【5分でわかる!】見積書とは?
見積書の書き方や必要な理由を徹底解説

2019年7月1日

見積書とは

見積書とは、受注側が取引内容にあたる金額、数量、工程、期間等を前もって発注側に提示するための文書です。発注側は、見積書の内容を検討し発注するかどうかを判断します。

見積書はどんな時に活用されるの?

契約内容の確認
見積書は、契約前の内容の確認として活用されます。見積書を作成し、契約内容を具体的に明らかにすることによって、「思っていた内容と違う」「高額請求ではないか」など、認識のズレから生じるトラブルを避けることができます。

価格や内容の比較商品やサービスの購入を検討する場合、価格や内容を比較する際にも見積書は活用されています。複数社に同じ条件で見積の依頼を行い、価格や内容の比較をすることを「相見積もり」といいます。略語である「あいみつ」という言葉もビジネス用語として多く使用されています

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見積書の書き方

次に見積書の書き方をご紹介します。
内容に誤りがないよう1つ1つ確認を行い作成しましょう。

タイトル

見積書と分かるように、一番上の真ん中に大きくタイトルを記載しましょう。「見積書」「見積もり書」「御見積書」「お見積書」と表記するのが一般的です。

発注側の情報を記入

誰に対して発行した見積書なのかを明確にするために、必ず見積もりを依頼した側の企業名や個人名を記入しましょう。企業の場合には、担当者の部署や名前を詳細に記入するといいでしょう。

▼注意
「御中」と「様」を同時に活用すると敬称が重複となるため避けましょう。支店長代理や部長補佐など肩書の「代理」や「補佐」も、記入しましょう。

[ 誤 ]

  • 会社宛の場合:○○○株式会社 御中
  • 社長宛の場合:○○○株式会社 代表取締役 ○○○○様
  • 担当者宛の場合:○○○株式会社 ○○部署  ○○○○様
  • 代理宛の場合:○○○株式会社 支店長代理 ○○○○様

[ 正 ]

  • ○○○株式会社 御中 ○○部  ○○○○様
  • ○○○株式会社 御中 ○○部  ○○○○部長代理

見積書の発行日

発行日は右上に記載します。見積書は何度も修正するケースが多く、どの時点の見積書を元に進めているのか区別するためにも発行日は必ず記載しましょう。

例:○年○月○日

見積書の通し番号

規定はありませんが、自社で管理し易くするために分かりやすい番号を記入しましょう。顧客情報とリンクさせると、各顧客との取引を把握することが容易となります。

例:No.○○-○○○

受注側の情報を記入

見積書を発行した側(受注側)の情報を明確に記載しましょう。基本的には「企業名」「住所」「電話番号」「氏名」の4点を記載します。受注側の情報は右寄りに記載し、必ず発注側の宛名より下の位置となるようにしましょう。

受注側の社印

請求書に社印を押す規定はありませんが、見積書に社印を押すことにより受注側が発行した正式な文書だという証明になるため、信用性が高まります。よって、見積書には社印を押して提出すると良いでしょう。
押印の位置は、会社名や住所の文字と被るように右寄りにバランス良く押しましょう。

見積書の有効期限

情勢による原価変動などの状況変化に備え、見積書には有効期限を設けましょう。トラブル回避に繋がります。また、有効期限を設けることで、期限内に発注側への意思決定を促す効果もあります。有効期限の設定期間は、見積金額に変動が見込まれる場合は短めにするなど、状況に応じて設定しましょう。

[ 例 ]

  • 見積書有効期限:○年○月○日
  • 見積書有効期限:発行から○週間以内

納期までの平均日数

納期期間も契約までの判断材料の1つとなるために、契約から納品までの平均日数を記入しましょう。

[ 例 ]

  • 納期予定期間:発注から○週間以内
  • 納期予定期間:発注から○ヶ月以内

見積金額

小計、消費税額(○%)、総合計金額を明確に記入しましょう。

商品やサービスの詳細

商品名やサービス名、数量、単価に間違えがないか確認しながら、相手にも分かるような書き方で記入しましょう。

備考欄

全体に関わる注意書きや補足説明を行う際に備考欄があると大変便利です。

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見積書と発注書

受注側の提示した見積書に対して、発注側が「申込」の意味で発行する文書が発注書です。
受注側が発注書を受け取り、契約へと進みます。

発注書の内容は以下となります。

  • 発注側の氏名や企業名、住所、電話番号
  • 取引年月日
  • 取引内容(商品名、数量など)
  • 取引金額(小計、消費税額、総合計)
  • 受注側の企業名や氏名

必要に応じて以下の項目も追加されます。

  • 納品日
  • 納品場所
  • 支払条件

また、発注書に社印を押す規定はありませんが、会社で発行された正式な文書であることを証明するためにも、発注書には社印を押すほうが良いでしょう。

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見積書作成が必要な理由

法律で見積書を作成する義務はありません。
それではなぜ見積書を発行するのでしょうか。見積書作成が必要である理由は下記の通りです。

不明瞭な金額を透明化

商品やサービス自体の価格だけではなく、手数料や送料といったマージンまでを正確に見積書に記載し、不明瞭な金額を透明化するために見積書が必要となります。

取引の記録

法律で見積書を作成する義務がないとはいえ、記録として残らない口約束の取引はトラブルを招きかねません。受注側、発注側、双方の認識のズレを回避するために、見積書が必要となります。

なお、見積書は取引の証拠となる証憑書類のため、原則として決算期の単位で7年後の法人税の申告期限日までの期間、保管しなければなりません。

取引の流れをつくる

発注側にとって、取引を開始する判断材料として見積書は重要な役割を果たす文書です。
基本的な取引の流れは以下の通りとなります。

  1. 受注側が見積書を発行
  2. 見積書の内容に同意が得られると発注側から正式に発注することを伝える発注書を発行
  3. 受注側が発注側から申し込みのあった発注を正式に受けることを伝える発注請書を発行し、契約成立

なお、見積書を作成する際には、便利な見積書作成テンプレートのご利用をおすすめします。
「見積書 テンプレート」等のキーワードで検索していただければ、無料でダウンロードができるWEBサイトが上位に表示されています。情報を入力し送信することで、見積書のテンプレートを取得することが可能です。
取得したあとは、見積書テンプレートの枠内を埋めていただければ、完成です。

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見積書を楽楽発送!WEB帳票発行システム楽楽明細とは

WEB帳票発行システム楽楽明細は、請求書、納品書、支払明細などの帳票や書類をWEB上で発行するクラウド型のシステムです。見積書のWEB発行も行っています。WEB発行することで、印刷、郵送のコストや手間が省け、管理もしやすくなります。また、受取る側もネット環境と端末機器があれば、どこでも見積書を受け取ることができるため、大変便利です。

楽楽明細では見積書の他にも、請求書や領収書、納品書や支払明細などのあらゆる帳票をWEB発行することができます。
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