経理業務は自動化が進んでいる!自動化できる業務や方法を解説

監修者:内山 智絵(税理士)

経理業務は自動化が進んでいる!自動化できる業務や方法を解説

煩雑になりがちな経理業務ですが、中には自動化できる部分があります。インボイス制度と電子帳簿保存法の影響を受け、経理部門の負担が増えている背景からも経理業務の自動化・負担減の必要性が高まっています。経理ソフト側にも、今まで手入力していたデータが、領収書等の画像データ読み込むことで自動入力される機能など、経理業務の自動化に役立つものも増えています。

この記事では自動化できる経理業務の範囲、自動化するメリットや注意点について解説します。経理業務の自動化や新しいシステムの導入を検討している経理担当の方は、ぜひ参考にしてください。

自動化できる経理業務とは

請求書を確認する経理担当

経理業務には、自動化できる部分が多くあります。繰り返し行う作業については、人の手で行うよりもシステムで自動化する方が、ミスなく進められるでしょう。また、人の手で行う場合は、担当者ごとに対応範囲や役割を細かく分けていることもありますが、自動化を進めれば該当の業務を一連の流れでスピーディに進めることができます。

主な経理業務

経理業務は正確性やスピードが求められるうえ、反復作業が多いでしょう。具体的には、主に以下のような業務が該当します。

  • 経費精算・・・領収書をもとに立替経費を精算したり、請求書を元に支払いを行います
  • 請求業務・・・取引先に売上を請求します
  • 売掛・買掛金の記録・管理・・・残高の確認と入金および支払管理をします
  • 現金・預金の記録・管理・・・現預金残高の確認をします
  • 会社資産の記録・管理・・・資産の購入や売却など確認します
  • 給与計算・年末調整・・・給与計算は、毎月の源泉所得税や社会保険料の計算です。年末調整は年間の源泉所得税の正しい金額を計算します
  • 決算・・・1年間の経理処理内容を確認し、決算書を作成します
  • 税務申告書作成・・・申告に必要な税務署提出用の書類準備をします

慣れている経理担当者の方でも、100%自分ひとりでミスなく業務を進めることは困難です。そのため、一般的にはダブルチェックを行っています。自動化することでチェックが不要になるかといえば、必ずしもそうではありません。しかし、チェックするべきポイントが絞れるため作業がラクになります。

自動化に適している業務

経理業務の多くは決まった形があり、反復作業が多いという特徴があります。そのため、自動化に適している部分が多くあります。自動化できる業務には、請求書の発行や会計仕訳の入力などがあります。取引先のデータを一度設定すれば、取引金額以外で変更になる項目はほぼありません。販売管理システムと連動させれば、請求書に記載する金額も自動で入力できるようになります。

なお、総務省が発表している情報通信白書によると「AI導入によって自動化してほしいと思う業務」という問いに対し、「定型的な一般事務(例:伝票入力、請求書等の定型文書作成)」「定型的な会計事務(例:経費申請のチェック、計算)」が上位という結果でした。

総務省 情報通信白書平成30年版_人工知能(AI)導入によって自動化してほしいと思う業務

この結果からも、経理業務における請求書の発行や、会計仕訳の入力は自動化に適しており、自動化が期待されているということが伺えます。

出典:総務省「情報通信白書平成30年版_人工知能(AI)導入によって自動化してほしいと思う業務(有職者)

自動化に適さない業務

決まった形がなく、判断が必要な業務は自動化に適していません。たとえば、備品の購入や資産の売却により発生した請求書等には、複数の取引が含まれているため、手入力での仕訳計上が必要です。売上の入金や経費の支払いなどの経常的な仕訳とは異なるため、その都度、判断が必要となります。また、その他のパターン化できない業務も自動化には適しておらず、実施すれば業務そのものが止まってしまいます。

経理業務を自動化する方法

経理業務を自動化する方法

自動化する方法は、主に以下の3つです。

  • エクセルの活用
  • RPAツールの導入
  • システムの導入

それぞれのツールを上手く活用することで、経理業務が大幅にラクになるというメリットがあります。しかしその反面、デメリットもありますので、以下で詳しく見ていきましょう。

① エクセルの活用

マクロ(VBA)機能を使えば自動化できる業務があります。エクセルは多くの人が利用している身近なソフトのため、導入しても使い方が分からないという方は少ないでしょう。

  • メリット:エクセルが入っていれば追加コストがかからない
  • デメリット:マクロを扱う知識が必要なため属人化しやすい

表計算としての活用は多くの人ができますが、マクロ機能を利用して自動化させる場合、詳しい知識がなければ設定ができません。そのため、「できる人に任せる」という流れになりやすく、属人化しやすいというデメリットがあります。

② RPAツールの導入

RPAとは「Robotic Process Automation(ロボティック・プロセス・オートメーション)」の略語です。RPAツールを導入することで、データ入力など定型業務を自動化できます。

  • メリット:汎用性が高い(シナリオが作れればなんでも記憶させることができる)
  • デメリット:エクセルに比べるとコストがかかるうえ、PCの画面サイズやOSなど、使用する環境に左右される。自動化させる内容のシナリオ(設定)を作る必要があるため属人化しやすい。

RPAは、設定すれば正確に業務を実行してくれるため、少人数でも業務が進められます。しかし、導入コストが高い点がデメリットです。また、実際の業務に使用するには設定作業やテストが必要なため、詳しい人に属人化しやすいでしょう。

③ システムの導入

会計ソフトや経費精算システム、請求書発行システムなど、各種経理向けシステムを導入することで各業務を自動化できます。

  • メリット:使用する環境に依存しないため、誰でも使える。システムによっては簡単に使える
  • デメリット:エクセルに比べるとコストが高い

1度導入し、データ連携の設定をしてしまえば、中長期的な業務効率化につながります。ただし、エクセルと比較すると、初期費用や運用コストが発生するというデメリットがあります。しかし、システム導入により経費が削減され、結果的にはコスト削減に繋がるケースが多いでしょう。

経理業務を自動化するメリット・注意点

メリットとデメリット

経理を自動化すれば、コスト削減や業務効率化など得られるメリットがあります。しかしデメリットもありますので、ここで具体な内容をご説明しましょう。

自動化するメリット

自動化するメリットは以下のようなものです。

  • 業務効率化
  • 人的ミスの削減・精度向上
  • 経理担当者の負荷削減
  • コスト削減

自動化により人の手で行っていた作業がなくなれば、その分の業務を効率化できます。また、入力ミスやチェック漏れなどの人的ミスを削減できるため、結果的に経理担当者の負担の減少へもつながります。
また、例えば、自動化により、紙の帳票の電子化が進んだ場合には、保管費用や紙代などのランニングコストを削減できるというメリットもあります。

自動化する際の注意点

自動化する際には、以下のような点に注意しましょう。

  • 業務フローの見直しが必要
  • 自社に適した方法の検討が必要

一部の業務を自動化できていても、関連する業務や前後の業務フローが従前のままである場合、逆に手間が増えてしまうケースもあります。
「どこまでを自動化したのか」を確認し、業務フローを見直しましょう。

また、自社に適した方法を検討することも必要です。特にシステムを導入する場合には、自社のシステムとの連携が可能か、コストは見合っているのかなど、自社に合ったサービス、システムかどうかを確認しましょう。不要なシステムが含まれているケースもあるため、必要なものと不要なものの見極めが求められます。

システム導入により自動化できる業務例

システムにより自動化された業務

経理業務の自動化をするなら、「専門的な知識がなくても使える」「管理しやすい」という点からシステムの導入をおすすめします。システムにより自動化できる業務には、以下のようなものがあります。

  • 経費精算処理
  • 請求書発行
  • 入金消込
  • 仕訳入力

経費精算ソフトを導入することで、経費精算処理を自動化できます。会計システムと連携すれば、仕訳データが自動作成され、仕訳入力作業を自動化できます。
電子請求書発行システムを導入すれば、請求発行業務の自動化ができます。また、入金消込システムを導入すれば、取引先ごとに入金処理も自動化できます。さらに会計システムと連携することで、消込仕訳のデータが連携され、転記作業の負担を軽減することができます。

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まとめ

経理業務には自動化できる部分が多くあり、自動化することで、業務効率化や人的ミスの防止・精度向上など、さまざまなメリットを得ることができます。自動化する方法としては、使いやすさ、管理しやすさの観点からシステムの導入がおすすめです。導入時の初期費用は発生しますが、多くの手間や時間を削減でき、長期的視点に立てばコスト削減にもつなげることができるでしょう。
ぜひこの記事を参考に、自社の煩雑な経理業務の自動化を検討してみてください。

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監修者税理士
内山 智絵

公認会計士・税理士・ファイナンシャルプランナー。大学在学中に公認会計士試験に合格。大手監査法人の地方事務所で上場企業の法定監査などに10年ほど従事した。

現在は、個人で会計事務所を開業し、中小監査法人での監査業務を継続しつつ、起業女性の会計・税務サポートなどを中心に行っている。

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