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請求書に必要な情報は記載されていますか?請求書の必要項目を確認しよう

2016年12月06日

請求書をどう書くのか、請求書が合っているのかという不安を解消する為に、請求書の基本的な書き方について解説していきます。また、作成時の注意点、発行時のアドバイスなども紹介していきます。

請求書は会社の顔

営業部が請求書を発行する企業もありますが、多くは経理部が発行しています。経理部は会社の資産管理や収支に関する会計を担当しています。会社組織のなかで経営の核ともなる部分を任されていることもあり、会社の心臓とも呼ばれる重要な部署です。そんな部署から発行された請求書がきちんとしていないと、受け取った側はこの会社は大丈夫かな、と不安になってしまいます。反対に、いつもきちんとした請求書を発行していれば、しっかりとしている印象を持ってもらうことができます。会社の信頼にも関わりますので、請求書はミスの無いよう、きちんと発行しましょう。

請求書の書き方

請求書は得意先に対して、販売した商品の代金などを回収する際に発行します。請求書を発行するタイミングは、商品を納品したつど発行する「都度請求」と、一ヶ月分をまとめて事前に取り決められた締め日に発行する「合計請求」があります。
それでは請求書の基本的な書き方をご紹介します。

請求先の宛名

左上に記載します。会社名の後に、企業宛てであれば「御中」個人宛であれば「様」をつけます。

請求日

右上に記載します。請求する締め日を記入します。何年度のものかわかるように、年表記で記入します。
気をつけるのは、締め日が土日になる場合です。例えば25日締にあたる25日が土曜日の場合、相手先の企業ルールによっては、その月は24日を締め日とし、それで支払処理をすることがあります。もしも25日の日付で送付した場合、翌月の締め日に回されて、支払いが遅れることも考えられます。締め日を入力する際にカレンダーを確認しましょう。
支払い期限を記載しておくと、そのようなトラブルを防ぐことができます。しかし、事前に取り決めをした場合に限ります。勝手に記入しないようにしましょう。

請求側の会社名などの情報

請求日の下、右上に記載します。あなたの会社名、住所、電話番号、FAX番号を記載します。

請求側の社印を押す

自社名の横に社印を押します。社印の捺印が無くとも請求書は有効ですが、相手先の企業ルールによって受け付けてもらえない場合があります。
また、社印のある請求書を偽造した場合は有印私文書偽造に問われ、無印私文書偽造よりも刑が重くなります。その為、社印がある請求書は不正が行われにくいといえます。

取引内容

商品名などの取引内容、個数、単価、金額、それらの合計金額、消費税、総合計を記載します。

振込先

請求書の下部に記載しておくといいでしょう。
振込先の金融機関、支店名、口座種類(普通預金もしくは当座預金)、口座番号、振込先名です。企業名が漢字の場合、振込先名にフリガナを振っておくと先方も間違いを起こしにくいです。振込先名を間違われてしまうと、振込がされませんので入金が遅れてしまいます。そのようなトラブルが起きないような記載を心掛けましょう。
振込手数料について、事前に差し引かないという取り決めがなされている場合は、その旨を添えておきます。 請求書を書く際には、相手にわかりやすいことを心掛けて作成しましょう。

請求書発行日に売り上げが確定する場合の対処

鑑(かがみ)をつける

請求書発行でしばし頭を悩ませることがあります。それは月末締めになんとしてでも売り上げを間に合わせたいという営業の思いに応える為、ぎりぎりまで売上が確定しないことがあります。その内訳項目が少なければ問題はありませんが、内訳項目が多い場合、請求書に打ちかえる時間の余裕はありません。営業が作成したデータがあれば、それをコピー&ペーストして明細を作成します。
しかし、経理部で独自の経理ソフトを使用して請求書を発行している場合、コピー&ペーストできないことがあります。そんな場合は、請求書の1枚目に「鑑(かがみ)」という合計の請求額を記載した請求書をつけて、2枚目以降に取引内容の詳細を記載した明細をつけます。これならぎりぎりに売り上げが確定しても簡単に請求書を作成できます。
従来の請求書に変更が生じる場合は、相手先にそのような請求書でも構わないか確認し、了承を得ることが前提です。

請求書を送付する前に確認を

請求書を送付する前はチェックを怠らないように気をつけましょう。

チェックするポイント

エクセルなどで請求書を作成している場合、計算式部分をうっかり触ってしまい壊れているときもあります。ひとつひとつ計算式をチェックする方法もありますが、まとめて電卓で検算すれば素早く確認できます。会計ソフトなどを利用していれば、その締め日に発行する請求金額の合計を調べることができます。その合計額と発行した請求書の合計額が同じかどうか確認することで、間違いや、発行の漏れを防ぐことが出来ます。
書類を紙保存している場合は、コピーを一部とっておきましょう。後から同じものを出力するよりも、実際に発行したものをコピーしておけばお客様から問い合わせがあった際も確認するときに間違いがありません。入金管理などのために使用することがあります。

請求書は速やかに送付しましょう

相手先は到着した請求書を確認し、支払い処理をします。

その際に、請求書の締め日の3日以内に到着しなければ翌月の支払いになるなど、独自のルールを設けている企業があります。請求書は請求金額が確定したら速やかに送付しましょう。

「請求書在中」の添え書き

請求書を郵送するときは、封筒の表に「請求書在中」と添え書きをしておくと、他の手紙に紛れてしまいにくいです。文字の色は朱書きが基本です。目立ちますし、重要な文書が入っていると認識されやすいです。紛失を防ぐことができます。

御中を忘れずに

会社や部署宛てに請求書を送るときは「御中」、担当者宛てに送るときは「様」とつけます。

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