入金管理とは？請求書の発行から入金消込までの流れや業務での注意点

更新日：2025年5月14日

入金管理とは

入金管理とは、取引先や顧客からの金銭の支払いを確認し、正確な記録や処理を行う経理業務のことです。

入金を正確に管理するためには、請求書を発行する時点から適切な記録や処理が必要です。まず受注側が商品・サービスを提供したら、その後は発注側への請求を行います。請求後は入金データのチェックを行い、請求金額と振込金額を突き合わせて入金漏れがないか確認し、未払いがあれば未収金の催促を行います。

このように、入金管理は企業間で正確に取引を完了させるために重要な業務です。以降の見出しでは、業務の流れについてさらに詳しく解説します。

入金管理の業務の流れ

ここまで述べてきた「入金管理」は、細かく見ると「請求管理」と「入金管理」の業務に分けられます。請求管理では、企業が取引先や顧客に対して商品・サービスに関する請求書を発行するとともに、請求情報の管理が行われます。請求内容を正確に管理することで、入金も正しく行われるのです。

このように、請求から入金までの2つの業務を正しく行うことで、企業の資金繰りが安定し、スムーズな経営を実現できます。

ここでは、請求書の発行から入金消込を行うまでの、請求～入金管理業務の流れを解説します。

STEP1）請求書の発行

まずは請求書を発行し、取引先へ送付します。請求書発行では、誤りのない正確な請求内容で、期日までに速やかに書類を作成しなければなりません。正確さやスピードを要する業務であり、取引先が増えるほど業務量も増えるため、事業成長に伴い業務効率化が求められます。

STEP2）入金の確認

請求後は、入金の確認を行います。その際は、「どの案件に対する入金なのか」「請求金額と振込金額に相違がないか」などの詳細を1件ずつ確認する必要があります。複数の取引先から入金がある場合は、照合の作業が煩雑になり、経理担当者の負担となることが少なくありません。

入金の確認では、主に以下の項目のチェックが行われます。

企業によっては、以下のような「受注入金管理表」を作成して入金情報を管理することもあります。自社の管理項目に合わせて一覧表を作成するとよいでしょう。

STEP3）入金消込

入金の確認が完了したら、入金消込を行います。入金消込とは、帳簿上で「売掛金」として計上した金額が入金された際に、売掛金を消し込む作業のことです。掛け売りで取引をする場合は、代金が後日支払われるため、売掛金が債権として扱われます。以下のような流れで仕訳を行うことが一般的です。

STEP4）未入金の確認と催促

未入金の案件がある場合には、催促を行います。入金が遅れている取引先や顧客に対して、電話・メール・郵便などの手段で連絡を取り、支払いを促す必要があります。その際、誤って支払いが完了している取引先や顧客に対して催促を行ってしまうと、自社の信頼を失いかねません。細心の注意を払って未入金を確認してください。

入金管理を行う際の注意点

ここでは、入金管理を行う際の注意点をお伝えします。取引先や顧客との金銭的なやりとりをスムーズに進めるために、以下のポイントを確認しておくとよいでしょう。

振込手数料はどちらが負担するのか明確にする

契約締結時に取引先や顧客と振込手数料の負担について話し合い、どちらが負担するかを明確にしておきましょう。受注側が振込手数料を負担する場合は、請求金額から手数料分を差し引いた金額が振り込まれます。入金を確認するとき、振込金額に手数料分を足した上で請求金額と突合する必要があるため、手間がかかる点に注意が必要です。

効率化の対策として、相手先が振り込むときの依頼人名欄に案件番号を入力してもらう方法が挙げられます。また、振込手数料が差し引かれる場合の入金消込では、仕訳の際に差し引かれた手数料分を、借方に「振込手数料代」として記載して処理する必要があります。

請求金額と異なる金額が振り込まれたら速やかに対応する

「請求金額より少ない金額が振り込まれたケース」または「請求金額より多い金額が振り込まれたケース」では、社内の対応フローに準じて、速やかに取引先や顧客への確認を行ってください。その際は、相手先との関係性や取引の件数に応じて、以下の表を参考に対応するとよいでしょう。新規・限定的な取引の場合は、その場で請求・返金の対応を検討します。一方、定期的に取引を行っている場合は、次回の請求時に再請求または相殺を行うことで、相手先の振込手数料の負担や手続きの手間をなくせます。

入金管理を行う主な方法

入金管理を行う方法として「エクセルで管理する方法」と「専用システムで管理する方法」が挙げられます。ここでは、それぞれの管理方法のメリット・デメリットを解説します。

エクセルで管理

表計算ソフトのエクセル（Excel）を使って請求管理や入金管理を行う方法です。既存のテンプレートを活用すれば、効率的に管理表を作成できます。オンラインで自社の業務に適した書式のテンプレートを探すとよいでしょう。

メリット

すでに業務でエクセルを利用している企業の場合は、入金管理のために改めてソフトを購入する必要がありません。導入時のコストを抑えられる点がメリットだと言えます。

デメリット

エクセルにデータを手入力して目視確認で運用する場合は、手作業の手間や人的ミスのリスクが発生します。また、マクロや関数を使って複雑な管理表を作成すると、作成者や特定の従業員のみに運用のノウハウが蓄積されて、業務の属人化につながる可能性があります。

システムで管理

専用システムを活用して入金管理を行う方法です。毎月の取引件数が多い企業のように、紙やエクセルの管理表では対応し切れないケースもあるでしょう。そんなときは、入金管理・請求管理に特化した機能で効率的に管理できる、専用システムを活用する方法がおすすめです。

メリット

専用システムで入金管理・請求管理を行うと、コスト削減や人的ミス防止の効果が期待できます。例えば、専用システムに搭載された明細の自動取り込みなどの機能があれば、手入力の作業をなくせます。また、システム上で入金データ・請求データを一元管理する機能があれば、入金漏れや入金消込漏れを減らすことも可能です。

デメリット

専用システムを導入・運用するには、一定の費用がかかります。システムを利用するために初期費用や月額費用が発生する点に留意しておきましょう。

ただし、システムを活用して経理業務の効率化を実現すると、システムの導入・運用にかかる費用を上回る効果を得られる可能性があります。そのためにも、自社の経理業務の課題に適したシステムを選ぶとよいでしょう。

ここまで「エクセルで管理する方法」と「専用システムで管理する方法」をご紹介しましたが、トータルコストを考慮すると、専用システムの活用でより大きなメリットを得られるケースが多いと言えるでしょう。請求管理・入金管理の業務効率化でお悩みの経理担当者の方は、システム導入をご検討ください。

入金管理の課題は専用システムで解決！

ここまで、入金管理に関する基礎知識や、具体的な業務の流れ、注意点までお伝えしました。入金管理業務では、煩雑な入金確認や消し込み作業に時間がかかり、課題を感じている経理担当者の方が少なくありません。業務効率化により重要な経理業務に集中できる環境を整備するなら、専用システムを導入するとよいでしょう。その際は、請求書の発行・送付～入金管理～仕訳までを一気通貫で効率化できる「楽楽明細」をおすすめします。

「楽楽明細」の魅力は以下の4点です。

魅力①請求書を簡単に発行できる

請求書・納品書・支払明細書・領収書などのあらゆる帳票をシステム上で簡単に発行できます。既存の紙の帳票と同じレイアウトで出力することも可能です。帳票発行を自動化することで、手間のかかる印刷・三つ折り・封入・郵送の手間をなくすことができます。

魅力➁入金管理の手間・ミスも大幅削減できる

入金管理オプションのご利用で、インターネットバンキングから入金データの取込、請求データとの照合を自動化し、仕訳データも作成できます。目視や手作業での照合・消込・データ作成が不要になり、入金管理がいまよりずっとラクになります。

魅力③機能がシンプルで使いやすい

シンプルで使いやすいシステムなので、操作が難しい複雑な機能を使いこなす必要はありません。画面がわかりやすく、直感的に操作できるため、初めてシステム導入をされる方でも安心してお使いいただけます。

魅力④サポート体制が充実しているため安心

導入前後の一貫したサポート体制をご用意しています。導入準備から運用開始後まで、疑問や懸念点があるときは、どうぞお気軽にご相談ください。専任のサポート担当が、現場のスムーズな導入と運用を手厚く支援いたします。

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