郵送代行サービスとは？メリット・デメリットや依頼先の選定ポイント

2025年4月14日

郵送代行サービスとは？

郵送代行サービスとは、手間のかかる郵送作業を外部業者が代行するサービスのことです。

書類発行にともない発生する郵送作業は、多くの時間と手間がかかるものの、事業のコア業務ではありません。必ずしも自社の社員が対応する必要がないことから、外部に委託する企業もあります。帳票発行業務の効率化を実現するために、発送作業を外部委託する方法を検討してはいかがでしょうか。

まず郵送代行サービスの主な内容や、費用相場をご紹介します。

郵送代行の主なサービス内容

主なサービス内容は以下の通りで、手間のかかる単純作業を委託できます。サービスによっては、書類の印刷・宛名印字・書類の三つ折り・封筒への封入・郵送手続きといった一連の作業も代行してもらえる場合があります。

郵送代行サービスの費用相場

郵送代行サービスの単価は、「書類のサイズや通数」「郵便物の種類（ハガキ、封書など）」「利用形態（月額固定契約、都度変動契約など）」によって変わります。一般的な請求書の郵送代行サービスの場合、費用の目安は1通あたり150円〜200円程度です。また、取引額の0.5〜3.5％の利用手数料が発生することもあります。2024年10月以降は郵便料金の値上げにともない、郵便代行サービスの料金にも影響が出ているようです。

関連記事：【2024年】郵便料金値上げの内容は？企業への影響と対策方法

郵送代行サービスのメリット・デメリット

続いて、郵送代行サービスを利用するメリット・デメリットを解説します。自社に郵送代行サービスを導入した場合に考えられるメリット・デメリットを確認してみましょう。

メリット

郵送作業にかかる手間を削減できる

郵送代行サービスを利用すれば、郵送にかかる時間と手間を削減できます。取引先へ郵便物を送るまでには、書類の印刷・三つ折り・封入・郵送依頼まで多くの手作業が発生します。外部委託によってこれらの手間を削減すれば、経理担当者は決算などのコア業務へ集中しやすくなるでしょう。

書類郵送作業のミスを低減できる

郵送代行サービスへ委託すると専門の担当者が郵送作業を担うためミスの低減が期待できます。自社の多忙な担当者が複数の業務を並行している場合、宛先の記載漏れや発送忘れなどのミスが懸念されるでしょう。アウトソーシングによって担当者の業務負荷が軽減され、余裕が生まれることで、経理業務全体のミス削減につながります。

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デメリット

一定の費用がかかる

郵送代行サービスを利用した場合、前述した通り目安として1通あたり150円〜200円程度の外注費がかかります。ただし、外部に依頼することで生産性や業務効率が上がり、費用対効果が高くなる可能性があります。現状の郵送コストや人件費をサービスの利用料金と比較して、総合的に判断すると良いでしょう。

イレギュラーな郵送に対応しにくい

郵送代行サービスへ業務を委託するには、事前に発注の手続きが必要です。そのため、利用するサービスによっては、依頼した当日中に郵送するといったような柔軟でスピード感のある対応を期待できない可能性があります。記入ミスで早急に請求書を再発行したい場合や、月末に滑り込みで請求書を発行したい場合などには、対応しきれないかもしれません。

郵送業務のノウハウが社内に残らない

郵送業務を外部に委託すると、社内に業務のスキルやノウハウが蓄積されにくいのが注意点です。万が一、社内で郵送業務を行う運用に戻した場合、現場がスキルやノウハウ不足に陥るリスクがあります。

顧客情報が流出する可能性がある

業務の外部委託には情報漏えいのリスクが存在します。サービス利用時に秘密保持契約を締結するとともに、依頼時に情報セキュリティに配慮したオペレーションを整備することが重要です。

郵送代行に対応しているシステム・サービスの種類

郵送代行に対応しているシステム・サービスの種類として、主に以下の形態が挙げられます。

• 請求書発行システム…社内で請求書発行を自動化するシステム
• 郵送代行サービス…郵送作業全般を外部業者へ委託できるサービス
• 請求代行サービス…請求業務全般を外部業者へ委託できるサービス

郵送代行と聞くと、一般的に業務全体を外部委託するイメージがあるかもしれません。ただ、近年は専用システムを導入して社内の請求書発行を自動化するとともに、システムに搭載された郵送代行の機能で郵送作業を効率化する方法も注目されています。以下の表では形態ごとの特徴をご紹介しているため、自社に適した方法を検討してみましょう。

郵送代行サービスを選ぶときのポイント

自社に導入する郵送代行サービスを選ぶときは、以下のポイントを押さえておくと良いでしょう。ここでは、サービスの選び方のポイントをご紹介します。

費用対効果に問題がないか

郵送代行サービスはコスト削減の効果を踏まえて選定することが大切です。導入によって経理担当者の工数をどれだけ削減でき、初期費用や月額費用がいくらかかるのか、費用対効果をチェックする必要があります。自社の課題に応じてアウトソーシングする業務範囲を見極めましょう。

セキュリティがしっかりしている

郵送代行サービスを利用する場合、封筒の宛先や書類などに記載される個人情報や機密情報を取り扱うことになります。そのため、万全のセキュリティ体制を備えたサービスを利用することが重要です。各社のWEBサイトや資料などで、セキュリティ対策について確認しておきましょう。

郵送代行サービスを活用して請求書発行を効率化しましょう！

ここまで、郵送代行サービスの特徴やメリット・デメリット、選び方のポイントなどを解説しました。書類の郵送作業を外部委託する場合、「請求書発行システム」「郵送代行サービス」「請求代行サービス」などの選択肢があります。なかでも請求書発行システムを活用すれば、自社で請求書発行を行いつつ、紙よりも楽に帳票を発行できるようになります。面倒だった印刷・三つ折り・封入・郵送から解放され、業務の効率化につながるでしょう。なかでもおすすめのクラウド型電子請求書発行システム「楽楽明細」は、帳票の電子発行と併せて郵送代行にも対応しています。

「楽楽明細」の魅力① WEB発行と郵送代行を使い分けられる

「楽楽明細」で作成した帳票は「WEBからダウンロード」「メール送信」「紙の郵送」「FAX」の4つの方法で送付できます。つまり、顧客の要望に応じて送付方法を使い分けられるのです。

「楽楽明細」の魅力② 請求データから自動で請求書を発行可能

お使いのシステムから出力された請求データを「楽楽明細」にアップロードすれば、ボタン一つで請求書を作成・発行できます。印刷、三つ折り、封入、郵送といった面倒な請求業務をなくせます。

「楽楽明細」の魅力③ 簡単操作で現場に定着しやすい

「楽楽明細」は画面設計がシンプルで操作しやすく、どなたでもお使いいただけます。現場に定着しやすく、初めてのシステム導入でも安心してお使いいただけます。

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記事執筆者紹介

株式会社ラクス「楽楽明細」コラム編集部

「楽楽明細」のコラムでは請求書や領収書、支払明細書などの各種帳票の発行方法や、経理業務を効率化する方法などについてご紹介します！