見積書の正しい書き方・作り方は？見本付きでわかりやすく解説！

監修者：臼井 雄志（税理士）更新日：2023年11月17日

見積書はビジネス上の取引を円滑に進めるための重要な書類ですが、実は正しい書き方がわかっていないという方もいるのではないでしょうか。
この記事では、そのような見積書の書き方に不安がある方に向け、見積書の基礎知識から、見積書に必要な項目、マナーに沿った正しい書き方、作成時のポイントなどを詳しく解説します。

そもそも見積書とは？

見積書は、商品やサービスの提供に関して価格、数量、納期などを示した書類です。法的に発行義務はありませんが、取引の透明性を確保し、トラブルを防ぐために作成されます。

見積書を作成する目的や、発注書、請求書との違いなど、見積書の詳細は以下の記事で解説しています。
関連記事：見積書とは？作成目的や書き方、請求書や発注書との違いは？

見積書の書き方

見積書には発行義務がないことから、法律上、決まった書き方や記載必須項目もありません。しかし、見積書は「取引の証拠」を意味する証憑書類に分類されるため、正確な記載が必要です。以下の11点が見積書に記載すべき項目となります。

1.タイトル	見積書とわかるよう、一番上段に大きく明記しましょう。 例：「お見積書」、「御見積書」「見積書」
2.見積書の発行日	作成した日付を記載します。 例：○年○月○日
3.見積書の通し番号	管理しやすいように通し番号を記載します。 例：○○○○○○○○
4.納期予定期間	商品の納期予定期間を記載します。 例：発注から○日以内
5.見積書の有効期限	見積書の提案が有効な期間を記載します。 例：○年○月○日
6.発注側の情報	会社名、住所、担当者名などを記載します。「御中」「様」は敬称であるため、2重に使用しないよう注意しましょう。 例：株式会社○○御中 　　○○株式会社　○○支店　○○○○様
7.受注側の情報	同様に、会社名、住所、担当者名などを記載します。 発注側が問い合わせしやすいように、連絡先を詳細に記載しておくとよいでしょう。 例：例：○○株式会社 〒○○○－○○○○ ○○県○○市○○町○○　　○○ビル　○階 TEL/FAX： E-MAIL： 担当：○○○○
8.受注側の社印	押印の規定はありませんが、正式な書類であることを証明するため、社印を押すと良いでしょう。
9.商品やサービスの詳細	品名、数量、単価などを記載します。 例：○○　10点　＠1,000円　小計10,000円
10.見積金額	税込みの合計金額を記載します。 例：御見積金額　○○円　　　小計○○円　消費税○○円
11.備考	特記事項があれば記載します。

実務上、見積書の作成時に留意すべき点としては、源泉所得税を差し引くことを忘れていないかチェックすることです。個人事業主等に対して一定の支払いをする場合、その報酬の金額から源泉所得税を一部差し引いて支払う必要があります。見積書の作成段階でこれを差し引き忘れると、実際の支払い時には見積書の金額より低い金額が支払われることになり、トラブルに繋がりやすくなります。そのため、見積書の作成・発行時点から源泉所得税について明記しておけるとよいでしょう。

なお、2023年10月から開始となるインボイス制度において、見積書の記載方法に変更はありません。ただし、見積書を発行する事業者が適格請求書発行事業者かどうかは、取引の相手先に影響する内容です。そのため、適格請求書発行事業者かどうかについて一言備考欄等へ追記してあげると、より親切でしょう。

見積書の作り方

見積書には書き方同様、作り方にも特に規定はありません。見積書の作成方法は、大きく分けて以下3つです。それぞれの具体的な作成方法について、メリット・デメリットと合わせて解説します。

①手書きで見積書を作成する方法

具体的な作成方法：文房具店やネットで販売されている市販の見積書テンプレートに必要事項を記入します。
メリット：パソコンが不要です。
デメリット：修正が大変で、見た目が不整然となることもあります。

②パソコンでExcelやWordを活用して作成する方法

具体的な作成方法：ExcelやWordのテンプレートや書式に沿って必要事項を記入します。
メリット：見た目が綺麗で、修正も容易です。
デメリット：パソコンの操作に慣れている必要があります。

③システムを活用して作成する方法

具体的な作成方法：クラウドサービスや専用ソフトウェアを利用してWEB上で作成します。
メリット：効率的で、テンプレートも豊富です。
デメリット：初期費用や月額費用がかかることがあります。

見積書を作成する際のポイント・注意点

見積書作成時のポイントは以下の4点です。

特にトラブルになりやすい内容としては、④「税抜」「税込」表記の記載忘れです。見積書の発行者は税抜のつもりで発行し、相手先が税込のつもりで承諾していた場合、実際は見積書の金額より約10％程度多く請求することとなります。その場合、聞いていた話と違うと相手先よりクレームを受けてしまう可能性があるため注意が必要です。

見積書の作成・発行業務の効率化なら電子化がおすすめ

見積書は取引の証拠にもなる、業務上において非常に大切な書類です。必要事項を正しく記載するだけでなく、取引先へ正確に届けることまでが重要になります。そのためには、見積書の作成・発行を電子化するのがおすすめです。システムを用いて電子データで発行・自動発送すればヒューマンエラーの防止につながるため、取引先へ正確に届けられるだけでなく、社内の作業効率も高まるでしょう。

「楽楽明細」は、見積書や請求書などを電子発行し、印刷・封入・発送の手間をゼロにできるクラウド型のサービスです。操作も簡単なので、パソコン操作が苦手な方でも安心して使用できます。見積書の電子発行をご検討の方は、是非一度お気軽にお問合せください。

電子請求書発行システム「楽楽明細」の資料請求はこちら＞＞＞

まとめ

見積書は取引の透明性を保つ重要な書類です。正確な記載と効率的な作成方法を身につけ、取引先との信頼関係を築くために活用しましょう。また、見積書の作成・発行にあたりシステムを利用して電子化すれば手間削減や業務効率化、ヒューマンエラーの防止につながります。この機会にぜひご検討されてみてはいかがでしょうか。