注文書とは、注文書(発注書)と注文請書の役割

2019年10月7日

注文書の書き方、作り方

注文書は取引の証明である証憑書類になるため、第三者が見ても問題なく内容の詳細を把握できるように明記しなければなりません。注文書を作成する方法は大きく分けて、2通りになります。

注文書の作り方

手書き

手書きで注文書を作成する場合には、以下のポイントに気をつけましょう。

  • 市販されている注文書綴りを使用して手書きで作成する。
  • 複写が付いているタイプを選択し、写しは自社で保存する。
  • 複写が付いていない場合には、コピーやスキャンをして保存する。

パソコン

パソコンで作成する場合には、更に3通りの作成方法があります。

  • Excel、Wordで作成し、原本発行
  • Excel、Wordで作成し、PDFファイル発行
  • データをアップロードしてWEB発行

注文書の書き方

注文書は以下の項目を設け、各項目のルールやポイントを押さえて作成しましょう。

  1. タイトル・・・一番上に大きく「注文書」と記載する。
  2. 日付・・・発行日を一番右上に記載する。例:○年○月○日
  3. 宛名を記載する。例:株式会社○○○ ○○様
  4. 宛名より一段落下に、発注者側の企業名・氏名・住所・電話番号など連絡先を記載する。
  5. 発注者側の企業名や氏名に被せるように角印を押す。
  6. 取引内容・・・商品名、単価、数量、案件名などを記載する。
  7. 発注金額・・・取引内容に応じた発注金額を記載する。小計、消費税、総合計を記載する。

以上が、注文書を発行する際に必要な項目となります。注文書の書き方に規定はないので、取引内容や状況に応じて備考欄やその他の項目を追加することも可能です。

また、取引の流れで必要になる文書は注文書を含み以下の通りです。注文書を作成する際には、その流れを踏まえて作成しましょう。

【▼受注側▲発注側】
▼見積書→▲注文書→▼注文請負書→▼納品書→▲受領書→▼請求書→▼領収書

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注文書の送り方

トラブルを防ぐためにも、事前に注文書の送り方は相手先に確認しておきましょう。顧客情報の1つとして文書の送り方を管理すると大変便利です。なお、注文書の送り方は以下の5通りとなります。

手渡し

直接会う機会がある場合には、手渡しも選択肢の1つです。わざわざ注文書だけを届けに行く必要はありませんが、打ち合わせなどで顔を合わせる機会がある場合には手渡ししましょう。

郵送

注文書の原本を送る際は、郵送しましょう。郵便物の重さによって切手の料金(種類)が異なるため、レタースケール(量り)を活用すると良いでしょう。また、レタースケールが手元にない、もしくは重さに不安を感じる場合には、窓口で郵送手続きを行うことをおすすめします。

FAX

FAXの特性上、相手先が受信したことに気づきにくく、担当者の手元に渡る前に紛失するリスクが考えられます。そのため、取り急ぎの案件や相手先から要望があった場合のみ、FAXで注文書を送信しましょう。FAXを送信する直前には、電話でFAXを送信する旨を伝え、相手先にFAXを受取ってもらえるように促します。また、FAXで文書を送信した場合には、改めて原本を郵送すると丁寧です。

メール

PDFファイルに変換した注文書ファイルをメール添付し、送信しましょう。メール送信の場合、注文書ファイルが確かに添付されていることを確認してから送信します。相手先がインターネット環境やパソコン端末を所持していない場合には、活用できない場合もあるため注意が必要です。

WEB

データやPDFファイルに変換した注文書ファイルをアップロードして、WEB発行する方法です。相手先がインターネット環境やパソコン端末を所持していない場合には活用できないため、注意してください。

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注文書の封筒(宛名)の書き方

注文書を郵送で送る場合には、以下の項目に注意して封筒に宛名を書きましょう。

【封筒:表】

  1. 郵便番号・・・封筒の一番右上に相手先の郵便番号を記載しましょう。枠が設けられている場合には、数字がはみ出さないようにしましょう。枠が設けられていない場合には、郵便記号(〒)と郵便番号を記載しましょう。
    例:〒○○○-○○○○
  2. 住所・・・郵便番号の一つ下の段に、都道府県から順に住所を記載しましょう。建物名が長い場合には、番地までを一行目に記載し、建物名や階数は二行目以降に記載しましょう。
  3. 企業名・・・省略することなく正式名称を記載しましょう。誤:㈱○○○
  4. 部署名・・・省略することなく正式名称を記載しましょう。
  5. 役職・・・省略することなく正式名称を記載しましょう。
  6. 氏名・・・氏名のバランスを考えながら一番大きく記載しましょう。例:○○○○○様
  7. 添え書き・・・封筒に入っている文書の内容を封筒に記載しましょう。例:注文書在中

【封筒:裏】

封筒の裏には、送り主の情報を必ず記載しましょう。送り主の氏名や住所の記載がない郵便物を発送することは大変失礼に当たるだけではなく、宛名に不備があったり、切手代が不足していたりする場合に送り主へ返送されません。トラブルの原因となるため必ず記載してください。なお、送り主の情報は少し小さめに記載しましょう。

  1. 郵便番号・・・郵便記号と共に郵便番号を記載しましょう。
  2. 住所・・・都道府県から順に、番地、建物名、階数などを省略なく記載しましょう。
  3. 住所・・・都道府県から順に、番地、建物名、階数などを省略なく記載しましょう。
  4. 氏名・・・明確に記載しましょう。
  5. 封緘日・・・封を閉じた日にちを記載する場合は、左上に記載しましょう。

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注文書のFAX送付の注意点

注文書をFAXで送信する際には、以下の点に気を付けましょう。

  1. 注文書を含む証憑書類をFAXで送信することは、緊急時または相手先から要望があった場合のみに限定しましょう。
  2. FAXで注文書を送る直前に電話でFAX送信することを伝え、相手先の手元に確実に届くようにしましょう。
  3. FAXで注文書を送る際には、注文書とは別に送信書を1枚、上にくるようにして送信しましょう。
  4. FAXで注文書を含む証憑書類を送信した場合には、改めて原本を郵送しましょう。

FAX送信書とは?

注文書に限らず書類をFAXで送信する場合には、送信書を一番上にして一緒に送信すると丁寧です。FAX送信書を作成する際は以下の内容を記載してください。

FAX送信書に必要な項目

  • 送信日・・・送信した年月日を記載します。例:○年○月○日
  • 宛名・・・企業名、部署名、氏名を明確に記載しましょう。例:○○会社○○部○○○○様
  • 送り主の情報・・・企業名、部署名、氏名を明確に記載しましょう。
  • 送信枚数・・・送信書含む送信枚数を記載します。例:送信枚数○枚
  • 送信内容・・・書類の内容を記載しましょう。例:注文書○通
  • 挨拶文・・・ただ注文書を送るのではなく、一言挨拶分を添えましょう。

FAX送信書の挨拶文例

送信書に記載する挨拶文は、以下を参考にしてください。

【例:1丁寧な文章にする場合】

お世話になっております。
先日はお見積書を頂き、誠にありがとうございます。
お見積書通りに発注させて頂きたく存じます。
尽きましては、弊社より注文書を取り急ぎFAXにて
お送りさせて頂きます。
ご査収の程、よろしくお願いいたします。

【例:2簡単な文章でまとめる場合】

いつもお世話になっております。
注文書をFAX送信させて頂きます。
ご確認の程、よろしくお願いします。

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注文書のメール添付の注意点

注文書をメールで送信する際には、以下の点に気を付けましょう。

  1. ExcelやWordで作成した注文書をPDFファイルに変換しましょう。
  2. メール件名は一目で注文書が添付されていることが分かるように飾りかっこなどを使用して、他のメールと差別化を図りましょう。
    例:【注文書添付:○○株式会社】
  3. メールに注文書PDFファイルを添付し、添付したファイルが宛先とあっているか、確認しましょう。
  4. メール本文の一番上に宛名を記載しましょう。
    例:○○会社○○部○○○○様
  5. 挨拶文を記載しましょう。
  6. メール本文に添付ファイル名を記載します。
    例:添付ファイル名:○○○.pdf
  7. 差出人情報である企業名、住所、氏名、電話番号、メールアドレスを詳細に記載します。
  8. 宛先のアドレス欄(To、Co)に様を記載しましょう。
    例:○○○様<○○@○○.JP>

メール挨拶文

送信書に記載する挨拶文は、以下を参考にしてください。

【例:1丁寧な文章にする場合】

お世話になっております。
注文書をPDFファイルにて添付させて頂きました。
ファイルが開かない等ありました際には、恐縮ではございますが
ご一報ください。どうぞ、よろしくお願いいたします。

【例:2簡単な文章でまとめる場合】

いつもお世話になっております。
是非、見積書通りに発注させてください。
どうぞ、よろしくお願いします。

宛先のアドレス欄に様を付けるべきか?

アドレス欄(To、Co)の個人名に“様“がついていないことはマナー違反となるため、必ずアドレス欄(To、Co)に”様“と敬称を記載しましょう。ある調査によると、アドレス欄(To、Co)の個人名に“様“がついていなくても気にならないと回答した人の割合は38%、意識していない17%、失礼だと思う45%と半数以上の55%の人が、気にしていないという調査結果でした。しかし、半数以上の人が気にしていないからと言って、アドレス欄(To、Co)の個人名に“様“を付けなくても良いと判断してはいけません。少なくとも残り45%の人には失礼だと感じ、不快な思いをさせてしまうためマナーをしっかりと守りましょう。

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注文書の訂正・再発行方法

注文書に誤りがあり訂正が必要になった場合、修正ペンや修正テープは大変便利ではありますが、取引を行った証明である証憑書類に分類される注文書の訂正には不適切です。どのようにして注文書の訂正を行えば良いのか詳しくご説明しましょう。

修正テープや修正ペンが不適切な理由は?

修正テープや修正ペンは簡単に誤って書いてしまった文字を消し、修正することができ大変便利です。しかし、取引を行った証明となる証憑書類に修正テープや修正ペンを使用した場合には、その文書の効力を失います。なぜなら、修正ペンや修正テープを使用して消してしまった場合、修正前に誤って記入した文字が見えなくなり不明瞭となるからです。
もし、修正ペンや修正テープの使用が有効となると、文書の改ざんも容易に行えてしまいます。このことから、修正ペンや修正テープは不適切と考えられています。

訂正する場合には二重線と訂正印を?

注文書に限らず、文書に誤りがあった場合には印刷を新たにすることが大前提です。しかし、やむを得ず訂正が必要となった場合には、誤った文字に二重線で線を引きましょう。次に二重線に被せるように訂正印を押し、その周辺の余白に新たに訂正したい文字を記載してください。

訂正印に使用する印鑑は?

誤って記載した文字を訂正するために必要な訂正印ですが、訂正印は、その書類に使用している印鑑と同一の印鑑を押す必要があります。注文書の場合の大半は角印が使用されているため、注文書の誤りを訂正する場合には角印を訂正印として使用しましょう。

再発行する場合

印刷し直す場合には必ず「再発行」と目につく場所に記載し、訂正が必要となった注文書は返却してもらうことが望ましいでしょう。返却が困難な場合には、破棄して頂くようお願いしましょう。

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注文書の役割って何?

注文書を作成することは、法律で定められていません。では、実際どのような役割があって発行されているのでしょうか。

注文書の役割

注文書は、発注側が注文の意思を示すための文書として、受注側に発行します。見積書の内容にそって互いにその詳細を確かめ合い、認識の相違がないことを確認するための役割があります。

発注側から口頭で「先日の見積書通りにお願いします。」と注文意思を受注側に伝えることは容易です。しかしこのような口約束のみの場合、「先日の見積書」の認識に相違が生じるリスクを伴うことがあります。認識の相違リスクを下げ、正確な注文・注文請負ができるように流れを作る役割も注文書にはあります。

注文書を含む文書の流れ

取引を行うための文書は、注文書を含み以下の流れで発行されます。流れを把握しておきましょう。

受)受注側 発)発注側

発)見積書依頼・・・発注側から受注側へ見積作成の依頼をします。

受)見積書の発行・・・見積依頼を受け、発注側へ見積を発行します。

発)注文書発行・・・注文意思を表し、認識の相違をなくすために注文書を受注側に発行

受)注文請負書発行・・・注文を請負う意思を示すために、注文請負書を発行します。

受)納品書・・・商品やサービス時に提供した証として受注側が発行します。

発)受領書・・・納品書を受取り、確かに商品やサービスを受けとった証として発行します。

受)請求書・・・提供した商品やサービスに対して料金を請求するために発行します。

受)領収書・・・発注側から金銭を受取った証として発行し、取引が終了となります。

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注文書の印鑑や角印は必要?

注文書を発行する規定がないように、印鑑を押す規定も存在しません。しかし、日本には文書に印鑑を押す文化があるため、注文書をはじめとするあらゆる文書に印鑑を押されています。注文書にはどの種類の印鑑を押せばいいのでしょうか。

注文書に押す印鑑は認印

注文書は取引の内容を証明する証憑書類です。しかし契約書とは異なり、注文書に押す印鑑には法的効力が求められていません。よって、注文書に押す印鑑は認印で問題ありません。

認印は、「確認」「認証」「証明」といった意味で幅広く活用されているものです。私たちの生活でも身近な印鑑であり、宅配便で荷物を受取った証しとして伝票に押す印鑑も認印となります。

ビジネスで活用されている認印は「角印」

法人の実印として役所に登録される印鑑の多くは、大判サイズの丸型の印鑑です。その実印と区別できるよう、法人の認印は正方形の「角印」が主流として多く活用されます。

注文書に印鑑は押さなくていい?

冒頭でもお伝えしたように、日本には印鑑を押す文化が根強く残っています。印鑑を押すことで「公式に発行した書類である」という証明になるため、法律上必要とされていない場合でも、「確認」「認証」「証明」と言った意味で注文書をはじめとする証憑書類には、印鑑を押すことが望ましいでしょう。

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注文書の保管・保存期間

注文書は発注側が、受注側に注文の意思表示をする役割を持つほか、受注側と発注側の認識の相違がないことを確認するために発行される文書です。ですが、法律では発行義務が定められていない注文書に保管義務はあるのでしょうか。ここで、注文書の保管・保存義務について詳しくご紹介します。

注文書は保管しなければならない

注文書は、取引を行った証明となる証憑書類に分類されるため、会社法、法人税法という2つの法律で保管が義務付けられています。保存期間は法人と個人事業主で異なるので注意が必要です。

法人の場合の保存期間

法人の場合、注文書の保存期間は7年です。保管義務は発行と同時に発生し、発行した年度の法人税申告期限日を起算日として設け、7年後の法人税申告期限日までが法律で定められている保存期間となります。発行した日の7年後を保存義務失効日であると勘違いしてしまう場合も多いため、注意が必要です。

【法人:注文書】・・・保存期間7年

発行日:2019年1月1日
法人税申告期限日:例年3月31日
保存義務失効日:2025年3月31日

個人事業主の場合の保存期間

個人事業主の場合、注文書の保存期間は確定申告を行うタイプによって分類されます。注文書は発行した年度の確定申告期限日を起算日として設け、青色申告・白色申告共に5年間です。

【青色申告:注文書】・・・保存期間5年

発行日:2019年1月1日
確定申告期限日:例年3月15日
保存義務失効日:2025年3月31日

【白色申告:注文書】・・・保存期間5年

発行日:2019年1月1日
確定申告期限日:例年3月15日
保存義務失効日:2025年3月31日

保存期間が長期なため、保存義務の失効日を目立つように記載して管理しましょう。

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注文書テンプレート

注文書は自社の事業形態に合い、尚且つ第三者が見ても内容がわかるような形式の注文書を選択することが重要です。
ここではExcelやWord、PDFなどで作成することができ、更には英文の注文書を無料で利用できるテンプレートを集めました。
※注文書は発注書とも呼ばれているため、タイトルが発注書でも問題はありません。

文例書式テンプレート

▼1

特徴:シンプル、黄緑を基調にしたカラー注文書
用紙サイズ:A4M
形式:Excel

https://www.template-sozai.com/template/3587

▼2

特徴:シンプル、内訳も大きく記載できるので、見やすい注文書。モノクロタイプ。
用紙サイズ:A4
形式:Word

https://www.template-sozai.com/template/1065

[文書] テンプレートの無料ダウンロード

▼1

特徴:シンプル、備考欄が多めに用意されているため、必要に応じて効率よく活用できます。モノクロタイプ。
用紙サイズ:A4M
形式:Excel

https://www.template-sozai.com/template/3587

▼2

シンプル、単価、単位、数量などを記載できる注文書。モノクロタイプ。
用紙サイズ:A4
形式:Excel

https://template.k-solution.info/2017/08/16120703.html

コクヨ

▼1

特徴:シンプル、カラー対応。文房具メーカーのコクヨが提供する無料注文書。
用紙サイズ:A4M
形式:Excel

https://www.kokuyo-st.co.jp/stationery/kws/template/download/index.html

みんエク!

▼1

特徴:見積書、注文書、納品書が1枚に収まります。
用紙サイズ:A4M
形式:Excel

http://all-excel.net/t_mitumori_sp01.html

▼2

特徴:シンプル、自動計算なので自身での計算が不要です。
用紙サイズ:A4
形式:Excel

http://all-excel.net/t_tyuumonsyo01.html

wondershare

▼1

特徴:手書き専用、横向き、カラー対応
用紙サイズ:A4M
形式:PDF

https://pdf.wondershare.jp/pdf-templates/purchase-order1.html

▼2

特徴:英文、手書き専用です。
用紙サイズ:A4
形式:PDF

https://pdf.wondershare.jp/pdf-templates/purchase-order3.html

▼3

特徴:シンプル、白黒、手書き専用です。
用紙サイズ:A4
形式:PDF

https://pdf.wondershare.jp/pdf-templates/purchase-order5.html

以上、注文書テンプレートをご紹介しました。ご利用の場合には各サイトの規約に沿ってご活用ください。

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