請求漏れの防止方法を徹底解説!!

2019年11月4日

請求漏れを防止するための10個の工夫

請求書は、提供した商品やサービスの対価として金銭を受取るために、相手先へ提出する重要な文書です。金銭の支払いは、請求書の内容に相違がないことを相手先が確認した上で行われます。そのため、利益を得るための役割を持つ請求書に万が一請求漏れが生じてしまった場合には、信頼を失いかねません。そこで今回は、請求漏れを防止するためにすべきことや、工夫などをご紹介します。

請求漏れを防止するための工夫1ナンバリング

請求書をナンバリングしましょう。特に、お得意先と月に幾度となく取引を行い、請求書を何通も発行している場合には注意してください。どの案件に対する請求を行うべきなのか分からなくなってしまう可能性があり、請求漏れの原因となりかねません。ナンバリングは請求書を管理する上でも大変重要な役割を担います。相手先から請求書の件で問い合わせがあった際にも、案件名と番号を伝えることで取引を円滑に進めることが可能です。一目で分かるよう、請求書の右上にナンバーを記載しましょう。

請求漏れを防止するための工夫2請求書の内容を確認

請求書の内容にも漏れがないように気をつけましょう。作成時はもちろんのこと、請求書を封入する際にもう一度、宛名や案件名、総合計金額などに誤りや漏れがないか、封筒の宛名と請求書、書類送付書の宛名と合致していることを確認してください。

請求漏れを防止するための工夫3請求書のチェックリスト

1件の案件に1件ずつ、日付を記入する欄とチェックリストを設けましょう。必要とされるチェックリストの内容は以下の通りです。

請求書漏れ防止チェックリスト

▼納品書送付完了のチェック

相手先に納品書を送付しているのかの有無が分かるように日付とチェック項目を設けましょう。

▼受領書のチェック

納品書を受取った相手先から受領書が送られてきたか、受取の有無が分かるように日付とチェック項目を設けましょう。

▼請求書作成のチェック

請求書を作成した有無が分かるように日付とチェック項目を設けましょう。

▼請求書捺印チェック

請求書に捺印漏れがないように、捺印した場合にはチェックを入れるといいでしょう。

▼請求書送付のチェック

請求書の送付方法も記録しておくと、請求書が届かないなどのトラブル時や、次回取引する際に大変便利です。送付した日付の記入欄と、郵送・手渡し・メール・FAX送付方法のチェック項目を設けましょう。

請求漏れを防止するための工夫4スケジュール管理

請求漏れを防ぐためには、請求書発行・送付までをスケジュール管理することも大切です。例えば納品書送付後、相手先から受領書を受取ってから何日間の間に請求書を発行・送付するなど、スケジュールを決めておくと良いでしょう。月末にまとめて請求書を作成しようとすると、ヒューマンエラーを起してしまう確率も上がります。このことからも、請求書を作成する必要性が出た時点で請求書を作成することをおすすめします。

請求漏れを防止するための工夫5発行済み請求書の管理

発行した請求書の写しを管理しましょう。月に1度など定期的に発行済み請求書と取り扱い取引案件を照らし合わせることで、請求漏れを防止することが可能です。

請求漏れを防止するための工夫6売掛・買掛金の管理を徹底

▼売り上げを正しく計上

売掛金がいくら発生するのか、未収金はいくらになるかをしっかりと把握するために、入金されてからではなく商品やサービスを納品した時点で売上を計上しましょう。

▼取引先ごとの売掛金を管理

お得意先が幾つも存在する場合には、取引先ごとに売掛金を管理できる表をExcelなどで作成しましょう。請求書を作成する度に日付と請求書No、売掛金を記入し、入金日が分かる項目を設けることで、未収金も管理しやすくなり請求漏れ対策となります。

請求漏れを防止するための工夫7未回収の売掛債権を管理

支払完了となっている案件と、未回収案件の売掛債権をExcelなどで表を作りまとめて管理しましょう。そうすることで、一目で未回収案件を確認することができます。

請求漏れを防止するための工夫8複数人でチェック

請求漏れがないか、担当者1人で作成・発行・確認を行うのではなく複数人で情報を共有し、確認を行うことで請求漏れを防止することが可能となります。

請求漏れを防止するための工夫9管理ツールを利用する

市販されている請求書管理ツールの多くは、請求書を作成すると1件ずつステータスが設けられます。請求漏れを防げるだけでなく、見積書作成もできるツールは自動的に請求書を作成できる機能を備えている場合もあり、請求書を作る手間が省けるでしょう。さらに、見積書と請求書の内訳の相違が出てしまうといったヒューマンエラーも防げるため大変便利です。

請求漏れを防止するための工夫10請求書発行サービス楽楽明細などを利用する

クラウド型の請求書発行サービスを活用すると、インターネットと端末があればどこにいても請求書を発行することができ、請求漏れ対策となります。また、請求書発行サービスを利用することで封入・封緘などの発送までの工程をカットすることが可能となり、人件費のカットにも繋がるでしょう。

「楽楽明細」では上記に加え、メール・郵送・WEB発行と相手先ごとに送付方法を選択することができます。また、相手先の状況や希望に合わせて請求書を発行できるため大変便利です。

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請求漏れが発生する原因

漏れの原因は請求書を作成し、発行・発送までの工程にあると考えられます。下記載の一覧が、請求漏れが発生する原因とされる要因の一例です。

  • 請求書を作成すること自体を忘れていた
  • 請求書は作成したが、印刷するのを忘れていた、
  • 封入・封緘までを終えていたが投函するのを忘れていた
  • メールに請求書を添付し忘れていた
  • 請求書を送ったかわからなくなった

これら要因を防ぐためには、請求書作成時の工程毎に確認を怠らないことです。そして、今回ご紹介した請求漏れを防止するための10個の工夫の中から、自社に必要となるものを選択して実行しましょう。

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請求書の到着遅延

「請求書の漏れが発覚し、相手先に請求書が予定通り届かない」という事例は、相手先との信頼関係を失いかねないだけではなく、売上が減少し資金繰りに苦しくなってしまう原因となります。事業を円滑に運営するためにも、請求漏れや遅延といったトラブルを避け対策することが大切です。

また、請求書を発行し忘れた場合、売掛金の支払い期限(※1)から2年(※2)を経過していた場合には「消滅時効」となり、法的に時効が成立したとみなされて請求できません。

2年経過する前に気が付いた場合には、6か月の期間延長手続きを行い、その期間の間に法的処置を行う準備をしましょう。

(※1)支払い期限とは、自社と相手先との取引で定められた期限となります。
例:1月商品を納品し、月末締めの翌月末日払いと取引で定められていた場合には、2年後の2月末が有効期限となります。
(※2)2020年4月以降からは、支払有効期限は2年から5年へと改正されます。

今回は、請求漏れについてご紹介しました。請求漏れは相手先との信頼関係を失いかねず、事業を円滑に運営する上でも請求漏れ対策は一つの鍵となります。「楽楽明細」は請求データを送信するだけで相手先の希望する送付方法で請求書を届けることができ、請求漏れを防ぐことも可能です。ご利用をお考えの際には、お気軽にご相談ください。

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