請求書を印刷する際の注意点とは?用紙サイズやプリンターの選び方も解説

監修:須栗一浩(税理士) 2020年5月22日

毎月、請求書を紙で印刷して発行しているものの、使っている用紙やプリンターなど、現在のやり方で問題ないか気になっていませんか?

今回は、請求書を印刷する際の注意点や、用紙・プリンターの選び方について解説します。

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請求書の印刷用紙の選び方

まず、請求書の印刷用紙の選び方について解説します。紙質やサイズなどは、どのような種類を選べば良いのでしょうか。

印刷用紙はコピー用紙や再生紙でも問題ない

請求書の用紙の質は、そこまでこだわる必要はありません。一般的なコピー用紙や再生紙でも問題ありません。どの程度の紙質であればよいのか不安な場合は、他社から届いている請求書を確認して用紙選びをしてください。

請求書のサイズはA4が一般的

請求書のサイズに決まりはありませんが、A4サイズが一般的です。B4サイズなど少し大きめの用紙や、A5サイズなどコンパクトなものもありますが、自社で特別な規定やこだわりがないようであればA4サイズにしておくのが無難です。一般的な請求書サイズと揃えておけば、取引先も請求書を管理しやすくなります。

請求書印刷用プリンターの選び方

次に、請求書印刷用プリンターの選び方について解説します。毎月大量の請求書を印刷するのであれば、レーザープリンターがおすすめです。その理由も踏まえつつ、プリンターの種類による特徴や性能の違いなどをみていきましょう。

インクジェットプリンター

インクジェットプリンターは、用紙にインクを直接吹き付けて印刷する仕組みのプリンターです。印刷速度は遅いですが、解像度が高く鮮明な印刷ができるため、画像印刷に適しています。毎月の請求書の印刷枚数がそれほど多くないのであれば、インクジェットプリンターでも問題はないでしょう。

ただし、毎月大量の請求書を印刷する場合は、次に紹介するレーザープリンターがおすすめです。

レーザープリンター

レーザープリンターは、機体内の感光体(ドラム)にインクを噴き付け、そこに用紙を押し付けて印刷する仕組みのプリンターです。速くきれいな文字を印刷できるため、大量の請求書を印刷するのに適しています。
ただし、トナーや感光体といった消耗品は、インクジェットに比べて高額な傾向にあります。また、解像度はあまり高くないので、画像などを鮮明に印刷したい場合には不向きです。印刷内容などを考えつつ、性能を総合的にみて判断してください。

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請求書に印鑑は必要?

請求書を作成する際、印鑑を押印するか否かについて疑問を抱いている方もいるのではないでしょうか。請求書の印鑑は、法律的に必須という訳ではありませんが、マナーとしては印鑑を押すのが一般的です。

デザインとして押印のような形を取る場合には、画像データとして一緒に印刷するといいでしょう。

関連記事:請求書に印鑑は必要?今さら聞けないビジネスマナーを解説

まとめ

請求書印刷などの毎月のルーティン業務は、効率的かつ確実に作業したいものです。

印刷だけでなく、請求書発行フローを見直すことで、さらに効率的に進められる可能性があります。この機会に、自社の請求書印刷の環境や業務の進め方を見直してみてはいかがでしょうか。

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