2019年7月29日

請求書の送り方

請求書とは、提供した商品やサービスに対して料金を請求する書類を指します。取引を証明するための「証憑書類」に分類される重要な書類の1つであり、取引の内容を詳細に記載し、誤発送やヒューマンエラーが無いようにしなければなりません。

商品やサービス提供後、請求書を取引相手に送る方法は以下の通りとなります。

手渡し

商品やサービス提供後に直接、取引相手に手渡しをする方法です。商品やサービスを提供しその場で取引相手に提出するため、事前に請求書を作成しておく必要があります。事前に作成した請求書の内訳が当日変更された場合には請求書を作り直すことになるリスクを伴うため、請求料金が確定、または固定している商品やサービス提供時に適応される方法です。

【手渡しのポイント】

  • 封筒に請求書を封入し、手渡しする。
  • 封筒に取引相手の企業名や氏名を記載し、誤配を防止しましょう。

郵送

商品やサービス提供後に請求金額や内訳を確認し、取引相手に郵便で請求書を送る方法です。請求書を郵送するためには請求書の他に、送付状を同封する必要があります。送付状には宛名や送付枚数、挨拶文、請求書を発送する旨を記した内容の文書の他、差出人の企業名や担当名、住所、電話番号やFAX番号を記載する必要があります。

【発送のポイント】

  • 封筒に相手先の住所や宛名を記載
  • 封筒に差出人の企業名や担当名、住所を記載
  • 郵便物の重さで切手の料金が異なるため事前の確認

宛名は手書きでも問題ありませんが、頻繁に取引を行う場合には印字ラベルシールで宛名を印刷や、窓あき封筒を利用すると大変便利であり、誤発送やヒューマンエラー防止に繋がります。現在、切手は82円1枚(25g以下の定形郵便物)~郵送できますが、2019年10月1日から2円値上がりの84円1枚~へ変更されるので注意しましょう。

FAX

FAXは簡単に送れるというメリットがありますが、信頼性に劣ります。そのため、取引相手からFAXで送信して欲しいという希望がない限りなるべく避けましょう。やむを得ずFAXで請求書を送信する場合は、原本を改めて郵送すると信頼性が高まります。

また、FAXを送信する際には送信書を一緒に送るりのがベターです。送信書には宛名や送信枚数、挨拶文、請求書を送信する旨を記した文書の他、差出人の企業名や担当名、住所、電話番号、FAX番号を記載する必要があります。FAXを送る直前に電話で請求書を送る旨、送信書を含めた送信枚数が何枚になるのかを伝えることで、FAX性質上の誤発送やヒューマンエラーを防ぐことができます。

【FAX送信のポイント】

  • 取引先から依頼があった場合のみFAXで請求書を送信
  • 送信書を必ず一緒に送信
  • FAXを送る直前に電話で請求書を送る旨を連絡
  • 原本を改めて郵送

メール

メールで請求書を送信する場合には、請求書のPDF発行が必要です。これまでご紹介した手渡しや郵送、FAXは印刷が必要でしたが、PDF発行の場合はExcelやWordで作成したデータをPDFファイルに変換します。メールで請求書を送信する際は、事前に取引相手にPDF発行しても問題ないか確認しましょう。

また、メールで送信する請求書に印鑑を押す場合は下記のいずれかの工程が必要となります。請求書に印鑑を押す規定はありませんが、信頼性を高めるためにも請求書に印鑑を押しましょう。

  • 一度印刷した請求書に印鑑を押し、スキャンしたデータをPDFファイルに変換する方法
  • 印鑑データを作成し、データをweb上の請求書に貼り付ける方法

メッセージ欄には宛名と挨拶文、メールに請求書PDFファイルを添付する旨を記載し、最後に差出人の企業名や担当名、住所、電話番号、FAX番号、メールアドレスを記載しましょう。メールで取引を頻繁に行う際には、企業名や氏名、連絡先を登録することができる署名機能を活用すると便利です。メールを作成する度に入力していてはヒューマンエラーを起こしかねず、署名機能は業務効率化にも繋がります。

【メール送信のポイント】

  • 印鑑データ作成・貼り付けor押印した原本をスキャンしてデータ化
  • データをPDF変換する必要がある
  • 件名に「請求書」と明記する
  • メールに請求書PDFファイルを添付

請求書を提出する方法は以上です。取引相手側の希望や状況に合わせて請求書の提出方法を選択しましょう。

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WEB請求書発送システム「楽楽明細」とは

楽楽明細では上記でご紹介した請求書の提出方法とは異なり、CSV形式かPDF形式でを請求データをアップロードするだけで簡単に請求書を作成・発行できます。また、取引相手に応じて「WEBからダウンロード」「メールにPDFファイル添付」「郵便物発送」の3つの方法から請求書の提出方法を選択でき、これまで必要であった「印刷、封入、発送」といった工程をカットできます。そのため業務効率化へと繋がり、誤発送やヒューマンエラーの防止にもなるでしょう。

以下が、WEB請求書発送システム楽楽明細で請求書を発行する際の流れです。

  1. 請求書データをアップロード(CSV or PDF)
  2. 楽楽明細が請求書作成・発行
  3. 取引相手毎に提出方法を振り分けて請求書を提出

【WEB請求書発送システム楽楽明細のポイント】

  • 請求書データをアップロードするだけで簡単作成・発行
  • 現在使用のレイアウト、デザインをそのまま再現
  • CSVデータとPDFデータ連携が容易
  • 取引相手ごとに提出方法を選択

WEB請求書発送システム楽楽明細では請求書の他にも、納品書や支払明細書、領収書などの帳票を作成し発行できます。

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請求書に記載すべき内容

次に、請求書に記載すべき内容をご紹介します。請求書の内容や形式に規定はありませんが、一般的に必要とされている項目は以下の通りです。

  1. タイトルとなる「請求書」を大きく記載しましょう。
  2. 発行日を記載(例:○年○月○日)
  3. 宛名を記載(例:○○会社 ○○部 ○○○○様)
  4. 請求側の企業名、住所、電話番号などを記載(宛名より下段の位置)
  5. 請求側の押印(角印)
  6. 請求金額(総合計・消費税額○%・小計)
  7. 請求内容(商品名やサービス名)
  8. 振込先(銀行・支店名・口座番号)
  9. 振込手数料(どちらが負担するか確認しましょう。)
  10. 支払い期限(期限を設けましょう。)

請求書は証憑書類に分類される「取引の事実を証明明する書類」であるため、第三者から見てもわかるように請求書内容を記載しましょう。ヒューマンエラーリスクが高い工程ですので、1つ1つ確認しながら作成してください。

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請求書の折り方と封入封緘方法

請求書の折り方は封筒のサイズにもよりますが、三つ折りが一般的な折り方として認識されています。ここで、三つ折りにする際に押さえておきたいポイントをご紹介しておきます。

【三つ折りポイント】

  • A4用紙の場合、均等に3等分に折る。
  • 現在使用のレイアウト、デザインをそのまま再現
  • 定規などを利用し、キレイに折る
  • 「請求書」のタイトルが開いた時上になるように、タイトルの記載がある方を後から折る。

封入方法

三つ折りにした請求書と送付書を封筒に入れる際も、マナーがあります。封入する際に押さえておきたいポイントも覚えておきましょう。

【封入方法のポイント】

  • 封入方法のポイント
  • 三つ折りした請求書の「タイトルが上になっている面」を表と考える。
  • 封筒を表から開封した際にタイトル面も表となるように封入する。

※送付書も請求書と同様に封入しましょう。

また、大量の書類を短時間で封入封緘できる、以下のような機械があります。必要に応じて活用しましょう。

▼紙折り機 参考価格6万円~15万円前後

  • 紙折り専用

▼中古封緘機 参考中古価格10万円前後

  • 封緘専用
  • 1通3秒

▼中古封入封緘機(インサーター) 参考中古価格50万円前後

  • 折る、封入、のり付けまで行える機械
  • 1時間で3000通

なお、封入機は保守費用として、年間固定で数万円~数十万円といった費用が別途化係るケースも多く、上記は秋まで参考価格となります。

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請求書を入れる封筒について

請求書を封入する封筒サイズには、一般的に長形3号(120mm×235mm)が使用されています。
その他、ビジネスマナーとして押さえておきたいポイントも覚えておきましょう。

【封筒のポイント】

  • 封筒サイズは長形3号(120mm×235mm)
  • 「請求書在中」と宛名面の左下に記載。(スタンプも可)
  • 差出人情報を、専用ソフトを活用して印刷or 外部発注する。(手書きやスタンプでも可)
  • 宛名は忠実に記載する。

宛名の書き方

宛名は郵便物を受け取った際、一番初めに目にする項目の1つです。誤発送やヒューマンエラーが無いように、確認しながらしっかりと記載しましょう。また、会社名と個人名を記載する際には「御中」は使用せず会社名のみを記載し、二重の敬称を避けましょう。

正:○○株式会社 ○○部 ○○○○様
誤:○○株式会社御中 ○○部 ○○○○様

役職にも注意が必要です。「部長代理」や「課長補佐」などの役職の場合、代理や補佐は役職名の1部であるため排除する必要はありません。正確に役職名を記載しましょう。

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まとめ

以上、今回は請求書の発送方法や記載内容、押さえておきたいポイントについてご紹介しました。請求書を発行・発送するまでには細かなルールやマナーがあるため、1つ1つ項目を確認しながら誤発送などヒューマンエラーが起きないように作成しましょう。また、楽楽明細では請求書データをアップロードするだけで、WEB発行が可能な大変便利なシステムです。ご利用をお考えの際には、お気軽にご相談ください。

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