのか

なお、請求書の発行方法について、詳しくは以下の関連記事でも解説しています。請求書の発行日の決め方や、発行する際の注意点にも触れているため、ぜひ参考にお読みください。

請求書の作り方

請求書を作成する際は、必要な記載事項を漏れなく含めた書式を用意しましょう。紙やExcelの書式を用いて作成するほかに、専用のシステムを利用して作成する便利な方法もあります。ここでは、請求書の作成方法や記載項目についてお伝えします。

請求書の作成方法

請求書を作成する方法には、紙やExcelの書式を用いるケースや、請求書発行システムを用いるケースがあります。

手書きやExcelで作成する場合は、自社で書式を作成する手間がかかるほか、内容の転記やチェックに多くの時間がかかりやすいのが難点です。そのため、近年は業務効率化の観点から専用のシステムを導入する企業が増えています。

なお、請求書の書き方に法律上の決まりは特にありません。取引相手と必要項目をすり合わせた上で、請求書の書式を検討するとよいでしょう。以降では請求書に記入する記載項目について解説します。

請求書の主な記載項目

請求書には、取引に関する情報のほかに、実際に代金を支払う上で必須となる振込先や支払期限などの情報を記載するのが一般的です。以下の主な記載項目を参考に、必要事項を盛り込みましょう。

請求書発行システムを利用する場合は、これらの基本的な項目を備えたテンプレートが用意されているため安心です。また、インボイス制度に対応したシステムを活用すると、適用税率や消費税額を記載した「適格請求書（インボイス）」をスムーズに発行できます。

記載項目	概要
①「請求書」のタイトル	「請求書」「御請求書」など、何の書類なのかが一目でわかるタイトルを記載します。
②請求書の発行者の氏名または名称	受注者の会社名・住所・部署名などを記載します。
➂請求書を交付する取引先の氏名または名称	発注者の会社名・住所・部署名のほか、必要に応じて担当者名まで記載すると親切です。
④取引年月日	取引が発生した年月日を記載します。
⑤取引内容	品名・品番・数量・単価などを記載します。計算ミスがないよう注意が必要です。
⑥請求金額	合計金額を記載します。
⑦消費税、源泉徴収など	インボイス制度の導入後、適格請求書を発行する場合は、税率ごとに区分して対価と消費税額等を記載します。
⑧発行年月日	書類を発行した年月日を記載します。
⑨振込先	振込先の口座情報や口座名義などを記載します。発注者に振込手数料の負担をお願いする旨を書き添えることもあります。
⑩支払期日	代金の支払期日を記載します。
⑪請求書番号	請求書を管理するための番号を記載します。必須ではないものの、書類の整理に役立ちます。

請求書の記載項目については以下の関連記事でも解説しています。正しい書き方や注意点について詳しく知りたい方はぜひご参考にください。

関連記事：請求書の正しい書き方は？作成方法やマナーとあわせて徹底解説

請求書を作成するときのポイント

テンプレートを作成しておく

請求書を作成する際には、テンプレートを用意しておくことをおすすめします。金額・取引先・日付などを入力するだけで簡単に書類を作成できるようなテンプレートを用意しておけば非常に効率的です。特に、毎月同様の取引が発生する場合は、事務作業の工数削減につながります。

消費税の1円未満の端数処理を行う

請求業務では、1円未満の消費税を「切り捨て」「切り上げ」「四捨五入」のうち企業が任意に選択した方法で端数処理します。端数処理の方式は社内で統一しましょう。インボイス制度の導入後は、10％と8%の税率ごとに税抜価格を合計し、それぞれ1回の端数処理を行って計算するのがルールです。

請求書の端数処理の方法は、インボイス制度の開始にともない変更となっています。以下の関連記事では、端数処理について詳しく解説しています。従来の区分記載請求書等保存方式における処理と、インボイス制度における処理の違いにも触れるため、ぜひ参考にお読みください。

請求書の送り方

最後に、作成した請求書の送り方について解説します。受注者が請求書を送る手段や、手続きのポイントを押さえておきましょう。

請求書の送付方法

ここでは請求書を紙で送付する方法と電子データで送付する方法について解説します。

紙で送付する場合、まずは用紙に印刷し、封入作業を行ってから取引先に郵送します。その際、請求書はA4サイズで印刷し、封筒は長形3号や角形2号を使うケースが般的です。紙の場合、請求書の印刷から三つ折り、封入、郵送作業など、多くの手間と時間がかかる点を押さえておきましょう。

電子データで送付する場合は、PDFなどの形式で保存し、メール送付やクラウド共有といった方法で送付します。ExcelやWordなどのソフトで作成した請求書は、PDF形式で保存し、メールで送付するフローが一般的です。ただし、近年は請求書発行システムを導入する企業が多く、システム上から簡単な操作で請求書を送付できるようになりました。

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請求書を送付するときのポイント

請求漏れがないように管理する必要がある

請求書は企業間のお金の流れに関わる重要な書類であるため、請求漏れがないよう正確に管理しなければなりません。請求書の送付状況や、支払ステータス（「請求書未送付」「送付済み」「入金済み」など）を管理する仕組みを作るとよいでしょう。管理はExcelで行うほか、専用システムで一元管理する方法があります。

発行した請求書の控えは保管する必要がある

発行した請求書の控えは一定期間にわたり保管しなければなりません。原則として法人は7年間、個人事業主は5年間の保管が必要です。請求書を紙で管理する場合は、保管場所の確保や書類を整理する手間が生じることから、保管方法の負担にも注意しましょう。

請求書の作成・送付を効率化するなら専用システムがおすすめ！

今回は、請求書の基礎知識から作成・送付方法まで解説しました。請求書は企業の売上に関わるだけでなく、取引を証明する意味合いがあり、企業の信頼関係にも関わる重要な書類です。請求書を作成・送付する際は、請求書発行システムを導入すると、作業のミスや手間を削減できるというメリットがあります。請求書の作成・送付を効率化するなら、ぜひ「楽楽明細」の導入をご検討ください。

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