請求書の書き方マニュアルを完全公開!

2019年5月15日 更新:2019年7月29日

そもそも、請求書とは何なのか。そして作成する場合、あらかじめ準備すべきもの、必ず記載すべき事項などは何なのか。ここで、請求書の書き方を詳しく解説します。すぐに利用できるテンプレートもありますので、ぜひ参考にしてください。

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請求書とは

請求書とは

請求書とは提供したサービスや製品等に対する対価、あるいはこれに伴った諸経費などを請求する、ビジネス上で重要な書類の一つです。請求書といっても簡易的なものから売上伝票も併せて添付する詳細なものまで、その内容は多岐にわたります。そのため、どんな請求書を発行すれば良いのかは十分に注意しましょう。あらかじめ、国税局のホームページで調べておくと安心です。

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請求書を書く時に必要な3項目

1)請求書と封筒

請求書を入れる封筒について、特に決まりはありません。ただし多くの場合、長形3号(120mm~235mm)のサイズを用いることが一般的でしょう。なお、会社によっては請求書を封入すると送り先が外から見える、窓ありの封筒を用意することもあります。封筒は請求内容、あるいは自社の規定などに応じて使い分けられているのです。

2)請求書と印鑑

請求書への押印は必須ではなく、印鑑がなくても請求は成立します。しかし多くの場合、商習慣として押印されているでしょう。押印する場合には、角印を用いることが一般的です。
また、封入する封筒にも『請求書在中』と印を押し、中身が分かるように配慮されることがあります。『請求書在中』を封筒に押す場合、インクの色は黒や赤、青が一般的です。また、請求・送付元の情報として、封筒や請求書に会社名のゴム印を押すことも少なくありません。

3)請求書とパソコン(mac、Windows)、

最近では、パソコンを使って請求書を作成することが増えました。Excel等なら請求書のフォーマットを簡単に作れますし、テンプレートをダウンロードして使用することも可能です。なお、請求書をデータ送付する場合、MacとWindows間では破損やレイアウトの崩れなどが起こるかもしれません。正しいデータが届けられるよう、使用ソフトの互換性には十分に注意してください。

もちろん、中には市販の請求書を購入し、手書きで記入することもあるでしょう。しかし手書きの場合、請求額などに誤りがあるまま、相手に送ってしまう可能性が高まります。また、1つ1つ手書きするには、請求書の作成だけで相当な時間と労力を費やしかねません。そのため、請求書の作成にはパソコンを上手く活用することがオススメです。

請求書と他の書類の違い

請求書と他の書類の違い

請求書など業務の取引に関わる書類は、一般的に「帳票」と呼ばれるものです。請求書には『業務一切に関する経費を受け取るための書類』という役割があり、他にも納品書や見積書などが該当します。
その他、帳票の分類に入るものとしては、会社の経費や運営に関する仕訳帳や総勘定元帳、現金出納帳など、具体的な数字や項目で表した経理関連の書類が含まれています。

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請求書の書き方【請求書を作成時に必要な5つの項目】

請求書の書き方【請求書を作成時に必要な5つの項目】

請求書を作成する際には、書き方の基本として記載すべき事項をしっかり押さえておくことが重要です。具体的に、以下のような情報は漏らさず記載すると良いでしょう。

  • 請求する側の会社名または名称
  • 取引年月日・詳細な取引内容並びに金額
  • 請求先の会社名または名称
  • 振込先口座情報
  • 支払期限日

これらの情報を分かりやすく記載しておくと、請求内容に取引先も納得しやすいはずです。曖昧な記載では相手から問い合わせが入り、確認や訂正など余計な手間が発生する可能性があるので注意してください。

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請求書の送付時に必要な準備物

請求書の送付時に必要な準備物

送付状

送付状とは、請求書を送る際に添付する挨拶文のことを指します。請求書を送る旨の文書を記載しますが、何を書くべきか分からない場合はテンプレートを利用すると良いでしょう。ビジネス文書関連の情報をインターネットで検索してみると、具体例やテンプレートを見つけられます。また、市販の関連書籍を参考にしながら、オリジナルの文書を作成するのも一案です。

印字シール

取引を続けていくと、同じ企業に請求書を発送する機会が多くなります。そこで、相手先の情報をパソコンに登録しておき、請求書発送時にシールへ印字して封筒に貼ります。

これらの準備を事前に整えておくと、封筒記入の手間が省略できます。結果、請求書業務が効率的になるでしょう。特に印字シールは、最初に請求書を作成した際に併せて活用すると便利です。

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請求書の発送漏れをなくすための手段

請求書の発送漏れをなくすための手段

請求書は取引において重要な業務であり、信書扱いのため送付には注意が必要です。もしも何らかの原因で先方に届かない場合、対応に追われて大変なことになりかねません。実際、発送がなされていなかったため、請求書の再発行など関連業務の手続きを経て、再度送ったというケースもあります。ただ請求書の書き方を覚えるだけでなく、発送漏れをなくすための対策も検討してください。

そこで、請求書を確実に取引先へ発送するには、料金別納あるいは料金後納の郵便サービスを上手く利用するのがオススメです。一件ずつ、作成したかどうか入念にチェックすることを忘れないでください。また、請求書在中の印字などで、送付物が請求書であることを明確にすることも大切です。発送状況はパソコン等で管理し、発送後に漏れがないか確認するのも良いでしょう。

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請求書を送付する際の作業と発送方法

請求書を送付する際の作業と発送方法

請求書を発送する際には、これまで発行した納品書の内容と相違なく記載されているか確認します。取引時伝票や請求明細書を添付すれば、双方間違いがないことの証明にもなるでしょう。誤って別の取引先へ送付してしまわないよう、必ず宛先と請求書の中身は封をする前にチェックするようにします。

なお、発送方法は普通郵便で送ることが一般的です。請求書は信書であるため、メール便では違法行為に該当しますので十分に注意してください。

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請求書受領時の作業と発送方法

請求書受領時の作業と発送方法

請求書を受領した際、まず確認するのが支払期限日や請求明細書です。内容に不備があれば相手先に連絡し、訂正・再発行を依頼することとなります。取引時の伝票などから、請求書の内容と相違がないかしっかりチェックしましょう。

内容に間違いがなければ、受領した旨について相手に知らせると親切です。この通知は郵送より、メール等で迅速に行うことが好ましいでしょう。そのうえで、請求書は担当者に受け渡す、もしくは規定の場所に管理します。あとは期日までに支払う資金を準備、支払いを行うという流れです。

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入金時の作業と注意事項

入金時の作業と注意事項

取引先から入金が発生した場合、請求金額と完全に一致しているかどうかをチェックすることが大切です。もし間違いがあった場合には、早急に相手先へ問い合わせましょう。また、期日までに入金が行われなかった際も対応は同様です。ただし、必ずこちらの勘違いではないか、改めて請求内容を参照することが大切です。間違いなく入金されていれば、会社内のルールに沿って入金処理を進めます。

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特殊な請求方法の解説

特殊な請求方法の解説

取引の多い企業では請求処理において、WEB管理システムを導入していることがあります。これは、請求書などの帳票類をインターネット上で一括管理し、請求書関連の書類も取引先が必要に応じてダウンロード・管理するというものです。
取引が多い分、従来通りに郵送で請求書を発送していると、請求業務に膨大な人件費や時間などの負担がかかります。そこで、取引が発生した際に経理関連ソフトへ入力し、できる限りの負担を削減しながら確実に請求業務を進めているのです。

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また、昨今は請求書について原本を郵送せず、メール送付で処理するというケースも見られます。法律上は問題ありませんが、初めての場合は驚かれるかもしれません。なお、請求書をメールで送付する場合は、必ずPDFなど改変できないファイル形式を用いることが重要です。

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請求書を英語で書く場合に使われる英単語

請求書を英語で書く場合に使われる英単語

海外企業との取引では、請求書を英語で表記することがあります。慣れていないと、請求書の読み方が分からず混乱してしまうでしょう。しかし実際のところ、請求書の書き方や内容は日本語での記載と大差ありません。事前に英語の請求書でよく見かける英単語を覚えておけば、比較的スムーズに業務を進められるはずです。

例えば「invoice」は、よく文書の冒頭に記載される英単語です。これは、日本語で『請求書』に当たります。これを覚えておくだけで、まずは送付された文書が請求書であることが分かるでしょう。その他、よく請求書に用いられる英単語の中であまり一般に見慣れないものを、以下に例示しておきます。

  • Customer’s Name(顧客名)
  • Share Limited Company(株式会社)
  • Company Representative(担当者
  • Payment Deadline(支払期日)
  • ank Details(振込先情報)
  • <関連単語>

    • - Bank Name(銀行名)
    • - Bank Account Number(口座番号)
    • - Bank Account Name(口座名義)
  • Unit Price(単価)
  • Quantity(数量)
  • Sub Total(小計)
  • Amount(合計金額)
  • Sales Tax(消費税)

※参考
https://mysuki.jp/english-bill-invoice-10435

請求書のテンプレートがもらえるサイトまとめ

請求書のテンプレートがもらえるサイトまとめ

請求書は最初からExcelで作成することも可能です。しかし、インターネット上でダウンロードできるテンプレートを利用すると、よりスムーズでしょう。ここでは、使いやすいテンプレートの一部をご紹介しておきます。

▼クラウド型業務・経営管理システム「board」
https://template.the-board.jp/invoice_templates

▼クラウド時代のビジネスメディア『ボクシル』
https://boxil.jp/mag/a1747/

▼【Mac対応】登録不要で個人事業主も使える!無料の請求書テンプレートをダウンロードできるサイト7つ
https://ehumaga.com/7347

まとめ

請求書は業務の取引時に欠かせない重要な書類です。しかし、作成マニュアルに沿って作成すれば、決して難しいものではありません。先ずは、基本的な請求書の書き方をしっかり確認しておいてください。作成内容が分からなければテンプレートを探し、自社の取引内容に沿ってカスタマイズするにも良いでしょう。膨大な請求作業が発生する場合には、Webシステムの導入や郵送代行サービスの利用などを検討するのも1つの方法です。ご紹介した内容を参考に、請求処理を誤りなくスムーズに進めてください。

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