パソコンを使った請求書の作り方は？テンプレートや発行時の注意点

更新日：2024年4月16日

パソコンで請求書を作る方法

請求書の作成は取引において欠かせないプロセスの一つです。パソコンを使用して請求書を作成する方法には、大きく分けて二つのアプローチがあります。一つは、表計算ソフトを使用する方法です。もう一つは、請求書発行システムを使用する方法です。それぞれの方法について、詳しく解説します。

表計算ソフトを使用する

多くの中小企業、個人事業主は、Microsoft WordやExcelなどの文書作成ソフトや表計算ソフトを使用して請求書を作成しています。

これらのソフトウェアは、自社の取引内容に合わせてカスタマイズ可能なフォーマットを作れるなど、柔軟性があることがメリットです。

また、インターネット上には数多くの請求書テンプレートが無料で提供されており、これらを利用することで、簡単に請求書を作成することも可能です。

以下のページから請求書のテンプレートをダウンロードすれば、独自の請求書を簡単に作成することが可能です。

請求書テンプレートのダウンロードはこちらから＞＞＞

請求書発行システムを使用する

請求書の発行件数が多い企業や、より効率的な取引管理を求める場合は、請求書発行システムの導入をおすすめします。

請求書発行システムを使用すれば、請求書の作成から送付までのプロセスを自動化できるため、大幅に業務を効率化することができます。

一定の導入コストはかかるものの、作業時間やミスの削減を通じて、長期的には大きな費用対効果を得られることが多いです。

以下の請求のテンプレートを参照すれば、独自の請求書を簡単に作成することが可能です。

電子請求書発行システム「楽楽明細」について詳しくはこちら＞＞＞

なお、請求書の作成方法や送付方法については以下の関連記事で解説しています。基礎知識から改めて確認したいときは、関連記事の情報も併せてチェックしてみてください。

関連記事：「請求書の作成・送付の基本は？書類の役割やスムーズな発行のポイントを解説」

パソコンで作る請求書に必要な記載項目

現代のビジネスシーンでは、パソコンを使用して請求書を作成するのが一般的です。請求書は取引の透明性を保証し、正確な財務記録を維持するうえで不可欠なドキュメントです。ここでは、パソコンで作成する請求書に必要な記載項目を確認します。

請求書の書き方

請求書をパソコンで作成する際には、正確な記載が求められます。以下の表は、請求書に必要な基本的な項目と、新たに必要になるインボイス制度に関連する項目を示しています。

インボイス制度に関する追加項目

正しい書き方や送付時のマナーについてさらに詳細を知りたい場合は、以下を参照してください。

関連記事：「請求書の正しい書き方や送付時のマナーについて詳しくはこちら」

パソコンで請求書を作成・送付するときによくある疑問

パソコンで請求書を作成・送付する際には、いくつかのよくある疑問が生じることがあります。これらの疑問に対する答えを理解しておくことは、スムーズに取引を完遂するために重要です。

パソコンで作成した請求書に押印は必要？

パソコンで作成した請求書への押印は、法的に必須ではありませんが、一部の取引先では伝統的な慣習やセキュリティ上の理由から、押印を求める場合があります。このような状況では、電子印鑑を利用して請求書に捺印することが適切です。電子印鑑とは、デジタル形式の印鑑であり、紙の文書に押印する物理的な印鑑と同様の法的効力を有することが認められています。

電子印鑑の作り方や取扱方法、法的効力については、以下の記事を参照してください。

関連記事：「電子印鑑とは？作り方や取扱方法、法的効力など徹底解説」

請求書の控えはどう扱えば良い？

発行した請求書の控えを持っている場合、これを適切に保管することが必要です。特に、インボイス制度が施行されている場合、控えの発行および保管は法律で義務付けられています。請求書の控えは、発行または受領した日から一定期間（通常は7年間）保存する必要があり、これにより、将来的な監査や確認作業を容易にします。

請求書の控えの保存期間については、以下の記事を参照してください。

関連記事：「請求書・請求書控えの保存期間は？保存の必要性や守るべきルールも解説」

請求書を送付するときの注意点は？

郵送する場合

請求書を郵送で送る際には、送付状を添えると相手方に対する敬意が示されます。送付状は、請求書を送る目的と感謝の意を伝える簡潔な挨拶文です。また、請求書用の封筒として、一般的には長形3号が推奨されます。これは、請求書を折り曲げずに収めることができるためです。

メールで送る場合

メールで請求書を送付する場合は、請求書をPDF形式に変換して添付することが一般的です。PDF形式は改ざんが困難であり、受け取った側が容易に内容を確認できるため、送付の際のマナーとして広く受け入れられています。

請求書をメールで送る際の注意点・ポイントについては、以下の記事を参照してください。

関連記事：「請求書をメールで送る際のマナーや文例は？注意点を押さえて業務を楽に」

ポイントをおさえて請求書の作成を！パソコンでの請求書の作り方まとめ

現代のビジネスシーンでは、請求書の作成と送付が日常的な業務の一部となっています。特に、パソコンを使用して請求書を作成する方法は、手書きに比べて効率的かつ正確で、多くの企業や個人事業主にとって必須のスキルです。「Excelなどの表計算ソフトを使用する方法」と「請求書発行システムを利用する方法」が主流ですが、この二つの方法にはそれぞれメリットとデメリットが存在します。

Excelなどの表計算ソフトを使用する方法は、初期コストがほとんどかからず、基本的なパソコンスキルがあれば誰でも簡単に請求書を作成できる点が魅力です。しかし、請求書のテンプレートを自分で一から作成したり、一つ一つの請求書ごとにデータを入力したりする手間がかかります。また、複数の請求書を一度に管理する際には、エラーが発生するリスクも高まるので注意が必要です。

一方で、請求書発行システムを利用する方法は、請求書の作成から送付までのプロセスを大幅に効率化できる点が大きなメリットです。システムを利用することで、手動でのデータ入力の手間を省き、請求書の作成と管理が一元化できます。

「楽楽明細」を使えば請求書作成の手間もミスも削減できる

また、請求書発行システムの中でも、「楽楽明細」の利用は特におすすめできる選択肢の一つです。「楽楽明細」を利用することで、請求データをアップロードするだけでPDF形式の請求書を自動発行し、取引先に合わせた方法で送付することが可能になります。さらに、「楽楽明細」は、電子帳簿保存法（電帳法）の要件を満たしているため、利用者は個別に要件を確認する手間を省くことができ、安心して請求書を保存することが可能です。

請求書をパソコンで作成する際は、業務の効率性やエラーのリスクを考慮して、請求書発行システムの利用を検討することが推奨されます。「楽楽明細」では、請求書の発行から送付、保存までの一連のプロセスをスムーズに行うことができるため、請求書作成の手間とミスを削減したいすべてのビジネスパーソンにとって適した選択肢と言えるでしょう。

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記事執筆者紹介

株式会社ラクス「楽楽明細」コラム編集部

「楽楽明細」のコラムでは請求書や領収書、支払明細書などの各種帳票の発行方法や、経理業務を効率化する方法などについてご紹介します！