電子化した請求書の保存方法は？重要な保存要件や保存時の注意点

2025年5月14日

電子帳簿保存法における電子化した請求書の3つの保存方法

電子化した請求書や控えは、電子帳簿保存法に則って保存しましょう。初めに、電子帳簿保存法が定めている中で、請求書に関係のある3つの保存方法「電子取引データの保存」「スキャナ保存」「電子帳簿等保存」について、基礎知識をお伝えします。

電子取引データの保存

電子取引とは、電子メールやクラウドサービスなどの電子的な方法で、請求書をはじめとした取引情報のやり取りをすることを指します。電子帳簿保存法における「電子取引データの保存」のルールでは、インターネットを介してやり取りした電子書類の適切な保存方法が定められています。

スキャナ保存

スキャナ保存とは、紙の請求書などの書類をスキャンして、電子化して保存することを指します。電子帳簿保存法における「スキャナ保存」のルールでは、紙で作成・受領した書類をスキャンして電子化した場合の適切な保存方法が定められています。紙の請求書を受け取る受領側の企業だけでなく、請求書の控えを紙で作成する発行側の企業でも、スキャナ保存をする場合は法対応が必要です。

電子帳簿等保存

電子帳簿等保存とは、システムやアプリなどを使用し、電子データで作成した帳簿や書類を電子データのまま保存することです。こちらは請求書の発行側に関わる法令となります。要件を満たすことで、作成した電子請求書の控えを紙に印刷せず、電子データのまま保存できます。

【出典】国税庁：電子帳簿等保存制度｜特設サイト
URL:https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/index.htm」

請求書の電子化や電子帳簿保存法の要件について、詳しくは以下の関連記事でも解説しています。本記事と併せて参考にしてみてください。

関連記事：請求書は電子化するべき？電子帳簿保存法の要件やメリット・デメリット

電子化した請求書の保存方法において大切なポイント

ここでは、電子化した請求書の保存方法において大切なポイントをお伝えします。前述した「電子取引データの保存」「スキャナ保存」「電子帳簿等保存」は、保存のシーンや状況に違いがあります。その一方で、保存の際に守らなくてはならないことは大きく変わりません。電子請求書を電子帳簿保存法に則って保管するために、以下の点を押さえておきましょう。

電子帳簿保存法に則った保存で大切なこと① 保存要件

1）真実性の確保

保存した電子データに訂正・削除がなく、改ざんされていないことを証明する必要があります。以下の具体例のような保存環境を整備するとよいでしょう。

2）可視性の確保

保存した電子データを必要に応じて表示・検索できる状態にする必要があります。以下の具体例のように、導入や運用へ向けた準備に取り組みましょう。

電子帳簿保存法に則った保存で大切なこと② 保存期間

請求書を含む国税関係帳簿書類には、保存期間が定められています。法人の場合は原則として7年間、個人事業主の場合は原則として5年間にわたり、請求書を保存する必要があります。なお、仕入税額控除を受ける場合は、法人・個人を問わず、該当の請求書を原則7年間保存しなければなりません。

【出典】「No.5930 帳簿書類等の保存期間」（国税庁）
URL:https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/hojin/5930.htm?form=MG0AV3」

【出典】「記帳や帳簿等保存・青色申告」（国税庁）
URL:https://www.nta.go.jp/publication/pamph/koho/kurashi/html/01_2.htm」

電子帳簿保存法に則った保存で大切なこと③ 保存形式

電子書類を保存する際は、改ざんされにくい形式で保存しましょう。一般的には、パスワードによって閲覧・編集・コピーに制限をかけられる「PDF形式」が推奨されています。セキュリティ対策の観点から、PDFファイルのような権限を管理しやすい形式を選ぶとよいでしょう。

請求書のPDF化について、詳しくは以下の関連記事で解説しています。PDF形式での保存について、こちらも参考にしてみてください。

関連記事：「請求書をPDF化した場合の法的な有効性は？電子化のメリット・デメリットについても解説」

電子化した請求書の保存方法における注意点

2024年1月1日以降、電子取引データの受領側は、受領した電子書類をデータのまま保存することが義務づけられています。なお、2023年12月31日までは宥恕期間が設けられ、受領後の電子書類を紙に印刷して保存することが認められていました。現在は、電子データのままでの保存が完全義務化されている点に注意が必要です。

請求書が適格請求書の場合は控えを保存しなければならない

インボイス制度に基づいて適格請求書（＝適用税率・消費税額・インボイス登録番号などの必要事項を記載した請求書）を発行した場合、発行側は適格請求書の控えを保存する義務があります。紙・電子データのいずれの方法で適格請求書の控えを発行した場合でも、保存義務がある点に注意しましょう。

電子化した請求書の保存方法を効率化するなら専用システムが便利！

ここまで、電子化した請求書の保存方法を解説しました。業務効率化の目的で請求書を電子化するなら、専用システムを導入する方法がおすすめです。システムを活用すれば、電子帳簿保存法への対応を簡単に実現でき、さらには監査や税務調査の際もスムーズに対応できます。

導入時の注意点としては、請求書の電子保存に関わるシステムは、発行側・受領側の2タイプある点です。

請求書の発行側として、発行から控えの保存まで一連の請求業務を効率化するなら、電子帳票発行システム「楽楽明細」、受領側として、受け取った電子帳票をシステムで保存して一元管理するなら、電子帳簿保存システム「楽楽電子保存」がそれぞれおすすめです。

まず「楽楽明細」にはこんな魅力があります。

「楽楽明細」の魅力①簡単に法対応ができる

電子帳簿保存法やインボイス制度の要件に対応したシステムなので、導入するだけで最新の法律に準拠した社内環境を整備できます。電子請求書の控えを電子保存することで、経理業務の効率化が可能です。

「楽楽明細」の魅力②あらゆる帳票をラクに発行できる

請求書・見積書・注文書・納品書・支払明細書・領収書などのあらゆる帳票をシステム上でラクに発行できます。既存の帳票のデザインをそのまま電子データ化することも可能です。事務処理の自動化やペーパーレス化を実現できます。

「楽楽明細」の魅力③簡単操作で現場に定着しやすい

シンプルなデザインで直感的に使えて、操作方法が簡単です。帳票発行に特化しているので、複雑な機能を使いこなす必要はありません。システムが苦手な方でも安心してお使いいただけて、現場の業務フローに定着しやすい点も魅力です。

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もし受領側として、受け取った電子帳票の保存にお悩みなら、電子請求書の保存や管理がラクになる電子帳簿保存システム「楽楽電子保存」がおすすめです。電子帳簿保存法への対応を簡単・手間いらずに実現できます。スムーズに電子帳簿保存の要件に則った保存ができるようになり、監査も安心です。

「楽楽電子保存」の主な魅力は以下のとおりです。

「楽楽電子保存」の魅力①自動読み取り機能でデータ作成の手間を削減できる

書類の保存ではファイル名の入力や索引簿の作成に手間がかかることが多いです。「楽楽電子保存」なら、「AI-OCR機能」で書類の項目を読み取り、ファイル名や索引簿の作成の手間を軽減できます。

「楽楽電子保存」の魅力②「楽楽明細」との自動連携でデータアップロードすら不要に

「楽楽明細」から受領した書類は、無料かつ自動で連携・保存することができます。データのアップロード作業も不要になることで、さらなる業務効率化を期待できるでしょう。

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記事執筆者紹介

株式会社ラクス「楽楽明細」コラム編集部

「楽楽明細」のコラムでは請求書や領収書、支払明細書などの各種帳票の発行方法や、経理業務を効率化する方法などについてご紹介します！