お問い合わせ(平日9:00~18:00)
2019年7月1日 更新:2019年8月30日
見積書とは、受注側が取引内容にあたる金額、数量、工程、期間等を前もって発注側に提示するための文書です。発注側は、見積書の内容を検討し発注するかどうかを判断します。
契約内容の確認
見積書は、契約前の内容の確認として活用されます。見積書を作成し、契約内容を具体的に明らかにすることによって、「思っていた内容と違う」「高額請求ではないか」など、認識のズレから生じるトラブルを避けることができます。
価格や内容の比較
商品やサービスの購入を検討する場合、価格や内容を比較する際にも見積書は活用されています。複数社に同じ条件で見積の依頼を行い、価格や内容の比較をすることを「相見積もり」といいます。略語である「あいみつ」という言葉もビジネス用語として多く使用されています
【無料】3分でわかる!帳票電子発行ソフト「楽楽明細」資料ダウンロードはこちら>>>
次に見積書の書き方をご紹介します。
内容に誤りがないよう1つ1つ確認を行い作成しましょう。
見積書と分かるように、一番上の真ん中に大きくタイトルを記載しましょう。「見積書」「見積もり書」「御見積書」「お見積書」と表記するのが一般的です。
誰に対して発行した見積書なのかを明確にするために、必ず見積もりを依頼した側の企業名や個人名を記入しましょう。企業の場合には、担当者の部署や名前を詳細に記入するといいでしょう。
▼注意
「御中」と「様」を同時に活用すると敬称が重複となるため避けましょう。支店長代理や部長補佐など肩書の「代理」や「補佐」も、記入しましょう。
発行日は右上に記載します。見積書は何度も修正するケースが多く、どの時点の見積書を元に進めているのか区別するためにも発行日は必ず記載しましょう。
例:○年○月○日
規定はありませんが、自社で管理し易くするために分かりやすい番号を記入しましょう。顧客情報とリンクさせると、各顧客との取引を把握することが容易となります。
例:No.○○-○○○
見積書を発行した側(受注側)の情報を明確に記載しましょう。基本的には「企業名」「住所」「電話番号」「氏名」の4点を記載します。受注側の情報は右寄りに記載し、必ず発注側の宛名より下の位置となるようにしましょう。
請求書に社印を押す規定はありませんが、見積書に社印を押すことにより受注側が発行した正式な文書だという証明になるため、信用性が高まります。よって、見積書には社印を押して提出すると良いでしょう。
押印の位置は、会社名や住所の文字と被るように右寄りにバランス良く押しましょう。
情勢による原価変動などの状況変化に備え、見積書には有効期限を設けましょう。トラブル回避に繋がります。また、有効期限を設けることで、期限内に発注側への意思決定を促す効果もあります。有効期限の設定期間は、見積金額に変動が見込まれる場合は短めにするなど、状況に応じて設定しましょう。
納期期間も契約までの判断材料の1つとなるために、契約から納品までの平均日数を記入しましょう。
小計、消費税額(○%)、総合計金額を明確に記入しましょう。
商品名やサービス名、数量、単価に間違えがないか確認しながら、相手にも分かるような書き方で記入しましょう。
全体に関わる注意書きや補足説明を行う際に備考欄があると大変便利です。
【無料】3分でわかる!帳票電子発行ソフト「楽楽明細」資料ダウンロードはこちら>>>
受注側の提示した見積書に対して、発注側が「申込」の意味で発行する文書が発注書です。
受注側が発注書を受け取り、契約へと進みます。
発注書の内容は以下となります。
必要に応じて以下の項目も追加されます。
また、発注書に社印を押す規定はありませんが、会社で発行された正式な文書であることを証明するためにも、発注書には社印を押すほうが良いでしょう。
【無料】3分でわかる!帳票電子発行ソフト「楽楽明細」資料ダウンロードはこちら>>>
法律で見積書を作成する義務はありません。
それではなぜ見積書を発行するのでしょうか。見積書作成が必要である理由は下記の通りです。
商品やサービス自体の価格だけではなく、手数料や送料といったマージンまでを正確に見積書に記載し、不明瞭な金額を透明化するために見積書が必要となります。
法律で見積書を作成する義務がないとはいえ、記録として残らない口約束の取引はトラブルを招きかねません。受注側、発注側、双方の認識のズレを回避するために、見積書が必要となります。
なお、見積書は取引の証拠となる証憑書類のため、原則として決算期の単位で7年後の法人税の申告期限日までの期間、保管しなければなりません。
発注側にとって、取引を開始する判断材料として見積書は重要な役割を果たす文書です。
基本的な取引の流れは以下の通りとなります。
なお、見積書を作成する際には、便利な見積書作成テンプレートのご利用をおすすめします。
「見積書 テンプレート」等のキーワードで検索していただければ、無料でダウンロードができるWEBサイトが上位に表示されています。情報を入力し送信することで、見積書のテンプレートを取得することが可能です。
取得したあとは、見積書テンプレートの枠内を埋めていただければ、完成です。
【無料】3分でわかる!帳票電子発行ソフト「楽楽明細」資料ダウンロードはこちら>>>
WEB帳票発行システム「楽楽明細」は、請求書、納品書、支払明細などの帳票や書類をWEB上で発行するクラウド型のシステムです。見積書のWEB発行も行っています。WEB発行することで、印刷、郵送のコストや手間が省け、管理もしやすくなります。また、受取る側もネット環境と端末機器があれば、どこでも見積書を受け取ることができるため、大変便利です。
「楽楽明細」では見積書の他にも、請求書や領収書、納品書や支払明細などのあらゆる帳票をWEB発行することができます。
「楽楽明細」の詳細については、以下リンク先より「3分でわかる!楽楽明細」をダウンロードし、ご参照ください。
【無料】3分でわかる!帳票電子発行ソフト「楽楽明細」資料ダウンロードはこちら>>>
3分でわかる!
「楽楽明細」の製品詳細資料をプレゼント。
機能やコストシミュレーション、導入事例など、お気軽にお問い合わせください。
実際に操作して体験できる無料トライアルのお申し込みもこちらから。
コスト削減や、業務改善の実践的なガイドブックを無料でダウンロードできます。