経理業務でよくある課題と改善策、効率化のポイントについて

監修:須栗一浩(税理士)2020年9月15日

経理業務の効率化を検討していても、具体的に何を改善すればいいのか分からない場合が多いと思います。そこで、経理業務によくある課題と、その改善策について紹介します。

他社がどのように経理業務を効率化しているのか、具体的な方法もまじえて解説しているので、この記事を読むことで経理業務における問題点の解決に役立つはずです。

経理業務でよくある課題

経理業務は、どの企業でも表面的な業務にそれほど大きな差はありません。しかし、担当者の人数や業務量は各企業によって違います。そこで、改善策について述べる前に経理業務でよくある課題について紹介していきます。

経理の人数に比べて、作業量が膨大

経理は、作業量が膨大な部署です。経理の業務内容は毎日の取引の仕訳から始まり、従業員の給与計算や請求書の発行などの月次業務、決算書の作成に携わる年次業務など多岐にわたります。
しかし、営業のように企業にとって直接的な利益を産み出す部署ではない為、人員増加されにくく、担当者に過剰な負担がかかりがちです。少数精鋭で業務をこなさなければならないという経理担当者は多いです。

業務が属人化しやすい

経理業務はもともと専門性が高く、属人化しやすい部署です。作業量が多いのに経理業務を担当する人数が少ないと、業務をチェックする人も少なくなるため、より属人化が進む恐れがあります。結果的に経理業務の不透明化が進み、経理担当者ひとりの退職が会社に大きな損失を与えかねません。

経理は継続性が大切なため、どうしても自社ルールを継続しなければならないケースもあります。そうした経理業務の自社ルールが属人化してしまうと特定の担当者に頼りきりになってしまい、業務の非効率化につながります。

イレギュラー対応が多い

経理は同じ業務をルーティンで行っていると思われがちです。しかし、税法や社会保険などの変更は意外と多く、その都度勉強が必要になります。また、会社の業務もいつも同じことが起きているわけではないので、経理はその都度起きた状況に合わせて処理を行わなければなりません。経理は想像以上にイレギュラー対応が多い業務です。

ミスが許されないため慎重になり、業務スピードが遅くなる

経理業務はお金を扱う部署です。企業においてお金に関することでミスが発生すると、会社に損害を与えるだけでなく、取引先から信用を失ったり、税務調査で指摘を受け、加算税や延滞税などの余分な納税が発生したりする可能性があります。経理は、常にミスが許されないというプレッシャーにさらされている仕事です。

人間は誰しも、ミスが許されない状況に陥ると慎重に行動するため業務スピードは低下し、業務効率は悪化しやすくなります。

他部署からの情報提示が遅く、経理の作業時間が圧迫される

経理の業務は、各部署や担当者から経理を行うための情報をもらわないと作業に取り掛かれません。それにもかかわらず、給与計算やや決算書の作成には期限が決められています。他部署からの情報の報告が遅いと、必然的に経理の作業時間が少なくなり負担が増してしまいます。

経理業務の改善策

ここからは経理業務の改善策を3つ紹介していきます。

業務フローを可視化する

業務フローを可視化することで、「誰が、いつ、何をやっているか」を誰でも分かるようになります。これは業務の属人化を防ぐ効果があります。業務フローを作成することで客観的に業務内容を把握でき、業務全体の非効率な部分を探しやすくなります。非効率的な部分を改善することで、業務の効率化を図ることができます。

ルーティン業務を外注する

請求書発送などの作業は、アウトソーシングすることで経理担当者の負担を軽減できます。外注可能な業務を洗い出して、アウトソーシングを活用してみましょう。

経理システムを導入して作業を効率化する

経理業務は企業規模が大きくなればなるほど、作業量も膨大になります。経理システムを導入することで、入力などの手作業を減らし、作業時間を短縮することが可能です。しかも、経理の自動化はミスを減らすことにもつながります。

他社が行う、業務効率化の具体的な方法

ここでは、過去に実施された調査結果を元に、他社がどのような点を重視して業務効率化を図っているのかを紹介します。

業務効率化で行っている具体的な方法

業務効率化の具体的な方法として最も多かったのは、「システムの導入(55.1%)」でした。その次に多かったのは、「ルーティンワークの効率化(34.8%)」で、「アウトソーシング(16.0%)」「繁忙期に派遣社員を雇う(10.8%)」と続きます。経理業務にはイレギュラーケースもありますが、ルーティンワークも多いです。そのため、ルーティンワークの中の単純作業を見直して効率化を図る企業は多いようです。

また、経理業務が特に忙しくなるのは年次業務の対応が必要になる決算期です。そのため、繁忙期に派遣社員を雇ってマンパワーで解決する企業も少数ながらあるようです。

導入しているシステム

導入している具体的なシステムとしては、「経費精算システム(68.4%)」が最も多く、次いで「請求書発行システム(34.2%)」という結果でした。経理業務で最も負担が大きいのは、使用頻度の高い経費精算や請求書の発行であることが分かります。

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また、「債権管理システム(25.9%)」「資産管理システム(24.7%)」「予算管理システム(22.8%)」といったシステムの人気も高いです

そのほかの回答としては「入金消込サービス(22.2%)」「郵送代行サービス(6.3%)」と続いています。業務時間削減効果だけを見ると入金消込サービスが最も効果があるという結果になっており、一部のサービス導入だけでも十分な効果が期待できます。ただ、システムは一般的に機能を増やせば増やすほど、コストがかかります。そのため、自社に必要なシステムだけを採り入れている企業が多いです。

まとめ

経理業務を改善するためには、まず現状を把握することが重要です。そのうえで、アウトソーシングや経理システムを導入して、経理業務の効率化を図っていくことが大切です。アウトソーシングや経理システムには様々なサービスがありますので、内容をよく検討し、社内の状況に合ったものを選びましょう。

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