請求書は、取引内容や請求金額などの情報が記載された重要書類です。そのため、一般的な書類と同様の郵送方法で処理して問題ないか迷ってしまうケースが少なくありません。また、2024年10月以降は郵便料金の値上げによる影響を受け、請求書の郵送コスト増加でお悩みの担当者の方も多いでしょう。
そこでこの記事では、経理部門の担当者の方へ向けて、請求書の郵送に関する基礎知識を解説します。注意するべきマナーや効率化の方法までお伝えするので、ぜひ参考にしてみてください。
結論からお伝えすると、請求書を普通郵便で送っても問題ありません。一般的にも、多くの企業で請求書の郵送に普通郵便が用いられています。
ただし、普通郵便では紛失や遅延によるリスクが懸念されます。そのため、「高額な請求書を送るケース」や「重要な契約に関する請求書を送るケース」のように、取引先に請求書を送付した事実を記録したいときには、簡易書留を利用することがあります。このように場面に応じて普通郵便と簡易書留を使い分けるとよいでしょう。
なお、請求書は「信書(=特定の受取人に対して意思表示または事実の通知を行う文書)」に該当するため、以下のサービスでは送ることができません。
請求書の発送方法について詳しくは、以下の関連記事で解説しています。郵送以外の送付方法も知りたい方は、こちらを併せてご覧ください。
関連記事:「【徹底解説】請求書の発送方法を徹底解説」
請求書を郵送するときは、先方に対して失礼や不備がないよう以下のポイントを押さえておきましょう。ここでは、請求書の郵送で注意するべきマナーをご紹介します。
マナー① 送付状をつける
請求書を郵送する際は、送付する書類の内容を示す「送付状(添え状)」を同封しましょう。送付状の同封は必須ではないものの、相手方へ丁寧な印象を与えたり、同梱物に対する両者の認識の違いを防いだりする役割があります。具体的には、以下の項目を記載します。
20○○年○月○日
〒○○○―○○○○
東京都○○区○○
○○株式会社
○○部 ○○様
〒○○○―○○○○
東京都○○区○○
株式会社○○
営業部 担当者:○○
TEL/FAX:○○○○
拝啓
貴社におかれましては、ますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。
この度の納品に関しまして、下記の通り請求書を同封させて頂きました。ご査収の程、よろしくお願いいたします。
今後ともなにとぞよろしくお願い申し上げます。
敬具
以上
関連記事:「請求書に送付状は必要?正しい書き方や文面についてもご紹介」
マナー② 書類の折り方は三つ折り
A4サイズの請求書は、三つ折りにして封入するのが一般的です。三つ折りする際は、まず下から1/3を上に折り上げた後、上から1/3を折り下げましょう。書類の入れ方は、和封筒の場合は封筒の裏側から見て手紙の書き出しが右上にくるようにします。一方、洋封筒の場合は封筒の表側から見て手紙の書き出しが右下にくるようにします。
マナー③ 適したサイズ・色の封筒を選ぶ
請求書の郵送には、A4サイズが三つ折りで入る「長形3号」や、A4サイズが折らずに入る「角形2号」などの封筒が適しています。封筒の色は白や薄い青色のほか、茶色のクラフト封筒など中身が見えないタイプを選びましょう。
マナー④ 宛名は正確に書く
封筒の宛名欄には、以下の項目を省略せずにはっきりと書きましょう。また、表面に「請求書在中」と添え書きすると、受取人が郵便物の内容をすぐに把握しやすくなります。
裏面の差出人欄には、同様に以下の項目を記入します。
宛名や封筒の書き方について、詳しくは以下の関連記事で解説しています。こちらも併せてご確認ください。
関連記事:「請求書の宛名の正しい書き方は?「御中」と「様」の使い分けなど、気になるマナーを徹底解説」
関連記事:「この記事を見れば完璧!見積書・請求書の封筒の書き方」
マナー⑤ 余裕をもった日程で送付する
請求書は決められた期日までに送付するのがマナーです。郵便事情や処理時間などを踏まえて、取引先が支払期限までに余裕を持って処理できるように配慮しましょう。
請求書を郵送発行する際のチェックポイントは、以下の関連記事でもご紹介しているため、併せてご確認ください。
関連記事:「請求書を郵送発行する際にチェックしておきたいポイントを紹介!」
発行した請求書は、郵送以外の方法で取引先に送ることもできます。ここでは、「FAXで送る方法」「クラウド・メール・システムなどで送る方法」について解説します。
紙の請求書を迅速に送付できる方法です。ただし、画質の劣化により細かい文字が見えにくくなる可能性があります。また、一般的なビジネスマナーとして、FAX送付は相手方から希望があった場合のみに留めるのが望ましいでしょう。
請求書を電子データで送付する方法です。クラウドからダウンロードしてもらう方法、メールに添付して送る方法、専用システムから自動送信する方法などがあります。電子データは迅速に送付可能で、かつ保存・検索が容易にできるのがメリットです。ただし、宛先に誤りがないよう、万が一のことを考慮して安全性の高いオペレーションを構築する必要があります。
請求書を電子データで送る際は、「クラウド」「メール」「システム」など複数の選択肢があります。なかでも特におすすめなのは、システムで送る方法です。
システムを導入すると、請求書を電子データで送付できるのはもちろん、作成から送付までの業務全体を効率化できます。請求書発行に関する全ての業務を自動化できるのが魅力です。例えば、帳票データから自動で納品書を作成する機能により、書類発行の作業時間を大幅に短縮し、人的ミスのリスクを低減します。請求書のほかにも見積書・発注書・納品書・領収書といった幅広い文書発行に対応可能です。
さらに、システム導入は取引先にもメリットをもたらします。電子取引では到着までのタイムラグがないので、郵送と比較して早期に請求書を受け取り、日付に余裕を持って経理処理ができます。紙の原本の保管が不要になり、ファイリングなど書類管理の負担を抑えられるのもポイントです。
ここまで、請求書の郵送に関する基礎知識を解説しました。請求書は一般的に普通郵便で送付されることが多い文書です。ただし、枚数が多い場合は印刷・三つ折り・封入・投函に多くの時間がかかり、用紙代や切手代などの経費がかさみます。また、2024年10月以降は郵便料金の値上げにともなうコスト増加への懸念から、昨今は電子発行への切り替えを検討する企業が多くなりました。システム導入で請求書発行のコスト削減と業務効率化を叶えるなら、数あるなかでもクラウド型電子請求書発行システムの「楽楽明細」がおすすめです。
請求書を電子化する際、一般的なシステムでは以下のような課題を抱える企業が少なくありません。しかし、「楽楽明細」ならこれらの心配がなく、スムーズに電子化を実現できるのが魅力です。
課題1「取引先との調整や社内でのオペレーション変更に不安がある」
「楽楽明細」では、テンプレートを活用して現在お使いのフォーマットを再現することが可能です。また、基幹システムや販売管理システムの柔軟な連携に対応しているため、既存のオペレーションを大きく変えずに電子化を進められます。
課題2「紙での発行を希望する取引先がいるので全面的な電子化が難しい」
「楽楽明細」は電子での発行・紙での発行、双方に対応しています。そのため、一部の取引先が紙での発行を希望している場合もスムーズに処理できます。請求先ごとの希望に合わせて「WEBからダウンロード」「メール添付」「郵送代行サービス」「FAX」の選択肢から送り方を選べます。
課題3「初めてのシステム導入なので不安がある」
「楽楽明細」は導入前から運用開始後まで、一貫したサポートを提供しています。導入時は専任のサポート担当者が初期設定を支援し、運用開始後も機能に関するご相談から活用のご提案まで、丁寧なフォローがあります。初めてのシステム導入でも安心です。
また、電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応したシステムなので、法改正にもスムーズに対応できます。詳細は無料の資料でご紹介していますので、以下のページからどうぞお気軽にお問い合わせください。
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