請求書発行を自動化する方法は？自社に合った効率化の方法も解説

2024年02月20日

請求書の電子化について、網羅的に解説している記事はこちら＞＞＞

請求書の発行業務は自動化できる？

結論、毎月の業務を圧迫する請求書の発行業務は自動化できます。発行業務を自動化すれば、セキュリティ面の安全性向上や、担当者による誤作業・ヒューマンエラーの軽減など、メリットも多いです。

請求書の発行を自動化する方法は、大きく分けて2つのパターンがあります。

どちらの方法を選ぶかで、自動化できる業務範囲や得られるメリット・費用感が異なります。自社の業務形態・業務フローを振り返り、適切な方法で自動化に取り組んでください。それぞれ、以下で詳しく説明します。

請求書の発行業務を自動化する方法① 請求書発行システムを導入する

請求書発行システムとは、請求データのCSVファイルやPDFファイルをWEB上にアップロードするだけで、請求書の発行ができるシステムのことです。

請求書の発行と受取、管理までを共通のプラットフォーム上でできたり、発行先に応じて「クラウド」「メール」「郵送」といった送付方法を選べたりなど、システムによってさまざま機能が搭載されています。

なお、PDF化した請求書の有効性や、メール送付時のポイントについては以下の記事で詳しく解説しています。

関連記事：「請求書をPDF化した場合の法的な有効性は？電子化のメリット・デメリットについても解説」

関連記事：「請求書をメールで送る際のマナーや文例は？注意点を押さえて業務を楽に」

メリット

請求書発行システムを利用する4つのメリットを紹介します。

①請求書発行業務の効率化が叶う

請求書発行システムを利用するメリットのひとつが、請求書発行業務の効率化です。

請求書発行システムにはさまざまな機能が搭載されており、請求書の「印刷・三つ折り・封入・発送」の作業を自動化します。請求書発行システムに搭載されている具体的な機能例は、以下の通りです。

システムによっては、WEB上で発行した請求書をそのまま送付できたり、取引先に合わせて送付方法を変えたりできます。

請求書発行における面倒な作業を減らし、業務効率化を叶えます。

②コスト削減につながる

請求書発行システムを導入すると、大幅なコスト削減を期待できます。

これまで、紙で請求書を作成していた場合は、紙やプリンターにかかっていた費用が不要になります。

また、手入力ではなく、システム上で請求書を作成するため、請求金額や請求内容の照合・突き合わせ・データ転記にかかっていた時間を短縮できます。正確な業務が叶うことで、ダブルチェックや修正に割いていた時間も減り、残業の削減や生産性向上につながります。

つまり、請求書発行業務に費やしていた経費や人件費を削減できるのです。

③情報の共有がスムーズになる

業務効率化・コスト削減に加えて、請求書発行システムには、チーム内の情報共有をスムーズにする役割があります。

発行作業の内容がデータ化・可視化され、誰もがすぐに対応状況を確認できる状態になるので、情報共有のスピードが格段に上がります。

④業務を標準化できる

請求書発行システム導入により、請求書発行業務の標準化や組織力向上を期待できます。

請求書発行業務は、担当者が固定され、ほかの社員では対応できない「業務の属人化」を招きやすいです。システムによる業務の自動化で、誰でも簡単に作業ができるようになれば、請求書発行業務の標準化、それによる組織力の向上が叶います。

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デメリット

請求書発行システムを利用する上で注意すべき、2つのデメリットを紹介します。

①システムを使いこなすまでに一定期間かかる

請求発行システムを導入する際は、運用を開始し、担当者に使用方法が浸透するまでに一定期間かかります。

運用を開始する前に使用マニュアルを用意したり、研修期間を設けたりするなど、担当者に使用方法をいち早く浸透させるよう工夫してください。

また、システムを選ぶ際は、現場の声を参考にしながら選ぶのがおすすめです。事前に使用感を確認できる機会を設定できれば、操作性に優れた、現場が本当に使いやすいシステムを選択できます。担当者が使いやすいシステムを導入し、いち早く浸透させましょう。

②一定のコストがかかる

請求書発行システムは、システム導入時の初期費用＋月額の利用料金といった費用が発生します。

請求書発行システムによるコスト削減効果が期待できるため、最初は初期費用によりコストが割高でも、中長期的に見れば十分にコスト回収できます。中長期的な視点で、費用対効果が見合っているか確認してください。

請求書発行システムには、社内にサーバーを設置するオンプレミス型と、ネットワーク回線を経由してオンラインで使用するクラウド型の2種類があります。

オンプレミス型は設備投資の初期費用が高額な傾向がある一方、クラウド型は導入コストが低く月額費用のみで済むなど、システムのタイプで費用感に差が生じます。

また、請求発行の機能をどこまで充実させるかにより金額が変わるため、自社の業務状況・フローを鑑みて、効果に見合った料金プランを選択してください。

請求書の発行業務を自動化する方法② 請求書代行会社に外注する

請求書代行会社とは、請求書の発行に関わる業務を代行して対応する会社のことです。

入稿された請求データに基づき、請求書を印刷・封入・発送するのに加え、受領代行・入金確認・与信審査・督促業務も代行してもらえる場合があります。

手間がかかる請求書発行業務を外部のプロフェッショナルにアウトソーシングすることで、社内業務を自動化します。

メリット

請求書代行会社に外注する2つのメリットを紹介します。

①手間のかかる請求業務を社外に任せられる

請求書代行会社に外注する最大のメリットは、手間のかかる請求業務を社外に一任できる点です。

外注先に請求データを受け渡せば、請求書発行に関する業務をすべて任せられるので、社内のリソースをコア業務に割き、会社の経営改善・売上向上に貢献できます。

外注先によっては、取引先に合ったフォーマットや送付方法で、作成から送付までを代行してもらえます。取引先に応じた請求関連の丁寧な対応は、顧客満足度の向上にもつながります。

②請求代金の未回収リスクが減る

請求書代行会社に外注すると、請求代金の未回収リスクを減らせます。

代行会社によっては、請求書発行業務に加えて、請求代金の回収や消込業務、取引先の与信管理まで対応してもらえます。専門性が高い委託業者に回収業務を委託することで、未回収のまま終わるリスクを防げます。

委託範囲は代行会社によって異なるので、事前にきちんと確認しましょう。

デメリット

請求書代行会社に外注する上で、注意すべき2つのデメリットを紹介します。

①外注費がかかる

請求書代行会社に外注すると、外注費が発生します。外部に委託する分、システムを導入して社内対応するより、費用が高額になるため注意が必要です。

請求書の発行を委託する場合、1枚あたり100～200円が費用相場です。WEB発行やメール送付の場合は無料で対応してくれる場合があるものの、郵送時は手数料が料金に上乗せされる可能性に留意しましょう。

請求書発行に関してどこまでの作業を委託するかで費用感は変化するため、料金プランの正確な見積もりをもらい、外注先を見極めてください。

②緊急対応は依頼できない

外注の場合は社内対応と異なり、急ぎの案件や委託内容を超える業務には対応してもらえないケースがあります。

請求書の急な出し直しが発生するなど、委託の範囲内で対応してもらえないトラブルを事前に予測して、別途社内で対応する業務フローを構築しておくのがおすすめです。

請求書の発行業務を自動化する方法【番外編】

請求書発行の業務を自動化するには、システムを導入するか外注するかの方法が考えられます。
そのほかにも、一部の作業・業務を自動化する方法があります。

社内の業務状況によっては、システムや代行会社で全工程を自動化するより、業務を円滑にこなせます。
以降で請求書発行業務を部分的に自動化する方法を2つ紹介しますので、参考にしてください。

Excel・Accessのマクロで“作成”を自動化する

システム導入・代行会社へのアウトソーシングはどちらも費用がかかります。

できるだけ費用を抑えて自動化したい場合に選ばれるのが、ExcelやAccessを利用して自動化する方法です。

データ入力したAccessからデータベースを読み込み、Excel上でマクロ（指示）を組んでダウンロードし、規定の請求書のひな形に出力することで、手入力せずに請求書を発行します。

あくまで請求書の作成・発行の手間を軽減する方法です。データを出力して三つ折り・封入・郵送する手間は削減できません。

安価に請求書の作成を自働化できますが、AccessのクラウドデータをExcelにダウンロードするのに適切なマクロを組む必要があり、手間がかかります。また、DXやITに関する専門的な知識がないと、想定通りに請求書を発行したり、データ出力したりすることができません。トラブルへの対象も難しいです。

社内にDXやITに詳しい、あるいはExcel・Accessの扱いに慣れたスタッフがいない場合は、データの扱いが未経験でも簡単に扱える「請求書発行システム」を利用するほうがおすすめです。

インサーターで“封入”を自動化する

インサーター（卓上封函機、封入封緘機）とは、請求書・明細書・領収書などの重要書類を三つ折り・封入・糊付けまで行う機械を指します。

インサーターを導入すれば、出力した請求書の封入作業を自動化し、作業効率をアップすることが可能です。

あくまで封入作業のみの自動化であるため、請求データの管理や出力作業、封入された請求書の発送対応は社内でする必要があります。

デメリットとして、インサーターを導入するにあたり、多額の初期投資額が必要となる点に考慮しなければなりません。

卓上の簡単な折り加工のみ対応であれば10万円前後で提供されている機械がありますが、折り・封入・糊付けまでを数百枚単位でするには、50万円以上の予算が必要です。

プラスして、機器のメンテナンス・維持管理などの保守費用がかかります。

目安としては、毎月発行する請求書が月間約100～200通以上の枚数に達する場合は、コストメリットが出やすく短期間で効果を実感できるため、システム導入をおすすめします。

例えば電子請求書発行システム「楽楽明細」であれば、初期費用10万円＋月額費用2万5千円※から利用開始できます。

※ 価格は全て税抜表示です。
※ 初期費用は10万円ですが、帳票デザインのカスタマイズが必要な場合は別途費用がかかります。詳しくはお問い合わせください。

費用対効果的に導入しやすいだけでなく、一部の部署のみ導入して効果検証しながら拡大を検討する、といった運用も可能です。

以下ページで、システム導入による「コスト削減効果」を簡単に試算できるシートを無料ダウンロードできます。請求書発行システム導入の検討にぜひご活用ください。

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※上記資料は、予告なく公開終了することがあります。

請求書業務を自動化させるシステムを選ぶポイント

請求書発行システムは、初心者でも扱いやすく、費用対効果に見合った料金プランで運用できる点でおすすめです。

さまざまな会社からリリースされている請求書発行システムの中から自社に合うシステムを見つけるポイントを紹介します。

自社の業務に適した機能を備えているか

自社の業種や業務規模に対し、検討している請求書発行システムの搭載機能が適しているか、確認しておきましょう。

多機能になるほどコストは増えるため、自社の業務の流れ・業務フローと費用対効果を照らし合わせ、必要に応じてシステムの要件定義を実施して、導入を検討しましょう。

システムによっては、料金プランにより使用できる機能が変わる場合があります。自社に適したカスタマイズが可能であれば、機能を調整して導入するのも手です。

また、請求書発行システムにはさまざまな機能が搭載されています。自社で既に導入しているほかのシステムと、機能が重複していないかも事前に確認しておきましょう。

既存のシステムと連携できるか

自社で導入・利用している既存のシステム・ツールと請求書発行システムを連携させることで、業務がより効率化できます。

請求書発行は、経理・会計の業務範囲と密接に関わります。
経理部に事前相談し、自社のワークフロー機能を確認したうえで、データ連携により効率化できるシステムを選びましょう。

具体的には、以下のシステム・ツールが連携できないか、事前に確認しておくことをおすすめします。

基幹システムは、企業活動の根幹である在庫・生産管理や会計などの全データに関わるシステムです。販売管理システムは事業の売上情報を、決済システムは支払い情報を、それぞれ管理しています。

売上や支払いは、請求のデータと密接に関係します。請求書発行システムを基幹システム・販売管理システム・決済システムと連携させると、売上・支払いの情報を請求データと紐づけしやすくなり、請求書発行の業務を円滑に進めることが可能です。

取引先に合わせて請求書を発行できるか

請求書発行システムによっては、フォーマットのカスタマイズが可能です。

取引先によっては、請求書の発行・受け取り方法やフォーマットを個別に指定される場合があるため、柔軟な対応ができるよう、カスタマイズ機能が搭載されたシステムを選ぶのがおすすめです。

加えて、クラウド・メール・郵送・FAXなど送付方法も選べると、自由度が高く多くの顧客に柔軟に対応できます。

導入前後のサポート体制は十分か

請求書発行システムはただ導入するのではなく、自社内でスムーズな運用できるかが重要です。導入前後のサポート体制の有無は、必ずチェックしておきましょう。

セキュリティ対策の詳細や相談窓口の所在を事前に確認するのをおすすめします。
以下のポイントを参考にしてください。

自社と同業者の導入実績を参照すると、受けられるサポートが具体的にイメージできます。

請求書発行業務を自動化するなら「楽楽明細」がおすすめ

電子請求書発行システム「楽楽明細」では、請求データをアップロードするだけで請求書を取引先に合わせて発行できるので、作成から送付までの作業を自動化することが可能です。

様々な販売管理システムとの連携も可能のため、現状の運用体制を大きく変えることなく、業務効率化を実現できます。

導入時のシステム連携や初期設定などで不安がある場合も専任のサポート担当による電話やメールでの丁寧なサポートがあるので、パソコンやシステム操作に不安がある方でも安心してご利用いただくことができます。

また、「楽楽明細」では「WEB発行」だけでなく発行先に応じて「郵送発行」を選ぶこともできるため、どうしても紙で送ってほしいお客様がいる場合にも対応できる点も特徴です。

詳細資料のほかに、無料デモや無料トライアルも用意しております。詳しくは、以下のリンクからお気軽にお問い合わせください。

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請求書の発行を自動化して、業務を最大限効率化しよう！

請求書発行の業務は手間がかかるうえ、人的ミスやヒューマンエラーを誘発しやすいリスクがあります。
業務の大幅な効率化と安定的な運用を図るには、発行業務の自動化を検討しましょう。

自動化の方法は、請求書代行会社への委託やインサーターの購入など複数ありますが、請求書発行システムの導入がおすすめです。

システム導入の際は業務フローを確認のうえ、自社に合ったシステムを選びましょう。

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請求書発行業務の自動化についてのQ&A

Q1. 請求書の発行を自動化すると、税務上の問題は発生する？

請求書の発行を自動化すること自体には、基本的に税務上の問題は発生しません。

ただし、電子帳簿保存法やインボイス制度などの定められたルールに従う必要があります。
請求書をPDFなどの電子データで発行する場合、発行したデータを電子保存・ファイリングする際に、定められた要件を満たして保管しなければならない旨が、電子帳簿保存法で定められています。

また、受領側が仕入税額控除※を受けるためには、インボイス（適格請求書）の記載要件を満たすことが必要です。要件を満たすには、自社の既存システムを入れ替えや改修が必要な場合があります。
※消費税控除の仕組み。二重で消費税がかからないように、仕入にかかる消費税を控除すること。

請求書発行システムを導入する際は、電子帳簿保存法やインボイス制度に対応できるシステムを選ぶのがおすすめです。

「楽楽明細」は電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応しています。詳しくは以下のページよりご確認ください。
「楽楽明細」はインボイス制度・電子帳簿保存法に対応

Q2.請求書の発行を自動化するには、どのような準備が必要？

以下の準備が必要です。

請求書発行システムを利用して請求書をWEB化する場合は封入資材や出力用の用紙の準備が不要となります。自動化する方法に応じて事前に確認しておくのがおすすめです。

Q3.請求書の発行を自動化すると、請求書の保存期間や方法に変更点は発生する？

自動化すること自体で請求書の保存期間・保存方法に変更は発生しません。

保存期間は従来通り、法人企業の場合7年間、個人事業主の場合5年間保存するよう求められます。

電子帳簿保存法の改正により、国税関係帳簿や書類の保存・ファイリングは、電子帳簿による保存／スキャンによる保存／電子取引時の保存　の3区分に分けられ、保存要件が明確に定義されています。
出社せずに仕事をするリモートワーク・テレワークの普及によりペーパーレス化が進行したことで、請求書をデジタル化し、オンラインのクラウド上でデータを電子保存する会社も増えています。
電子取引に関する法規は頻繁に法改正されるため、常に最新の情報をもとに柔軟に対応してください。

参考：国税庁「電子帳簿保存法が改正されました」

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