2019年7月29日

請求書とは

請求書とは、商品を販売する際、購入する側へ料金の請求を行うために発行する文書です。日常生活でも購入する側として携わることの多い請求書ですが、いざ販売する側として請求書を作成することになると「請求書とは何か?」「請求書に必要な内容は?」と戸惑う人は多いかもしれません。

請求書の発行は法律上特に規定が無いため、購入側と販売側双方が了承すれば、請求書を発行する必要はありません。しかし口頭での取引や殴り書きのメモなどでは、支払いを忘れてしまうケースや、支払金額と請求金額に相違が生じてしまうリスクが伴います。そういったリスクを未然に防ぐためにも、販売する側が請求書を発行し、購入する側に提出することが一般化されています。

請求書の発行に規定が無いように、請求書に記載する内容の規定も特にありません。しかし、取引の内容を正確に記載するために、請求書には以下の項目が必要とされています。

書類のタイトル

請求書と一目で分かるように、大きく記載しましょう。

購入側の企業名や氏名

誰に請求するのか一目で分かるように、わかりやすく表示しましょう。請求書上部の左下に記載するのが一般的です。

販売側の企業名や氏名、住所、連絡先

誰が請求するのか一目で分かるように、請求書上部の右下(タイトルの右下)に記載しましょう。このとき、購入側の宛名より上段にならないようにしましょう。

押印

印鑑を請求書に押す規定はありませんが、公式な書類と証明するために角印を押すのが日本の商習慣上、一般的です。押印は改ざん防止にもなるため、自社名に少しかぶるくらいが良いとされています。

取引年月日

トラブルを防ぐために、必ず取引が行われた日付を記載しましょう。

取引内容

購入した商品名、数量、単価を詳細に記載しましょう。ヒューマンエラーが起きやすい項目のため、1つ1つ確認を行うことが大切です。

請求金額

総合計はもちろんのこと、小計、消費税額○%、必要に応じて源泉徴収額を記載しましょう。こちらもヒューマンエラーが起きやすい項目のため、1つ1つ確認を行ってください。

振込先

銀行名、支店名、口座種類、口座番号を間違えがないように記載しましょう。

また、下記の項目は必要に応じて追加しましょう。

  • 請求書No.
  • 振込期限
  • 振込手数料をどちらが負担するか

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WEB請求書発送システム「楽楽明細」とは

楽楽明細では上記でご紹介した請求書の提出方法とは異なり、CSV形式かPDF形式でを請求データをアップロードするだけで簡単に請求書を作成・発行できます。また、取引相手に応じて「WEBからダウンロード」「メールにPDFファイル添付」「郵便物発送」の3つの方法から請求書の提出方法を選択でき、これまで必要であった「印刷、封入、発送」といった工程をカットできます。そのため業務効率化へと繋がり、誤発送やヒューマンエラーの防止にもなるでしょう。

以下が、WEB請求書発送システム楽楽明細で請求書を発行する際の流れです。

  1. 請求書データをアップロード(CSV or PDF)
  2. 楽楽明細が請求書作成・発行
  3. 取引相手毎に提出方法を振り分けて請求書を提出

【WEB請求書発送システム楽楽明細のポイント】

  • 請求書データをアップロードするだけで簡単作成・発行
  • 現在使用のレイアウト、デザインをそのまま再現
  • CSVデータとPDFデータ連携が容易
  • 取引相手ごとに提出方法を選択

WEB請求書発送システム楽楽明細では請求書の他にも、納品書や支払明細書、領収書などの帳票を作成し発行できます。

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請求書発行システム楽楽明細のご紹介

今回は請求書の定義と記載すべき内容についてご紹介しました。請求書は私たちの生活の中で身近な証憑書類です。これまでご紹介してきた請求書作成のマナーやポイントは、1度に要点を覚えきれないかもしれません。しかし、直接利益に繋がる文書であるため、請求書の作成は取引相手に失礼がないように慎重に行う必要があります。

そこでおすすめしたいのが、請求書データをアップロードするだけで簡単WEB発行できる楽楽明細です。楽楽明細は以下の手順で、難しいルールやマナーに配慮することなく請求書を作成出来ます。

  1. 請求データをCSVデータでアップロード
  2. 楽楽明細が請求書を作成・発行
  3. 発行先に合わせてWEB発行、メール添付、原本郵送を行います。

楽楽明細の特長は以下の通りです。

  • 請求書以外にも納品書、支払明細書、領収書、見積書などあらゆる帳票を簡単にWEB発行が可能。
  • 現在使用中の各帳票レイアウトをそのまま再現し利用できる。
  • お使いのシステムから請求データをアップロードする際のデータ連携を簡単に行うことができる。(CSVデータ or PDFデータのどちらにも対応しています)
  • 発行先ごとに、ダウンロードWEB発行、メールPDFファイル添付、原本郵送を選択できる。

楽楽明細を利用して請求書をWEB発行することで、次のように様々なメリットが生まれます。

  • 請求書を作成する「印刷・封入・発送」の作業工程をカット
  • 印刷代や切手代もコストカット
  • 帳票とチラシや書面も同封が可能
  • 即日発行と予約発行の選択が可能なので、得意先の希望に合わせて素早く請求書を届けられる
  • 認証フロー機能を活用し、二重チェックによるミス防止
  • 帳票ごとにURLを発行するためIDパスワードの管理不要

楽楽明細のご利用をお考えの際には、無料でのお試しも可能です。お気軽にご相談ください。

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