販売管理システム導入時に、経理担当者が確認しておきたい事

監修：須栗一浩（税理士）2020年9月15日

今回は、販売管理システムを導入する際に、経理担当者が確認しておきたい事を紹介します。

販売管理システムには、パソコンにインストールするパッケージ版とWEB上のデータを操作するクラウド版がありますが、新規で利用するのであれば細かなメンテナンスやアップデートの手間がかからないクラウド版が便利です。ここでは、クラウド型を前提に説明します。

新規導入だけでなく、システムの切り替えを検討している方も是非ご覧ください。

販売管理システムを導入するメリット

販売管理システムを導入すると、以下のようなメリットがあります。

• 業務をリアルタイムで共有できる。
• 進捗を可視化することで、対応漏れなどのミスが減る。
• 販売データを可視化することで、レポートや集計作業が効率化できる。

業務をリアルタイムで共有できる

販売管理システムを導入することで、入力した情報をリアルタイムで共有できます。これによって、案件の引継ぎや業務分担などをスムーズに行うことができます。情報共有に関する手間を省けることは非常に大きなメリットです。

進捗を可視化することで、対応漏れなどのミスが減る

販売管理システムで案件進捗を可視化すれば、対応漏れなどのミスが減り業務の効率化につながります。業務の引継ぎや分担などもスムーズに行うことができます。

販売データを可視化することで、レポートや集計作業が効率化できる

販売管理システムを導入して販売データや案件進捗を集約しておけば、いつでも最新の情報を確認することができ、レポートや集計作業を効率化することができます。

販売管理システム導入時のポイント

販売管理システムを導入する際のポイントは次のようなものがあります。

• 自社の業種にあった販売管理システムかどうか。
• 現在利用している他の業務システムとの連携に問題はないか。
• 充実したサポートがあるか。

経理業務の効率化のために以上のポイントを検討することが重要です。

自社の業種にあった販売管理システムを選ぶ

自社の業種に合った販売管理システムを選ぶ事は重要です。例えば、サービス業は商品の販売業務は関係ないため、そのような機能はかえってわかりにくくなります。逆に卸売業は商品の販売管理の機能がなければ意味がありません。

また、システムは画面が見やすく直感的に操作ができるものが望ましいです。販売管理システムの中には体験版やデモ版などが用意されていることが多いです。まずはいろいろなものを使ってみて、機能や価格で自社に合っているものを選ぶことが重要です。

現在利用している他の業務システムとの連携可否を確認する

効率化を図るのであれば、「現在利用している業務システムとの連携ができるかどうか」もチェックポイントになります。販売管理システムには他のシステムとAPI連携ができるものもあるので、自動連携できるものを選ぶのがよいでしょう。

サポートが充実しているか確認する

実際に使い始めたとき、「サポート体制が充実しているかどうか」は重要なポイントです。販売管理システムのような複雑なシステムの場合、マニュアルだけで理解しきれない事はどうしても出てくるので、しっかりとしたサポート窓口があると心強いです。ユーザー向けセミナーや個別相談会を行っているものもおすすめです。

販売管理システムで業務効率化を図る

販売管理システムは、上手に活用すれば業務を大幅に効率化できます。導入を検討する際は、用途を明確にした上で、自社にあった販売管理システムを選ぶようにしましょう。