【5分でわかる!】支払依頼書とは?請求書との違いまで徹底解説。

2019年12月24日

支払依頼書とは

支払依頼書の役割をご存知でしょうか。「支払」という言葉から、金銭に関係する文書であることは想像できるでしょう。では、具体的にどのような文書なのか、詳しくご紹介します。

支払いをお願いする書類

支払依頼書とは、例えば商品を仕入れることで発生した買掛金の請求に対して、経理部にその支払いを依頼するための文書です。複数部署が設けられている大きな企業では、取引を行っている部署の担当者宛に請求書が届くことが少なくありません。そのようなケースでは、よく支払依頼書が活用されます。

小規模な企業では、請求書が担当者の手元に届いた際、経理担当者に請求書を直接手渡したり、メモで支払いをお願いする旨を記載したりするだけで良いかもしれません。これでも問題なく支払いが行われますが、大きな企業では「どこの部署に対する請求であるか」「どの案件の買掛金であるか」「支払期限はいつなのか」など、様々な詳細の把握が必要なために支払依頼書が活用されます。

支払依頼書導入のメリット

支払依頼書の活用を導入した際には、次のようなメリットが得られます。

▼取引先から請求書を受け取り、支払いまでのフローの確立
▼支払処理が行われる流れを把握できる
▼支払依頼書を誰が依頼し受理をしたか、支払までの記録ができる
▼依頼書に詳細が記載されているので効率化が図れる

支払依頼書に限らず、新たにシステムや形式を導入する際には、少なからず移行期間に新たな業務を習得する労力やヒューマンエラーが生じるリスクも高まるため、デメリットも把握しておきましょう。

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支払依頼書の書き方

支払依頼書の役割を理解したうえ、実際に支払依頼書を作成してみましょう。まずは、支払依頼書を作成するポイントを確認していきます。

作成の形式は?

支払依頼書の作成には、Excelなどを活用しましょう。Excelでテンプレートを作成・印刷して、紙媒体の支払依頼書を用意。もしくはExcelテンプレートにそのまま入力し、電子データ(PDFファイル)として経理部に申請する流れがスタンダードな方法として認識されています。

支払依頼書はシンプルに

支払依頼書は要点をまとめられる、シンプルなデザインが好ましいでしょう。

支払依頼書の内容は?

支払依頼書には以下の項目が必要です。また、事業内容に合わせてカスタマイズし、自社オリジナルのテンプレートを作成するといいでしょう。

支払依頼書の必要項目
1.タイトル 支払依頼書と一目で分かるように大きく記載しましょう。
2.作成日 支払依頼書を作成した日を記載しましょう。
3.申請者 支払依頼書の申請者名や社員番号を記載しましょう。
4.部署 どこの部署からの支払依頼書であるか明確に記載しましょう。
5.請求書No. 買掛金の請求書ナンバーを記載しましょう。
6.請求日 請求書が発行された日を記載しましょう。
7.支払先名 取引先の企業名や担当者名などを記載しましょう。
8.振込先銀行・口座 振込先の銀行名や支店名、口座種類、口座番号、口座名義をしっかりと記載しましょう。
9.支払金額 支払を求められている金額を記載します。
10.支払方法 銀行振込、コンビニ払いなど詳細を記載しましょう。
11.振込手数料負担の有無 取引相手毎に振込手数料をどちらが支払うか異なるケースもあるため、記載しましょう。
12.支払期限日 支払期限日が設けられている場合には記載しましょう。
13.案件名やNo. 支払対象となる、案件名やナンバーを記載しましょう。
14.支払請求の内訳 支払対象となる商品などの品目や品名、単価、消費税額などを記載しましょう。
15.源泉徴収 税理士や弁護士などへの支払いの場合、徴収される源泉徴収額を記載しましょう。
16.処理日 支払依頼書が処理された日を記載できる欄を設けます。
17.承認欄 承認が必要な数だけ認証欄を設けましょう。

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支払依頼書のテンプレート

支払依頼書を作成したいけど、自身で作成できる自信が無いという方もいるでしょう。そういう場合は、支払依頼書のテンプレートを活用することをおすすめします。
支払依頼書のフォーマットは企業によって異なるので、請求書・明細書などのテンプレートをベースに適宜修正してご活用ください。
以下から、各種テンプレートを無料でダウンロードできます。

ビジネス書式テンプレート一覧|経理プラス

支払依頼書と請求書の違い

次に、各文書と支払依頼書との違いについてご紹介しましょう。

請求書との違い

請求書は支払依頼書と異なり、商品やサービスを提供した対価として請求するために発行される文書です。取引を行った記録である証憑書類に分類されます。

支払依頼書もまた、取引を行った記録である証憑書類に分類されるものです。ただし、支払依頼書は自社内で活用される文書であり、外部に提出する書類ではありません。

立替金支払依頼書との違い

立替金支払依頼書とは、業務の必要経費を従業員が自腹で支払った場合に活用する文書です。立替金支払依頼書と一緒に領収書を経理部に提出し、立て替えた金額を返金されます。

仮払金申請書との違い

仮払いとは、前もって事業運営に必要な経費を「仮払い」という名目で受け取ることを指します。事前に金銭が必要であることが分かっている場合に、仮払金申請書に金額を記入して経理部等に申請をする文書です。受理後に金銭を受取り、使用後は領収書と残金を返却します。

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支払依頼書を英語で書く場合

支払依頼書を英語で書く必要がある方向けに、支払依頼書作成に使えるビジネス英語を紹介します。

Payment Request Form 支払依頼書
Payment 支払金額
Bank of transfer 振込先銀行
Account 口座
Account number 口座番号
Billing date 請求日
Account holder 口座名義
Payment due date 支払期限日
Tax withholding 源泉徴収
Approval field 認証欄
Payment request breakdown 支払請求の内訳
Payment Method 支払方法
Applicant 申請者
Payee name 支払先名

まとめ

以上、今回は支払依頼書について詳しくご紹介しました。支払依頼書は取引先から発行された請求書の支払いを、社内の経理部等に依頼する際に活用する文書です。支払依頼書を活用することで取引先に支払いを行うまでのフローが確立されえるだけではなく、取引の証明、支払業務を効率化することに繋がります。そのため、導入をお考えの場合にはこちらのコラムを参考にしてください。

なお、「楽楽明細」では請求書発行業務をスムーズに行うためのサービスを提供しております。請求書の発行から封入、送付までを集約し、業務の負担を軽減することが可能です。帳票発行の効率化をお考えの場合には、お気軽にご相談ください。

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