2019年8月30日

見積書の保管・保存期間

見積書は証憑書類に分類される文書であるため、一定期間の保管・保存が義務付けられています。証憑書類とは「取引の証拠となる書類」であり、見積書の他に請求書や領収書、支払明細書といった文書が証憑書類となります。保存期間は法人、個人事業主(青色申告・白色申告)で異なり以下の通りです。

【法人の場合:見積書の保存期間】・・・7年

証憑書類にあたる見積書の期間は発行から7年間と定められています。ここで注目したいのが、保存期間です。「発行日」の7年後ではなく、「発行した年度の法人税申告期限日」を起算日として7年後の法人税申告期限日までが保存期間となります。

例)法人税申告期限日が3月31日の場合
発行日が2019年7月1日の場合・・・2020年3月31日の法人税申告期限日を起算日とし、保存期間は7年後の2027年3月31日までとなります。

【個人事業主の場合:見積書の保管・保存期間】

▼青色申告・・・5年
▼白色申告・・・5年

個人事業主の場合は「発行した年度の確定申告期限日」が起算日となり、保存期間は5年後の2025年3月15日までとなります。

例)確定申告期限日が3月15日の場合
発行日が2019年7月1日の場合・・・2020年3月15日の確定申告日を起算日とし、保存期間は
2025年3月15日までとなります。

青色申告、白色申告共に見積書の保存期間は5年となりますが、帳簿や決算関係の書類などは青色申告か白色申告かで保存期間が異なるため、下記に記載の国税庁HPで確認しましょう。

出典:国税庁HP「記帳や帳簿等保存・青色申告」

保管方法

▼紙媒体で保管

原則として証憑書類は紙媒体での保存が義務付けられているため、案件・取引先ごとにファイリングして保存・管理すると良いでしょう。

▼電子データとして保管

見積書をはじめとする証憑書類は、申告をすることでプリントアウトせずに電子データのまま保管が可能となります。詳しくは下記記載の国税庁HPで確認してください。

出典:国税庁HP「電子帳簿保存法関係パンフレット」

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