請求書を管理・保管する方法は？発行側の請求管理業務でよくある課題

2024年9月20日

発行した請求書で必要になる“管理”とは

請求書を発行する側は、どのような管理を行う必要があるのでしょうか。ここでは、請求書の発行から控えの保存、入金状況チェックまでに生じる管理のポイントや注意点について解説します。

①請求書が漏れなく発行できているかチェックする

商品を納品したときや、サービスを提供した際は、対応する請求書を発行します。発行漏れがあると料金を回収できない可能性があるため注意してください。請求書発行を忘れないよう、管理・チェックする仕組みを整えておくことが求められます。

書類作成の管理が上手くできていないと、発行漏れだけではなく二重請求が起こってしまう可能性があります。請求書に関するミスは取引先からの信頼を損ねることにつながる重大な問題です。場合によっては、取引停止などにつながってしまうおそれもあるでしょう。こういった事態が起こらないよう、慎重に管理することが大切です。

②請求書やその控えは一定期間保管する

発行・受領した請求書は長期間保存しておくのが基本です。保管期間は以下の通りです。

	控え保管の義務	保管期間
		法人	個人
適格請求書（インボイス）	あり	7年
インボイスではない請求書	なし	7年	5年

紙の請求書を授受している場合、大規模なスペースを確保しなければならないでしょう。一方、電子データで発行した請求書であれば、控えは紙に出力せず、データとして保管しておくことができます。紙で受領した領収書は、要件を満たせばスキャナ保存してデータ化して保管可能です。請求書管理の負担を軽減したい場合は、ペーパーレス化を推進することがおすすめです。

参考：国税庁HP「適格請求書等の写しの保存」

関連記事：「請求書・請求書控えの保存期間は？保存の必要性や守るべきルールも解説」

③取引先からの入金状況をチェックする

請求書を取引先へ交付したら、指定の期日に入金が行われます。請求書発行後は入金状況をリアルタイムでチェックして、ステータスを管理する作業も必要となります。

一般的には「未入金」「入金済み」を一覧で把握できるよう、エクセルやスプレッドシートで管理します。未払いのものと支払い済みのものの請求データが混ざってしまわないように、適切に管理することが重要です。

取引先からの入金を確認できたら、発行した請求書のステータスを変更し、入金消込を行います。期日を過ぎても未入金だった場合、先に自社側で請求漏れや送付ミスなどがないかを確認しましょう。社内の請求業務に問題がないと確定したら、取引先へ問い合わせて状況を確認します。必要に応じて未払い分の催促や督促を行いましょう。

関連記事：「入金消込とは？作業の流れやよくあるトラブル、業務の効率化を解説」

発行した請求書のステータスはどのように管理するとよい？

請求書発行に関するステータスは、「請求書発行前」「請求書発行済」「未入金」「入金済み」の4種類に分けて管理することがおすすめです。また、発行した請求書の管理方法は、主に2パターンに分けられます。ここでは、それぞれのパターン別のステータス管理方法をご紹介します。

パターン①：取引先ごとに管理する

固定の取引先が10社未満と少なめな場合は、顧客ごとに請求書を管理するのがおすすめです。個別の取引状況を把握しやすくなるでしょう。ただし、自社全体の月別の請求額は確認しにくくなる点に留意しましょう。

パターン➁：取引月ごとに管理する

取引先が10社以上ある場合は、月ごとに請求書を管理したほうがよいでしょう。毎月の取引金額を把握しやすくなります。

一方で、特定の顧客や案件の請求書を確認したいとき、探す手間がかかりやすいデメリットがあります。請求件数が多い場合は特に時間がかかってしまうでしょう。請求書を見つけやすいように整理しておくことが大切です。

請求書発行側でよくある管理の課題

請求書発行後の管理業務では、以下のような問題に悩まされるケースが少なくありません。よくある課題や対策方法について確かめていきましょう。

取引先の確認状況がわからず動きにくい

請求書を送付したにもかかわらず、取引先からの入金が処理されないことがあります。このとき、取引先の確認状況を把握できず、迅速に対応しにくいケースは少なくありません。自社側の請求漏れか、取引先の支払い漏れか、すぐにわかると適切な対応を取りやすくなるでしょう。

請求書管理に役立つツールやシステムなどのクラウドサービスを導入することで、上記のような課題を解決できる可能性があります。請求書を送信した後、相手が確認済みであるかオンラインでチェックできるシステムなら、支払期限までにスムーズに対応できるでしょう。

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控えを長期間保管しなくてはならない

前述した通り、インボイスを発行した際の控えは原則7年間保管する必要があります。紙で請求書を管理する場合、ファイリングの手間やコストがかかってしまうでしょう。加えて、紙の劣化や紛失などのリスクもあるのが懸念されます。

紙ではなく、電子データで保管すれば、こうした問題を改善できます。

一方で、電子取引では電子帳簿保存法の保存要件を満たす必要がある点に気をつけましょう。「真実性」や「可視性」を確保するために、細かな要件を確認しなければいけません。要件を満たすためのオペレーションを構築する必要もあります。

こういった場合には、電子帳簿保存法に対応した請求書発行・管理システムを活用するのがおすすめです。要件を満たす請求書を簡単に作成し、管理することができます。手作業による要件チェックが不要となり、スムーズに請求書の作成や管理が行えるでしょう。

電子請求書発行システム「楽楽明細」は、改正電子帳簿保存法に対応しています。いちいち保存要件を確認する手間がかからず、効率的に請求書を発行・管理できるのがメリットです。請求書管理で起こりがちな問題を防ぎ、効率化を実現できるでしょう。

請求書発行側の管理を効率化するにはシステム導入がおすすめ！

請求書を発行した際の管理における課題や、解決のポイントについてお伝えしました。請求書発行関連の業務効率化を図るなら、システムを導入して請求書を電子化することをおすすめします。

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