印鑑廃止の流れに、企業の経理担当者はどう取り組むべきか？

著者：須栗一浩（税理士）2021年1月29日

本では、これまで印鑑が重要な役割を果たしてきました。個人では実印・認印・シャチハタが、会社では代表取締役印（実印）・ゴム印・銀行印・角印・訂正印など、いろいろな種類の印鑑が様々なシーンで使われてきました。

しかし、2020年に入り在宅勤務が進んだ事により、脱印鑑の流れが加速しました。今後、印鑑は全廃となるのでしょうか？

今回は、企業での印鑑廃止について考えてみましょう。

会社での印鑑の役割

会社での押印はどんなものがあるでしょうか。
「さまざまな契約書への押印」「税務署等へ提出する申告書への押印」「請求書に押す角印」「経費精算の書類に押す確認印」「収入印紙の消印」「銀行通帳の銀行印」「荷物の受取り印」など、いろいろなシーンでハンコは使われています。

印鑑の役割は、確認・承認したことの証明として書類へ押印することです。例えば契約書への押印は「確かに内容を確認しました。承認します。」という意味を持ちます。その他の書類への押印も、この意味を持つものがほとんどです。
では、押印シーンについて考えてみましょう。

契約書の押印

会社間での委託業務契約書への押印は、トラブル発生の時に重要な役割を果たします。
契約時には、契約内容を確認・承認して取引を開始します。例えば不動産の売買契約書は、実印の押印と印鑑証明書の提出によって、契約書の記載通りに役所の不動産登記の変更を行うことができます。

収入印紙の消印

収入印紙の消印は、貼り付けた収入印紙を使用済みにして再使用できなくする役割があります。使えなくすることが目的なので、押印する印鑑の種類は問いません。

銀行取引のための銀行印

銀行取引を開始する際、銀行印を銀行へ届け出て、それ以降に所定の用紙に届け出印を押すことで、現金の引き出しや振込みの手続きを行うことができるようになります。銀行印は実印などと同じく唯一の印鑑になるので、届け出印を使うことで会社に出金の意思があるという証明になります。

帳簿の訂正印

今は手書きの帳票をほとんど見かけることが無くなったため、訂正印を見ることは無くなりました。しかし平成の初めころまでは帳簿の記載を間違えた際に訂正するための印鑑として使用していました。帳票の訂正箇所に押印するため、他の記載箇所とかぶらないように認印と比べても小さいのが特徴です。誰が訂正したかを確認する意味があるため、個人名であることも特徴です。

印鑑のメリットとデメリット

以上のようにいろいろな用途に使用している印鑑ですが、印鑑の種類ごとにメリットとデメリットはどんなものがあるでしょう。

メリット

手軽で簡単

シャチハタと呼ばれているインク内蔵スタンプ型の印鑑は朱肉が必要ないため非常に便利で、荷物の受け取り印や訂正印などはこの印鑑を使っていることが多いでしょう。
認印は変形しないように材質が固いものを使うため、多くの公式な書類に使われます。
三文判はその名の通り値段は安く、実印の必要がない時の印鑑として広く普及しています。
実印は大きさや印影の決まりがあり、その決まりに従って作成し、個人の場合には市区町村の役所へ、法人の場合には法務局へ実印登録をします。登録のある役所へ印鑑証明書を請求するとその場で発行してもらえます。
どの印鑑も一度作ってしまえば長く使うことができ、朱肉などを使って書類等に押印するだけなので手軽です。

確認者の名前を残す事ができる

印鑑は名前が入っているので、名入りの印鑑を押すことで誰が確認して押印したかなどがわかることがメリットの一つです。例えば経費の精算をするときの精算書に確認印として個人名の入った押印をすることで、誰が内容の確認と精算の承認したのかを確認することができます。

銀行印や実印など、唯一の印鑑として押印を証明できる

銀行印は銀行へ、実印は役所へ登録することで、登録後は確認書類などを提出することなく押印するだけで目的を果たすことができます。
現在は預金通帳に銀行印の印影を残すことは無くなっており、通帳にどんな印鑑が登録されているかが分かりません。現金の引き出しや振込みをするときには銀行印をもって銀行へ行けば本人の証明になります。また、契約の際に実印と印鑑証明書を持っていることが本人の証明になります。この実印を契約書に押印することで正式な契約書が完成します。