請求書はデータ化しても問題ない？メリットやデメリット、作成の方法

更新日：2024年8月8日

データ化した請求書の法的な有効性は？

結論、データ化した請求書も紙媒体の請求書と同等に扱って問題ありません。

近年では、電子帳簿保存法改正やインボイス制度開始、2024年秋以降の郵便料金値上げなど、さまざまなことが要因となり請求書のデータ化に取り組む企業が増えています。
中には有効性を不安視して、データ化に踏み切れていないケースがあるかもしれません。

詳しく解説すると、実は請求書の発行は法的に義務付けられているわけではないのです。法律上の規定がないため、発行形式の要件もないとされています。
このように請求書はデータ化しても法的に有効なため、安心して紙からデータに移行してください。

請求書をデータ化するメリット

多くの企業が請求書データ化を推進するのは、相応のメリットがあるためです。ただし、メリットだけでなく、注意すべき点もあるため、請求書のデータ化を進める際には、どちらも把握しておけるとよいでしょう。まずは、請求書をデータ化するメリットについて具体的に解説します。

業務の効率化が叶う

請求書を発行する際は、書面の作成から送付まで手間のかかる作業が発生します。例えば、印刷・三つ折り・封入・郵送などです。
データ化すれば、これらの作業がすべて不要になり、手間と時間を大幅に削減することができます。発行業務を効率化でき、経理部門の負担を軽減できる点は、請求書データ化の大きなメリットといえるでしょう。

請求書の発行や受領の迅速化

紙の請求書は郵送する分、取引先に届くまでに少なくとも1日はかかってしまいます。一方、データ化をすれば、メールやクラウドサービスなどで送れるため請求書の即時授受が叶います。

さらに、社内の確認・承認にかかっていた時間も短縮できるでしょう。データ化すれば、クラウドや社内ネットワークを通じて即時に共有できます。紙の原本の確認や、捺印は不要です。このように請求業務の工数を削減できれば、最終的に取引自体のスピードアップにもつながります。このように、業務フロー全体の迅速化が叶うことも嬉しいポイントです。

コストを削減できる

データ化することで紙の請求書発行にかかっていた印刷費や郵送費をなくし、コスト削減へつなげることができます。2024年10月からは郵便料金が大幅に変更され、郵送にかかる金額が増加する見通しとなりました。料金改定後は25g以下の定形郵便物が84円から110円に、50g以下の定形郵便物が94円から110円に値上げされることになりました。（2024年7月現在）レターパックや速達の料金もいずれ値上がりするとされています。

紙の請求書のみでは、原本の郵送に必要なコストも増えてしまうでしょう。特に、請求書の発行枚数が多い企業は影響が大きくなるといえます。値上げ前にデータ化を検討しておくようおすすめします。

関連記事：「【2024年】郵便料金値上げの内容は？企業への影響と対策方法」

請求書をデータ化する方法

請求書をデータ化する方法には、いくつかの選択肢があります。ここでは、エクセルなどを使う方法と、専用のシステムを活用する方法について、それぞれの特徴やメリット・デメリットをお伝えします。

エクセルなどでデータ化する

エクセル（Excel）やワード（Word）などで請求書を作成してデータ化する場合、コストをかけずにデータ化へ移行することができるでしょう。関数やマクロなどを活用できれば、ある程度作成を自動化することもできます。

ただし、エクセルやワードの利用には、いくつかの注意点があります。まず、基本的に同時編集ができないため、複数の担当者が作業する際にやりとりに時間がかかる可能性があります。また、対応できるデータ量に限りがあり、データが増えるとファイルの動作が重くなることも考慮する必要があります。

システムでデータ化する

請求書発行システム上で電子データ化を行うと業務効率をさらに高めることができます。システムによっては、帳票データから請求書を自動作成する機能がついており、手入力の必要もなくなるためです。人の手による入力業務や目視確認ではミスが発生するリスクがありましたが、手作業が減ることでヒューマンエラーが起きにくくなることもメリットとなります。クラウド上でデータ共有可能なシステムなら、同時編集もスムーズに行えるでしょう。在宅勤務などのテレワーク中も出社せずに操作できるため、柔軟な働き方の推進にもつながります。

ただしシステム導入には、初期費用や月額費用など、相応のコストがかかる点には留意する必要があります。しかし、中長期的な目線で見た場合、最終的にはコストメリットが大きい場合が多いです。紙の請求書発行でかかっていた人件費や郵送費、封筒代など、さまざまな費用を削減できるためです。システムを長期間利用した場合のコストを試算し、メリットが大きいと判断できたら導入することがおすすめです。

請求書をデータ化して発行する際の注意点

請求書をデータ化する際は、ファイル形式や保管方法など、いくつか注意しておきたいポイントがあります。以下の注意点も参考にしながらデータ化を進めていきましょう。

データのファイル形式に気をつける

請求書をデータ化する場合、PDF形式で作ることが推奨されています。PDFファイルなら容易に内容を編集されにくく、改ざん防止につなげることができるためです。CSVなど別の形式で請求書を作成した場合も、PDFに変換して送付するとよいでしょう。

社内のオペレーションを整理する必要がある

請求書をデータ化する際はオペレーションを整理する必要があります。取引先によってはデータ化に対応しておらず、別途紙の請求書の発行が必要なケースもあるでしょう。

その際、紙での発行とデータでの請求書発行はフローが異なるため、請求業務を担う経理担当者の手間が増えてしまうかもしれません。

データ化した請求書のオペレーションと、紙の請求書のオペレーション、両者が混乱しないように整備する必要があります。

利用するシステムやツールによっては紙とデータの請求書のどちらの発行方法にも対応しています。例えば、電子請求書発行システム「楽楽明細」は、WEB発行やメール添付だけではなく、郵送やFAX送信など幅広い送付方法に対応しています。そのため、どうしても紙の請求書がほしいという取引先の要望に対して、「A社、B社分は電子データで送付」「C社は引き続き紙で送付」といった柔軟な対応が可能になります。

押印が必要な場合は電子印鑑に切り替える

請求書に押印が求められることがありますが、データ化したものには電子印鑑を使うことがおすすめです。必要に応じて電子印鑑へ切り替えましょう。

電子印鑑の使い方には大きく分けて2つの種類があります。一つは、印影を画像データ化して貼り付ける方法です。手軽に作成できますが、改ざんや複製のリスクがあるため注意が必要です。

もう一つが、タイムスタンプなどの識別情報が組み込まれた電子印鑑を使う方法です。改ざん・複製防止のためにはこちらのタイプが適しているでしょう。

また、電子請求書発行システムによっては電子印鑑の貼り付けも行えることがあります。こうしたサービスを活用する企業も多いため、業務効率化のために検討してみてはいかがでしょうか。

関連記事：「電子印鑑とは？作り方や取扱方法、法的効力など徹底解説」

控えを保管する場合は法要件を守る

請求書控えの電子データを保管する際は、電子帳簿保存法の保存要件を守ることも重要です。原則として法人の場合は7年間、個人事業主は5年間の保存義務があります。その他、いくつかの保存要件が定められているため、詳細をチェックしておきましょう。

関連記事：「請求書・請求書控えの保存期間は？保存の必要性や守るべきルールも解説」

請求書をデータ化するなら「楽楽明細」がおすすめ！

ここまで、請求書のデータ化についてお伝えしました。

請求書をデータで発行すれば、紙での発行に比べて多くのメリットを得ることができます。取引先の方針によっては紙とデータの両方の対応が必要になるケースが少なからずありますが、複数の発行方法に対応したシステムであればその心配も不要です。システムを導入してデジタル化を推進することで、経理業務のさらなる効率化を図れるでしょう。

様々な専用システムの中でも電子請求書発行システム「楽楽明細」は、データでの発行、紙での発行どちらにも対応しており、簡単操作で請求書を電子発行できるため、特におすすめです。

「楽楽明細」は帳票データをCSVまたはPDFでアップロードし、送信方法を選ぶだけで、請求書や領収書、見積書などあらゆる帳票を自動で発行・送付できます。
システムが苦手な人でも簡単に操作できる画面仕様になっており、導入前後のサポート体制も充実しているため、システム導入に不安がある方も安心してご利用いただくことができます。

「楽楽明細」の機能や料金プランなどの詳細にご興味にある方はもちろん、データ化への移行に不安や疑問がある方もぜひお気軽にお問い合わせください。

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