請求書の自動化2パターン!経理業務を劇的に効率化する方法

監修:須栗一浩(税理士) 2020年5月22日

「請求書の発行時期になると、経理担当者が残業続きになる」といったお悩みをお持ちではありませんか?
請求業務を自動化すれば、繁忙期の業務を劇的に効率化できます。

この記事では、請求データの管理方法別に、請求業務を自動化する方法についてご紹介します。

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請求書の自動化には2パターンある

請求書の発行を自動化する方法は、大きく分けて2パターンあります。1つは「請求書発行システムを導入する方法」、もう1つは「請求書代行会社に依頼する方法」です。

会社の業務量や経理に携わるスタッフの人数、毎月の請求書の発行部数によって、適した改善策は異なるので、どちらの方法を選定するかは自社の状況に応じて検討する必要があります。

次の項目からは、請求データの管理方法別に、請求書発行作業を自動化する方法についてご紹介します。

販売管理システムで請求データを管理している場合

請求データを販売管理システムや自社開発システムで管理している場合、請求書発行を自動化するには「請求書発行システムを導入する方法」と、「代行会社に外注する方法」があります。それぞれについて、詳しくご紹介します。

WEB請求書発行システムを導入して自動化する方法

WEB請求書発行システムとは、請求書をWEBブラウザ上から発行できるシステムです。

請求データのCSVファイルやPDFファイルをWEB上にアップロードするだけで、発行作業を自動化できます。システムによっては、発行先に応じて「WEB発行」「メール添付」「郵送」を割り振りできます。これにより、請求書に関する作業の中でも手間のかかる「印刷、封入、郵送」の作業を減らせます。

システムの導入や運用が不安な場合は、専任のサポート担当者がつく請求書発行システムを選ぶようにしてください。請求に関する作業の負担を低減でき、業務の効率化にも役立ちます。

請求書代行会社に外注する方法

請求書代行会社を利用すると、請求書発行業務を丸投げできます。取引先に合ったフォーマットや送付方法で、作成から送付まで代行してもらえます。CSV形式・PDF形式等で出力した請求データを請求書代行会社に送付するだけなので、自社工数を削減できます。

代行会社によっては、請求代金の回収や消込業務、取引先の与信管理なども依頼できます。請求業務自体に加え、スタッフによる集金や帳票管理にも負担を感じている場合は、このような代行依頼サービスの利用を検討するとよいでしょう。

AccessやExcelで請求データを管理している場合

MicrosoftのAccessやExcelを活用して自社の請求データを管理している場合も、上記で紹介した方法で請求書発行を自動化できます。

「どうしても追加で毎月固定費をかけられず、無料でできる範囲で自動化したい」という場合は、「マクロを組んで請求書作成を自動化する」という方法もあります。この方法なら、追加費用をかけずに作業の一部を自動化できますが、郵送の手間は削減できず、最初にマクロを組む手間もかかります。

目安としては、月間約100~200通以上の請求書を発行するようであれば、WEB請求書発行システムの導入を検討した方がよいです。毎月一定の発行ボリュームがあれば、短期間で効果を実感できるケースが多いです。

WEB請求書発行システムで自動化するメリットと注意点

紙の請求書からWEB請求書発行システムへの移行でどのような利点があり、また何に気を付けるべきなのでしょうか。WEB請求書発行システムによる自動化のメリットと注意点についてご紹介します。

WEB請求書発行システムのメリット

WEB帳票発行システムは、自社で使用している販売管理システムや自社開発システムから出力した請求データ(CSV/PDF等)を取り込むだけで、請求書の発行業務を自動化できます。請求書発行を電子化できれば、発送にかかるコスト(人件費等)と手間を大きく減らせます。また、送付漏れ、紛失などのリスクも低減されます。

郵送にも対応しているWEB請求書発行システムを導入すれば、「基本は電子発行するが、特定の取引先に限り郵送が必要」などのイレギュラー対応もできます。

WEB請求書発行システムの注意点

WEB請求書発行システムを導入する場合は、初期のヒアリングから運用に乗せるまでに1~2か月程かかります。

また、社内で販売管理システムを利用している場合、システムによっては検討中のWEB請求書発行システムと連携ができない場合があるので、事前に確認が必要です。

請求書代行会社に外注するメリットと注意点

次に、請求書代行会社に請求業務全般を外注するメリットと、その注意点についてご紹介します。

請求書代行会社のメリット

請求書代行会社のメリットは、忙しい請求業務を社外に丸投げできる点です。
外注先に請求データを受け渡せば、請求書発行に関する業務をすべて一任できます。

請求書代行会社の注意点

請求書代行会社を利用する際の注意点は、コスト面です。請求書発行の手間は削減できますが、コストが多くかかります。

補足:インサーターで封入作業を自動化する際の注意点

どうしてもシステム導入や代行会社への外注を避けたい場合、「インサーター(卓上封函機)」を導入して請求書の封入作業のみ自動化する事も可能です。

ただし、インサーターは初期投資額が大きく、機器のメンテナンス・維持管理などの保守費用もかかります。そのため、相当数の請求書を毎月発行する会社以外は、導入はできないと思っていいでしょう。

まとめ

この記事では、経理業務の効率化を図るために、請求書を自動化する方法やそのメリット・注意点について紹介しました。

毎月の請求業務は、単調ながら手間のかかる業務です。現在の請求業務を見直し、自社にあった効率化を検討してみてください。

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